Otra de las herramientas de análisis que no puedes dejar de utilizar es la línea base en MS Project. Como responsable del proyecto tienes que saber en todo momento en qué situación está tu proyecto. Una de las maneras de conocer este dato es a través de una comparativa con las líneas base. Hacer sus cálculos a mano es, como mínimo, complicado y laborioso. Te voy a mostrar cómo hacerlo de una manera muy sencilla en MS Project.
¿Qué es la línea base?
Cuando planificas un proyecto asignas unos recursos que llevan asociados unos costes, estimas unos plazos para la ejecución de tareas, etc. Toda esa información sería la primera línea base.
A medida que el proyecto se va desarrollando modificas estos datos ajustándolos a la realidad. De esta manera se crea otra línea identificativa de tu proyecto que se diferencia de la planificación inicial.
Hacer comparativas entre el plan previsto y la realidad ayuda a analizar por qué se han producido diferencias. Además, de esta manera te será más fácil planificar con mayor exactitud proyectos futuros.
Puedes revisar otro post anterior en el que te hablé de la línea base de costes.
Crear la línea base en MS Project
MS Project te permite crear hasta once líneas base. Para hacerlo tienes que ir al menú Proyecto, ahí puedes acceder a la ventana correspondiente haciendo clic en el desplegable Establecer línea base.
En esta ventana puedes elegir del desplegable de líneas base la que desees crear. También puedes establecer un plan provisional, pero ten en cuenta que esta opción sólo está disponible con Microsoft Project Server.
Lo normal sería crear una de todo el proyecto, pero puedes hacerlo sólo de unas tareas determinadas. Incluso sólo hacerla de las tareas resumen.
Como te decía antes, resulta habitual crear la primera línea base en MS Project cuando se elabora el plan definitivo del proyecto, justo antes de comenzar a desarrollarlo. A partir de ahí se pueden crear otras diez más. En concreto, tiene sentido hacerlo cuando se hayan introducido cambios en el alcance del proyecto. Así podrás comparar la situación actual del proyecto con los distintos momentos clave en su ciclo de vida.
Cuál es el resultado en MS Project
Para ver los efectos de lo que acabas de hacer debes tener abierta la vista de Diagrama de Gantt. Abre el menú Formato y, en el bloque de botones Estilos de barra, despliega la opción Línea Base. Ahí tienes la posibilidad de elegir, de las once, la que quieras utilizar. Además, en el menú Vistas, selecciona del desplegable Tablas la opción Trabajo. Te explico qué te vas a encontrar.
Tabla de datos
En la zona de tabla de datos tendrás, como sabes, una línea por cada tarea de tu proyecto. Los datos que verás son:
- Trabajo: Que es la duración planificada para la ejecución de esa tarea. En el caso de que una tarea dure más o menos de lo planificado inicialmente tendrás que modificar este dato.
- Línea base: Este campo, que inicialmente no contiene valores, tras el proceso anterior coge los datos del campo Trabajo. Por esta razón inicialmente coinciden.
- Variación: Es la diferencia entre los dos campos anteriores. Inicialmente el valor será cero. Y cuando modifiques la duración de tareas comenzarán a aparecer los resultados de esas restas.
- Real: Se trata del tiempo dedicado hasta una fecha concreta.
- Restante: Indica el tiempo que falta para que se complete la tarea. Es la diferencia entre el campo Trabajo y el campo Real.
Área gráfica
Si quieres hacer un análisis visual puedes apoyarte en el gráfico de la derecha. Para interpretarlo debes saber que las tareas planificadas se representan con una barra horizontal de color azul (recuerda que es rojo en el caso de la ruta crítica).
Esta barra tendrá en medio desde el extremo izquierdo y hacia la derecha una línea de color gris. Esta línea se corresponde con lo que se ha completado de dicha tarea, por lo que su extensión será una parte proporcional de la barra. Cuando la tarea se haya completado la marca gris irá de un extremo a otro. Obviamente, nunca se situará fuera de la extensión de la tarea.
Pero de lo que estamos hablando hoy es de la otra barra gris. Ésta representa la línea base. Su situación y longitud dependerán de la planificación vigente en el momento de crearla.
A la hora de realizar un estudio de los cambios que ha sufrido el proyecto entre la planificación y la realidad tienes que comparar las barras azul y gris. Ahí verás si las fechas de comienzo y fin se han alterado, y si la duración ha aumentado o disminuido, en relación con lo planificado.
Conclusión
Utilizar la línea base en MS Project es muy sencillo. El programa puede automáticamente crear hasta once y puedes visualizarlas con un clic. Ahora es tu responsabilidad hacer uso de esta herramienta e interpretar las razones de las diferencias entre la planificación y la realidad.
“Hay tres clases de ingratos: los que callan el favor, los que lo cobran y los que lo vengan”.
Santiago Ramón y Cajal