El control de los límites en un proyecto pequeño en Prince2 es el penúltimo paso de la operativa de gestión en esta metodología.
Gestionar los límites en cada etapa es, en cualquier proyecto ejecutado en Prince2, probablemente, su principal esencia. Se trata de uno de los procesos más relevantes y que, como comprenderás, incluso en los proyectos más pequeños debes tener en cuenta.
Límites en un proyecto pequeño en Prince2
Este proceso se produce al final de cada etapa y antes de comenzar la siguiente. Se trata de que evalúes lo necesario para continuar con el proyecto. Y, si es necesario, que hagas los cambios que sean necesarios para que el resultado sea el deseado.
Planificar la siguiente etapa
En proyectos pequeños, el plan del proyecto será suficiente para contener la información de la planificación total. En estos casos no será necesaria una planificación adicional de cada etapa al final de la anterior.
Actualizar el plan de proyecto
Cuando te enfrentas a un proyecto de dimensiones reducidas, es habitual que todos los detalles de las actividades estén incluidos en el plan de proyecto. Es decir, no necesitas generar planes independientes para cada etapa.
Aunque esto supone un ahorro de trabajo, no debes dejar de lado su actualización en aquellos aspectos que sean necesarios.
Renovar el caso de negocio
En el proceso de gestión de los límites en un proyecto pequeño en Prince2 no puedes olvidar el caso de negocio. Éste es uno de los pilares fundamentales de esta metodología. Por esto, incluso en proyectos sencillos, revisar el caso de negocio es básico.
Si no se requiere ninguna modificación no hay problema. Sin embargo, al final de cada etapa debes asegurarte de que es así. Si no, es imprescindible que lo renueves.
Actualizar la evaluación de riesgos
Otra de las pautas básicas de Prince2 es una evaluación y gestión constante de los riesgos. Cualquier proyecto, independientemente de su tamaño, exige que analices periódicamente los riesgos a los que se puede enfrentar.
Y, como es de esperar, tras la evaluación, debes llevar a cabo la gestión correspondiente. De esta manera estarás asegurando que la incidencia de esos riesgos, en caso de que ocurran, será lo menos intrusiva posible.
Un pequeño proyecto se puede venir abajo cuando se pasa por alto esta tarea por creer que por sus dimensiones está libre de riesgos.
Informar del rendimiento y productos terminados de la etapa que llega a su fin
Al concluir una etapa y antes de iniciar la siguiente debes comprobar el rendimiento de los productos resultantes. Tienes que asegurarte de que cumplen con lo esperado de ellos. Si todo es correcto, debes informar en este sentido a la junto de proyecto.
Obtener la aprobación de la junta de proyecto para continuar con la siguiente etapa
Esta actividad, igual que la anterior, puede efectuarse de manera verbal. Basta con una reunión informal con la junta para explicarles el resultado obtenido en la etapa anterior. Y, por su parte, una simple aceptación para continuar con el proyecto.
Elaborar un plan de excepción
Desgraciadamente ocurre. Se pueden producir desviaciones de importancia sobre lo proyectado en el plan de la etapa. En estas circunstancias, lo correcto es elaborar un plan de excepción y presentarlo a la junta de proyecto.
Cabe la posibilidad de que te plantees pasar por alto esta tarea. En la gestión de los límites de un proyecto pequeño en Prince2 no puedes ignorarla. No es suficiente con tomar nota y recordar los cambios.
Debes notificar a la junta de proyecto sobre cualquier desviación potencial que puedan sufrir los márgenes de tolerancia. Igualmente, es más que conveniente que queden registrados los cambios que se hayan realizado en el plan de la etapa. Lo mismo con los nuevos objetivos que la junta de proyecto haya podido aprobar.
Conclusiones
La gestión de los límites en un proyecto pequeño en Prince2 que se realiza entre cada etapa permite ciertas libertades. Determinadas actividades tienen flexibilidad para simplificar su procedimiento y solventarlas de manera informal. Sin embargo, otras requieren un exhaustivo seguimiento, seguro que más sencillo en proyectos pequeños, pero inexcusable.
«El matrimonio es al amor lo que el vinagre al vino. El tiempo hace que pierda su primer sabor».
George Gordon Byron