Tras ver en qué consiste sólo nos queda utilizar las listas en Google Keep.
Te recuerdo un poco lo que vimos en los post anteriores. Google Keep es una sencilla aplicación que te permite crear unas tarjetas en las que puedes añadir contenido. Este contenido puede ser simplemente una nota, una lista, e incluso, hoy veremos que podemos incluir imágenes, enlaces… La gran ventaja de esta herramienta es la conectividad. Tienes la posibilidad de utilizarla de manera sincronizada en varios dispositivos. Además te permite compartir aquellas tarjetas que desees con otros usuarios. Utilizar Google Keep es muy sencillo, puedes organizar tus tarjetas con etiquetas, archivar las que no estés utilizando o eliminarlas. Otra gran ventaja es la posibilidad de establecer recordatorios a las tarjetas para que recibas un aviso cuando o donde tú le indiques.
Ya sólo falta saber cómo trabajar con las listas en Google Keep.
Crear listas en Google Keep
En el escritorio de Google Keep verás una barra de botones que te permite crear la tarjeta que necesites. Tienes cuatro opciones:
- Tomar una nota…: Simplemente con situarte encima y escribir podrás crear tu primera tarjeta con el texto que hayas escrito.
- Lista nueva: El icono siguiente te permite crear tus listas en Google Keep. En este caso cada elemento de la lista tiene una casilla para marcarlo. Así indicas que ese punto de la lista está concluido.
- Nota nueva con imagen: Además de crear una nota podrás incluir la imagen que desees.
- Nota nueva con dibujo: Se trata de una nota en la que también puedes añadir un dibujo hecho a mano.
De todas maneras, aunque crees una tarjeta de una manera determinada puedes modificarla. Es decir puedes crear una nota, pero después te permite añadir una imagen y eliminarla. O convertirla en una lista con casillas de verificación o hacer que éstas desaparezcan.
Las tarjetas de Google Keep
Vamos a ver el contenido de la tarjeta y qué puedes hacer. Voy a coger como ejemplo una en la que he incluido una imagen para que la explicación sea lo más completa posible.
Al pasar el puntero del ratón sobre cada una de las listas en Google Keep verás que aparecen una serie de iconos vamos a ver cuáles son.
- Seleccionar la nota: Este icono con forma de marca de verificación aparece en la esquina superior de la tarjeta. Te va a permitir seleccionar varias notas y realizar sobre ellas a la vez los cambios que desees. Cuando las marcas verás sobre el escritorio un menú, el mismo que aparece en la zona inferior de las tarjetas. Así las modificaciones que hagas se aplicarán a todas las tarjetas seleccionadas.
- Fijar nota: Es el icono con forma de chincheta que verás en la esquina superior derecha. Cuando fijas una nota, esta se sitúa en la zona superior del escritorio, por encima de las demás. Es una manera de localizar aquellas notas que sean más importantes o quieras destacar.
- En la zona inferior de la tarjeta verás el menú del que te he hablado antes.
- Eliminar imagen: Si entras en la tarjeta verás que en la esquina inferior derecha de la imagen un icono con forma de cubo de basura. Obviamente con él puedes eliminar la imagen de tu lista.
- Título: Haciendo clic ahí puedes poner un título a la tarjeta.
El menú de las listas en Google Keep
Vamos a recorrerlo de izquierda a derecha.
- Añadir recordatorio: Ya te he hablado mucho de esto. Se trata del aviso que puedes establecer para la nota. Por defecto te ofrece el aviso en las horas de mañana, media tarde y tarde, que hayas establecido en los ajustes. Aunque puedes optar por elegir una fecha y una hora. También te puede avisar cuando te localice en tu casa o en tu trabajo (de acuerdo con los datos de tu cuenta de Google). Igualmente, puedes indicar un lugar diferente. Ya sabes que al establecer un recordatorio esta tarjeta también podrás localizarla en el apartado Recordatorios del menú de Google Keep.
- Colaborador: Llevo tres post diciéndote que puedes compartir tus listas en Google Keep con otros usuarios. Aquí puedes introducir los nombres de contacto o las direcciones de correo que tengas en la agenda de las personas con las que quieres compartir la nota. En la zona inferior de la tarjeta verás los avatares de los colaboradores que hayas añadido.
- Cambiar color: Simplemente cambia el color de fondo de la tarjeta. Puede ser útil para clasificar tarjetas o identificarlas.
- Añadir imagen: Si necesitas incluir más imágenes este botón te lo permite.
- Archivar: También te he hablado de esto. Al hacer clic en este botón consigues que la tarjeta desaparezca del panel principal. Recuerda que así no se elimina y la podrás restaurar cuando lo necesites.
El submenú desplegable
- A continuación tienes el botón Más que despliega un menú con varias opciones, algunas bastante evidentes. Puedes eliminar la nota, añadir etiquetas, añadir un dibujo o duplicar la tarjeta. Si tu tarjeta funciona como una lista puedes desmarcar todos los elementos o eliminar aquellos que estén seleccionados. También puedes eliminar las casillas, con lo que tu lista se convertirá en una nota. O si es una nota añadir las casillas de verificación convirtiendo tu nota en una lista. Ten en cuenta que si tienes una lista con elementos marcados, eliminas las casillas y después vuelves a añadirlas aparecerán todos los elementos desmarcados. No recuerda cuáles estaban marcados antes de quitar las casillas. La penúltima opción es “Texto de imagen guardado”. Esto lo que hace es identificar si en la imagen de esa tarjeta hay algún texto y lo añade a tu tarjeta. La última opción es copiar en un documento de Google. Y eso es lo que hace: crea un archivo en Google Docs, copia la tarjeta en ese documento y lo guarda en tu Drive.
Finalmente en la esquina inferior derecha tienes dos elementos. Por un lado la hora de la última modificación que ha sufrido la tarjeta. Y el botón Hecho para salir de la tarjeta. Esto lo puedes hacer también pinchando fuera del área de la tarjeta.
Valoración de Google Keep
A esta aplicación no le puedo poner ningún pero. Es cierto, es sencilla y muy básica. No te da ni de lejos las posibilidades de Smartsheet, Trello o Gantter. Pero si no trabajas con ninguna de estas herramientas las listas en Google Keep son una alternativa fantástica.
Hasta ahora estamos pensando en la gestión de proyectos a nivel profesional. Sin embargo, todos tenemos proyectos a nivel personal. Probablemente menos complejos pero, al fin y al cabo, son proyectos. Organizar unas vacaciones, ir a comprar… Imagina lo cómodo que es tener una lista de la compra compartida con tu pareja en la que ambos podéis añadir o eliminar elementos. Estéis donde estéis, vaya quien vaya a comprar siempre la tendrá actualizada.
“El arte de dirigir consiste en saber cuándo hay que abandonar la batuta para no molestar a la orquesta”.
Herbert von Karajan