En los próximos posts te voy a explicar una serie de elementos claves a la hora de realizar la gestión del tiempo del proyecto. Te recuerdo que el tiempo es uno de los elementos de la estructura coste-tiempo-calidad. En este sentido, el tiempo es la variable que debes vigilar para finalizar el proyecto en el plazo estipulado.
Una buena gestión del tiempo del proyecto es fundamental
La gestión del tiempo del proyecto implica la realización de los 6 procesos que facilitan el cumplimiento de ese plazo. ¿Pero cuál es el punto de partida? Para empezar necesitas realizar una labor de planificación que formará parte del desarrollo del Plan de Gestión del Proyecto. En otras palabras, cuando elaboras el Plan de Gestión del Proyecto debes incluir elementos como el cronograma (Diagrama de Gantt), que forma parte de la gestión del tiempo del proyecto. Te comento cuáles son los 6 procesos.
Los 6 procesos de la gestión del tiempo del proyecto
Definición de las actividades
Debes de tener claro qué actividades se van a llevar a cabo a lo largo de la ejecución del proyecto. Es decir, qué acciones son necesarias para alcanzar el objetivo del proyecto.
Secuencia de las actividades
Es fundamental conocer las dependencias entre las distintas actividades. Esto te ayudará a ubicar correctamente en el proceso las actividades en el orden cronológico correcto.
Te pongo un ejemplo. En un proyecto para sacar una tienda online se determinan una serie de actividades necesarias para su ejecución: programación, diseño, acuerdos con proveedores, conexión con medios de cobro, promoción… Lógicamente habrá actividades dependientes entre sí, mientras que otras se pueden realizar en paralelo. La programación, el diseño y los acuerdos con los proveedores pueden realizarse en paralelo. Sin embargo, la conexión con la pasarela de pago del banco no se puede hacer hasta que no se haya programado el módulo de cobro. Y evidentemente, la promoción requiere tener unos diseños terminados y que la web funcione correctamente. Por lo tanto, depende de que esas actividades se hayan completado para que comience ésta a desarrollarse.
Estimación de recursos de las actividades
Hay que valorar el tipo y cantidad de recursos que cada actividad demanda.
Estimación de la duración de las actividades
De la misma manera, tienes que calcular el tiempo que cada tarea tardará en completarse.
Continúo con el ejemplo. Tienes que tener claro que el plazo de ejecución de una actividad puede variar mucho en función de los recursos que tengas. Si dispones de un programador para toda la tienda online el plazo para su finalización será mucho mayor que si puedes contar con cinco programadores desarrollando distintos módulos cada uno.
Desarrollo del Cronograma
Utilizando los datos de los cuatro procesos anteriores puedes elaborar el Diagrama de Gantt.
Sabes qué actividades van a llevarse a cabo en el proyecto. Conoces la secuencia de todas ellas, cuáles pueden realizar se en paralelo y cuáles requieren que otras hayan finalizado previamente. Has valorado los recursos que necesitan cada una de ellas. Y tienes claro la duración de todas las actividades.
Con todo ello tienes que conformar el cronograma, que será una herramienta fundamental en la ejecución del proyecto.
Control del Cronograma
A lo largo de la ejecución del proyecto se van a desarrollar las distintas tareas de acuerdo con la planificación del cronograma. Pero ya sabes que esto no es siempre así. Suelen producirse cambios que deben controlarse y trasladarse al Diagrama de Gantt.
Conclusión
La gestión del tiempo del proyecto es un elemento fundamental de la planificación del proyecto. Sin embargo, no acaba en la planificación, se tiene que revisar y controlar a lo largo de toda la ejecución del proyecto.
“Pensamientos tontos los tenemos todos, pero el sabio se los calla”.
Wilhelm Busch