Los ladrones de tiempo son todas esas circunstancias que reducen tu dedicación a tu proyecto. Hoy te explico cómo enfrentarte a ellos.
Ladrones de tiempo vs productividad
A todos nos ha pasado, seguro que a ti también. Llegas a casa tras tu día de trabajo y te das cuenta que no te ha cundido nada. No has parado un minuto, has hecho mil cosas. Sin embargo, no has avanzado nada en tareas pendientes, las que son realmente importantes.
Tienes un proyecto entre manos. Has hecho la planificación de acuerdo con el objetivo a alcanzar y, como siempre, el tiempo es un factor determinante. A pesar de tus cuidados, esa planificación no se cumple. Tanto a ti como a tu equipo os han robado. Los ladrones de tiempo aparecen y se llevan uno de los bienes más preciados, el tiempo.
El resultado final acaba siendo el incumplimiento de los plazos, con el consiguiente perjuicio para el proyecto. Cuando te planteas qué ha pasado, puedes pensar que sois poco productivos. Decides que necesitáis más tiempo que el que tú habías previsto para realizar las tareas.
Pero no, tu equipo no es intrínsecamente improductivo. Simplemente no has sabido hacer frente a esas circunstancias. No se trata de que amplíes los plazos de ejecución de las tareas, sino de que gestiones de manera eficaz a los ladrones de tiempo.
Hace tiempo te hablé de la Técnica Pomodoro. Seguro que encuentras paralelismos con lo que te voy a contar aquí.
La mejor manera de gestionarlos es establecer unas pautas de comportamiento. Una vez que las tengas definidas y las apliques verás como el resultado es evidente. Y si éstas son extrapolables a tu equipo conseguiréis obtener una mejora radical en la productividad.
Identifica a tus ladrones de tiempo
Este es el primer paso. Debes analizar quiénes son. Se trata de esas actividades que te sacan de la actividad principal. Contestar una llamada, responder a un correo electrónico, asistir a determinadas reuniones, atender consultas de compañeros.
Muchas veces son insignificantes, tan pequeños que no les haces caso. Sin embargo, van sumando minutos, y al cabo de un día representan una porción importante de tu jornada. Lo que es peor, eso mismo le ocurre a cada uno de los integrantes de tu equipo.
Pero además, hay un problema añadido, no sólo te roban el tiempo que les tienes que dedicar. Han interrumpido tu concentración en la tarea que estabas realizando. Retomarla no es tan sencillo como pulsar un interruptor. Incluso suponen una importante causa de errores en la ejecución de las actividades.
Debes ser capaz de identificar tus ladrones de tiempo. Además de los que te he mencionado antes, que son muy habituales, plantéate cuáles te roban habitualmente. Clientes inoportunos, charlas intrascendentes…
Y sin ánimo de ofender, plantéate si tú eres un ladrón de tiempo de los miembros de tu equipo. ¿Interrumpes su trabajo innecesariamente? Es importante que todo el equipo sea capaz de hacer autocrítica.
Busca sus causas
Lógicamente, cada ladrón de tiempo tiene un origen. El segundo paso es encontrar cuál es la causa que ha hecho que le dediques tiempo. Ya sean dos minutos o una hora, es tiempo que deberías haber utilizado en tareas productivas.
El origen puede ser interno cuando está en la propia organización. Pero también puede ser externo si procede de fuera de ésta.
Actúa sobre los ladrones de tiempo
Una vez que has recabado los datos necesarios sólo te queda tomar las medidas oportunas. Planifica tu jornada y crea las estrategias necesarias para neutralizarlos.
No estoy diciendo que no atiendas al teléfono o que no contestes correos electrónicos. Sin embargo, puedes plantearte un horario para hacerlo. De manera que concentres todas estas acciones en un momento determinado para que no interrumpa otras tareas.
Tampoco digo que no tengas reuniones. De hecho ya te hablé de las reuniones en la gestión de proyectos y de los tipos de reuniones en proyectos. En esos posts te expliqué cómo deben ser las reuniones para que sean efectivas. Lo importante es que evites las que son una pérdida de tiempo.
Las charlas intrascendentes sirven para que todos se despejen. No es malo de por sí. Pero sí lo es si se hace de forma anárquica. Si unos molestan a otros. Si su frecuencia es excesiva.
Es el momento de que establezcas las pautas que minimicen los efectos de los ladrones de tiempo. Crea unas normas de actuación que sean fácilmente aplicables y resulten efectivas. No te puedo dar una receta mágica. En cada organización y según el tipo de ladrón deberás proponer unos protocolos diferentes.
Conclusión
Muchas veces la falta de productividad no está en ti ni en tu equipo. El origen se encuentra en los ladrones de tiempo. La forma de contrarrestar sus efectos puede ser tan sencilla como establecer unas medidas de seguridad para que la efectividad en la ejecución de tu proyecto no se vea afectada.
«Hace siglos que la opinión pública es la peor de las opiniones».
Nicolás-Sebastien Roch (Chamfort)