Los cinco pasos de GTD son los procesos que debes seguir para que esta metodología funcione y te aporte eficacia. Descubre aquí cómo funcionan.
La esencia de GTD (Getting Things Done) es, obviamente, conseguir hacer las cosas. Para esto, David Allen propone seguir un recorrido de cinco etapas que garantizan optimizar tu organización.
El control
El trasfondo de seguir esta metodología de gestión es tener el control de tu vida. Para esto te propongo que sigas el flujo de trabajo de GTD.
Volviendo al fundamento del planteamiento para controlar lo que te sucede necesitas tener la mente despejada. Esto lo conseguirás cuando seas capaz de extraer todo lo que tienes en la cabeza y que no pertenezca al “ahora”. Eso que estorba en el momento en que te encuentras te distrae de lo realmente importante. Para esto, debes contar con un sistema en el que puedas depositar tu confianza. Un sistema en el que sitúes todo eso que “ahora” no necesites y que te libere para poder concentrarte en lo que estés haciendo.
Si utilizas ese sistema confiable y liberas tu mente de esa carga adquieres una sensación de control. Esta situación te permitirá alcanzar el estado de “mente como el agua”. El agua se adapta perfectamente y responde de manera coherente a los estímulos externos. Esta analogía continúa. Si lanzas una pequeña piedra a un estanque se producen ondas pequeñas. Si la piedra es grande las ondas también lo serán. Una piedra pequeña no causará una ola inmensa.
Una vez que alcances el estado de “mente como el agua” tendrás el control. A partir de ese momento podrás enfocar a medio y largo plazo. Es lo que GTD denomina perspectiva.
Pero vamos paso a paso…
Los cinco pasos de GTD
Getting Things Done propone cinco etapas en el proceso para mantener en control del sistema. Esta rutina te permitirá ser mucho más eficiente.
- Recopilar y capturar. Se trata de que todas tus ideas, tareas, compromisos, obligaciones… estén en tu sistema. Saca todo eso de tu cabeza y sitúalo en bandejas de entrada. Imagina que es el equivalente a la recepción de un correo electrónico.
- Procesar. Debes procesar todo el contenido de las bandejas de entrada. Es decir, debes identificar cada elemento. Algunos los convertirás en acciones otros son elementos con contenido. Identifica qué es y qué debes hacer con eso.
Los cinco pasos de GTD - Organizar. Todas esas acciones y elementos deben estar organizados de la manera adecuada. Distribúyelos según sus objetivos. Lo que sea irrelevante destrúyelo. Lo que sea material de referencia archívalo donde corresponda. Las acciones planifícalas.
- Evaluar. De forma periódica debes revisar todo el contenido que has procesado y organizado. Tal vez encuentres elementos que ya no te interesen, otros que debas replanificar…
- Hacer. Todos estos procesos concluyen aquí. Realiza las acciones programadas en el momento y lugar oportunos.
Conclusión
Realizar los cinco pasos de GTD te permiten tener control sobre tus compromisos. Aprovecha el sistema para ser lo más eficaz posible. Así dispondrás de la mente despejada para lo que necesites. En los próximos posts profundizaré en cada uno de los cinco pasos de GTD.
“Todos tenemos la fuerza necesaria para soportar los males ajenos”.
Duque de la Rochefoucauld