La relación entre la Oficina de Gestión de Proyectos y el director de proyectos es esencial para alcanzar los objetivos planteados. Descubre por qué.
La Oficina de Gestión de Proyectos y el director de proyectos
La vinculación entre la Oficina de Gestión de Proyectos y el director de proyectos determina, en muchos casos, la facilidad de éste para desarrollar su labor. Desde mi punto de vista, el apoyo de la PMO a los directores de proyectos se centra en tres puntos fundamentales. No obstante, habrá casos en los que ese sostén se extienda más allá.
Soporte administrativo
Uno de los inconvenientes que un director de proyectos debe afrontar es la gestión administrativa. Dependiendo de la metodología seguida la gestión documental puede ser tediosa. Hay casos en los que la cantidad de documentación generada es desmesurada. Ya sabes que en mi opinión se debe reducir lo máximo posible. De hecho, éste es uno de los conceptos fundamentales de las metodologías ágiles. Sin embargo, no siempre es posible minimizarla y, en cualquier caso, algo de documentación es inevitable.
Ahí aparece la PMO como un facilitador de esta tarea para el director. Ya sea como guía, como apoyo o proporcionándole plantillas sencillas de cumplimentar para que se agilice su trabajo.
En el arranque de los proyectos puede ser la encargada de la elaboración del Acta de constitución del proyecto. También puede participar en la elección del gestor más adecuado para el proyecto. Esta función de la Oficina está a caballo entre una ayuda al director y a la dirección de la organización.
A lo largo de la ejecución de cada proyecto, la PMO interviene como apoyo o referencia de consulta de cara a la gestión de riesgos, calidad, costes, adquisiciones, etc. Pero especialmente, si es necesario para hacerse cargo de la gestión de cambios cuando éstos van más allá del propio proyecto. Su participación es imprescindible si se producen modificaciones estratégicas en la organización o alteraciones de programa.
En el cierre del proyecto también intervienen la Oficina de Gestión de Proyectos y el director de proyectos como un apoyo de la primera al segundo. Su firma garantiza que se han alcanzado los objetivos del proyecto, o que se finaliza sin haberlos logrado. En cualquier caso, certifica su conclusión. Además, documenta las experiencias que deben ser tenidas en cuenta para futuros proyectos.
Soporte consultivo
La PMO debe ser, adicionalmente, un apoyo al director de proyectos. Debe asesorarle cuando aquel le solicita ayuda. Has de tener en cuenta que la Oficina recopila las experiencias de todos los proyectos ejecutados en una compañía. En este sentido, es depositaria de un conocimiento global que no suele poder acaparar un único director de proyectos. Por ello, ante las dudas de un gestor, la PMO dispone de capacidad para localizar referencias previas que le puedan servir respaldo.
Viene a ser un repositorio de información en la que los directores de proyecto pueden consultar a discreción. Recuerda que la Oficina documenta todas las experiencias durante la ejecución o al cierre de cada proyecto.
Además, debe facilitar al director el acceso a formación acorde con las necesidades de los proyectos que vaya a poner en marcha. Tanto a nivel técnico, si un proyecto requiere cierto conocimiento en ese sentido. Como a nivel metodológico, si se considera necesario el uso de una metodología concreta para su ejecución.
Soporte procedimental
El tercer enlace entre la Oficina de Gestión de Proyectos y el director de proyectos gira entorno a los procedimientos de trabajo.
Al margen de esa formación, la PMO debe hacer un seguimiento de los enfoques metodológicos vigentes. Así, determina cuáles son los más adecuados para que el director de proyectos los aplique.
La PMO establece las políticas y normas aplicables en la compañía relativas a la gestión de proyectos. Para que los directores de proyectos sigan sus directrices puede crear guías y plantillas que les faciliten su labor. Por ejemplo, el uso de una plantilla estandarizada para la elaboración del plan de negocios o el control de calidad permitirá que otros directores de proyecto, la dirección o la propia Oficina puedan consultarlo y comprenderlo al instante.
La uniformidad en los métodos de trabajo es importante. Y esto se debe ver reflejado en el uso de herramientas informáticas. Conviene definir cuál es el ecosistema de trabajo de la organización. No es práctico utilizar un programa de gestión para un proyecto, cambiar de herramienta para el próximo y volver a hacerlo en el siguiente. Cada cambio implica tener que aprender a manejar esa tecnología y adaptarse a su uso. Debe ser la Oficina quien determine las herramientas a utilizar.
Conclusiones
La vinculación entre la Oficina de Gestión de Proyectos y el director de proyectos permite incrementar la eficacia en la obtención de resultados positivos. Ya sea como soporte administrativo facilitándole su trabajo. Como apoyo consultivo para asesorarle en lo que necesite. Y, como guía procedimental orientando su operativa.
Adicionalmente, la PMO debe actuar como un ente que defiende, motiva y anima al director de proyectos.
«La verdad, si no es entera, se convierte en aliada de lo falso».
Javier Sádaba Garay