¿Tiene sentido aplicar las mismas técnicas en la gestión personal y la gestión de proyectos? ¿Utilizamos las mismas herramientas en uno y otro caso? ¿Nos hace ser más productivos?
Esto debería entenderse como una charla entre nosotros tomando un café. Empezamos a hablar de gestión de proyectos y acabamos diciendo cosas absurdas (o, quizá, no tanto).
La idea me surgió hace poco, cuando decidí cambiar mi gestor de tareas personal. Hasta entonces utilizaba Toodledo, del que ya te he hablado. Me parece una herramienta sensacional y es una alternativa que nunca descarto. Sin embargo, hay algo en el diseño que no me convence, su estética me resulta obsoleta. El caso es que empecé a revisar las típicas aplicaciones de gestión de tareas, pero no cumplían con mis expectativas. Así que, buscando algo más avanzado, acabé desviándome hacia las de gestión de proyectos, como Asana, Workep, Trello, etc.
La gestión personal y la gestión de proyectos
Entonces me pregunté cuánta diferencia había entre la gestión personal y la gestión de proyectos. Y, sí, sí hay diferencia, pero creo que menos de la que queremos admitir. Al fin y al cabo, en un proyecto quieres alcanzar un objetivo en un plazo determinado y cuentas con unos recursos limitados. El caso es que, más o menos, así es la vida.
Resulta obvio que en tu vida no te planteas redactar un acta de constitución o definir el enunciado del alcance. Sin embargo, sí planificas tareas, sí organizas tus actividades y, claro, tienes un presupuesto al que estás supeditado.
Al final, a lo largo de tu vida, aunque no te lo planteas de la misma manera que a nivel profesional, te propones proyectos y programas para alcanzar objetivos. Así, la gestión personal y la gestión de proyectos comparten planteamientos.
Vale. Que quede claro. No pretendo decir que tengamos que aplicar a nuestra organización personal metodologías, técnicas y procesos de gestión de proyectos. No obstante, puede ser interesante aprovechar determinadas ideas que aplicamos profesionalmente a nuestra organización personal.
Lo cierto es que, ya han surgido profesiones que vinculan la gestión de proyectos con actividades personales. Ya sea porque se tratan de proyectos personales complejos, o porque queremos garantizar el éxito, buscamos un profesional experto. Es el caso de los planificadores de boda (wedding planner) o los viajes organizados por empresas especializadas.
Herramientas para la gestión personal y la gestión de proyectos
Parece que, para esos proyectos personales, el interés en obtener un resultado exitoso es máximo. Y, por ello, existe una alternativa a los profesionales. Si no puedes permitirte el coste de uno, o prefieres no dejar en otras manos ciertas decisiones, puedes encontrar en Internet aplicaciones que te ayudan en la planificación de esos proyectos.
Son, en definitiva, herramientas de gestión de proyectos específicas para temáticas concretas. Una persona sin experiencia en la ejecución de proyectos, apoyándose en esas aplicaciones y en su sentido común, puede planificar todo sin ninguna dificultad.
El problema es que no hay aplicaciones especializadas para todo. Sin embargo, sí hay aplicaciones que te permiten planificar cualquier proyecto.
De todas maneras, no es donde yo quería llegar. Al principio de nuestra conversación te decía que buscaba una herramienta de gestión de tareas y acabé investigando las de proyectos. El caso es que, aunque ofrecen muchas ventajas, para el día a día no me resultaban operativas. Necesitaba algo más cómodo de manejar para la gestión del día a día.
La gestión personal y los pequeños proyectos
En muchas ocasiones te he propuesto herramientas que te permiten gestionar proyectos sencillos. Google Calendar, Toodledo, Mindomo o Google Keep representan aproximaciones a lo que necesitas para llevar a cabo proyectos profesionales. Soy consciente que en muchos aspectos se quedan cortas. No obstante, según la dimensión del proyecto o los recursos de la empresa tal vez no necesites más.
Eso sí, a diferencia de las herramientas de gestión de proyectos, que tienden a incluir todas las funcionalidades exigibles para llevar a cabo la gestión, tendrás que combinar varias de ellas. Una para la gestión de tareas, un calendario, un sistema de comunicación, un espacio de almacenamiento de documentos, etc.
Esas mismas, y otras similares, son las que pueden ayudarte en tu gestión personal.
Muchas veces, lo complicado es encontrar aquellas que se ajustan a tus requisitos. Porque, además, debes ser capaz de crear con ellas un ecosistema perfectamente operativo, de manera que todas funcionen bien coordinadas.
Por ponerte un ejemplo. En mi búsqueda de un software para gestionar mis tareas pensé en Google Tasks. Su sincronización con Calendar es perfecta, sin embargo, no cubría otras funcionalidades que yo esperaba.
Conclusiones
¿Son lo mismo la gestión personal y la gestión de proyectos? No, no son lo mismo, pero se parecen un montón. Sin ser del todo conscientes, aplicamos técnicas y utilizamos herramientas de gestión de proyectos en nuestro día a día. O, quizá sea al revés. ¿Qué opinas?
Seguiremos con nuestra charla en los próximos posts.
«A veces, unos puntos suspensivos a tiempo resultan más profundos que un verso archipensado».
Gabriel Celaya