Con la reunión de inicio del proyecto se da el pistoletazo de salida al proyecto. Hoy te hablo de lo que representa ese momento clave.
Una extensión del primer contacto
Una vez que has tenido la reunión de contacto con el cliente y su equipo te toca ponerte a trabajar. De ese encuentro has debido obtener un volumen de información respetable y no debes olvidarlo. Así que, tras concluirla es el momento de sacar conclusiones que te ayudarán a plantear la reunión de inicio del proyecto y el desarrollo de éste.
Como te comenté, ese primer contacto tenía un enfoque fundamentalmente emocional. La reunión de inicio debe orientarse más hacia la gestión, pero sin olvidar que tratas con personas. Por eso, el primer aspecto que debes considerar es el tono conversacional que habrás de mantener a lo largo de todo proceso. Si bien, debes tender a expresarte de forma amistosa, cercana y confiada. Ese primer contacto te habrá permitido averiguar cómo dirigirte a tu cliente, el tono y el estilo.
La reunión de inicio del proyecto y el equipo
Antes te decía que tienes que ponerte a trabajar. Sin embargo, lo cierto es que, todo tu equipo debe hacerlo contigo de forma coordinada. Aquellos que hayan asistido al contacto tendrán una idea concreta de cómo es. Debéis transmitírsela al resto de los miembros para que sepan cómo actuar.
Es importante que todos conozcan al cliente para evitar preguntas inadecuadas, y así evitar que piense que no sabéis a lo que os enfrentáis. Conviene que todo tu equipo sepa como dirigirse al del cliente, y de esta manera utilizar un tono conversacional apropiado. En definitiva, debéis parecer un equipo absolutamente cohesionado y que infunda confianza.
Cuando todos conocéis al cliente, conocéis la esencia del proyecto y esto facilita la toma de decisiones. Si todos comprendéis al cliente podréis tomar esas decisiones de forma colectiva con facilidad evitando pérdidas de tiempo y dinero en discusiones entre vosotros.
Preparar la reunión de inicio del proyecto
Ya que conoces al cliente debes ser capaz de elaborar un plan sobre cómo afrontar esta reunión de manera que sea lo más efectiva posible. No debes apresurarte. Sería un error volcar el contenido de este proyecto a una plantilla estándar para presentársela. Trata de adaptar el contenido de esa reunión al cliente. De manera que le facilites su comprensión y ayudándole a que se sienta cómodo con tus explicaciones.
Como en el caso del guion de la reunión de contacto, te proporcionaré en el próximo post diez pautas para tener en cuenta en la reunión de inicio. Y como te dije entonces, es sólo una guía que puede ayudarte. Pero que deberás adaptarla a las circunstancias del cliente y su proyecto.
Al margen de los aspectos emocionales, de los que ya hemos hablado, ahora debes profundizar en la gestión. Recopila toda la información que te permitirá desarrollar el plan de acción adecuado a tu cliente y prepáralo en detalle. En esta ocasión el enunciado del trabajo que vas a presentar y el cronograma sí son definitivos.
Es aconsejable que para esta reunión prepares una presentación que sirva de apoyo. No sólo para ti de cara a seguir el guion. Tu cliente se sentirá más confiado en lo que le dices si ve reflejados en una imagen los detalles de tu exposición. Es importante que te vuelques en su diseño. Elabora una presentación elegante y que muestre en su contenido las ideas claras. Diapositivas repletas de texto, sin estilo y aburridas servirán para que tu cliente dude de su elección para la gestión del proyecto.
Y repito una vez más, transmite cercanía, positivismo y confianza.
Conclusión
Con la reunión de inicio del proyecto da comienzo la ejecución de éste. Sin embargo, no se trata del punto de partida de tu labor. Antes, tanto tú como tu equipo, os habréis visto obligados a hacer un trabajo de adaptación al cliente. Se trata de entenderle, conocer sus motivaciones y lo que espera obtener con ese proyecto. Desde ese punto, podréis elaborar el plan de acción adecuado.
Esta reunión, que determina la puesta en marcha del cronómetro, conlleva una preparación previa para que lo que viene a continuación funcione como debe.
Una última idea a tener en cuenta. En proyectos grandes en las que participan varios grupos de trabajo diferenciados, no está de más que cada uno de esos grupos de trabajo celebren otra reunión de inicio del proyecto a menor escala para concretar los aspectos de gestión que les afectan en particular.
«En la vida se obtiene lo que de veras se quiere. Querer es más poderoso, más duro, más laborioso, más cansado y más difícil que obrar.»
Vicky Baum