Calcular los costes del proyecto es, sin duda, una tarea complicada. Cuando comienzas un proyecto y te planteas hacer el presupuesto se te viene el mundo encima. No sabes por dónde empezar. No te preocupes, voy a repasar los 7 elementos que debes tener en cuenta para valorar los costes de tu proyecto. Siguiendo esta guía seguro que te resulta más fácil realizar una estimación más precisa como primer paso de la gestión de costes.
La estimación de costes del proyecto
La estimación de costes del proyecto consiste en valorar económicamente los costes de los recursos necesarios para completar el proyecto.
Ten en cuenta que hablo de hacer una valoración económica. En muchas ocasiones tendrás el dato de horas o días de trabajo. En esta situación te toca hacer la conversión a un valor monetario.
Como se trata de una valoración se da por supuesto que el resultado no será real. Te quiero hacer dos consideraciones en relación con esto. Asumir que el dato no es definitivo no implica hacer valoraciones irreales. Debes procurar que, en la medida de lo posible, el presupuesto sea coherente y lo más fiable posible. Por otra parte, la estimación de los costes del proyecto según avance éste serán más precisas y, por tanto el presupuesto se acercará cada vez más a la realidad.
Veamos que debes tener en cuenta…
1. Los recursos
En la valoración de costes del proyecto debes considerar todos los recursos necesarios para su ejecución. No puedes olvidar la mano de obra, los materiales, la maquinaria, los servicios, las instalaciones, los suministros. Dependerá del proyecto, pero habrá casos en los que necesites licencias, asesoramiento de expertos, gastos financieros…
2. El entorno
Puedes encontrarte en un mercado en el que varíen los precios de determinados materiales o servicios. Esto puede deberse a una cuestión estacional, de disponibilidad, de carácter sociopolítico… En cualquier caso tienes que ser capaz de anticipar los costes que tendrán dichos productos o servicios en el momento de necesitarlos.
3. Mecanismos de la organización en el uso de los activos
Hay empresas que disponen de métodos de estimación de costes por el uso de sus recursos, ya sea maquinaria o mano de obra. Por la experiencia de proyectos anteriores pueden realizar un cálculo muy aproximado del coste en función de las necesidades. Estas herramientas te facilitarán la estimación de estos costes del proyecto.
4. El Enunciado del Alcance del Proyecto
Cuando se define el Enunciado del Alcance del Proyecto se están estableciendo las características que debe cumplir el resultado del proyecto. Entre esas características hay restricciones, como las presupuestarias, de plazos de entrega, etc. Cuando planificas el proyecto debes orientarlo hacia la consecución de ese objetivo tal y como está descrito. En consecuencia, al hacer la valoración de los costes del proyecto tienes que incluir los costes que permitan cumplir con esa descripción. Esto implica alcanzar el nivel de calidad exigido y solventar las restricciones impuestas.
5. La EDT
La Estructura de Desglose del Trabajo fracciona el proyecto en pequeñas tareas más manejables. Conviene que te guíes por esta relación de tareas pequeñas para calcular de manera más precisa los costes. Te aseguro que la exactitud en los datos será mayor cuanto más específica sea la tarea.
6. El Diagrama de Gantt
Gracias al Diagrama de Gantt podrás ubicar las tereas cronológicamente. Esto te permitirá establecer de manera precisa el reparto de costes a lo largo de la ejecución del proyecto. Podrás asociar a cada tarea los costes necesarios para su ejecución en el momento preciso.
7. La gestión de riesgos
Los riesgos son una amenaza permanente para el presupuesto. Nunca está de más tener una partida disponible para compensar los efectos de los riesgos sobre los costes del proyecto.
Conclusión
A pesar a la dificultad de la elaboración de un presupuesto para tu proyecto es una labor ineludible. El primer paso para obtener un buen resultado es tener en cuenta estos factores a la hora de hacer la estimación de los costes del proyecto.
“Cuando más sobrio es uno en palabras menos necedades se le escapan; luego hay ventaja en callarse”.
Henry Richardson Labouise