Utiliza la gestión con mapa de ruta en Projectplace si tu proyecto requiere manejar fases iterativas. Te explico cómo funciona.
Mapa de ruta en Projectplace
Éste es el método de gestión de proyectos alternativo al plan en Projectplace. Al crear un área de trabajo debes elegir entre uno de los dos sistemas.
En el caso del mapa de ruta en Projectplace tienes la posibilidad de crear paquetes de trabajo. Estos paquetes pueden estar asociados a departamentos, grupos de trabajo o a una temática de contenido específico, tú decides. Por ejemplo, puedes establecer un paquete por cada producto o servicio que desarrollas. O por tipo de trabajo, uno para desarrollo de servicios, otro para campañas de marketing, otro para gestión interna…
Dentro de los paquetes podrás incluir las iniciativas de trabajo que se pueden desglosar en fases consecutivas. En el ejemplo anterior, dentro del paquete de campañas de marketing puedes incluir campañas mensuales en Adwords, campañas semanales de email marketing… Cada una de ellas se repite según el periodo que le corresponda.
La página del mapa de ruta en Projectplace es muy similar a la de plan. A la izquierda encontrarás los paquetes y las iniciativas y a la derecha la representación gráfica. La manera de moverte por el gráfico es idéntica a la del plan.
Paquetes en el mapa de ruta en Projectplace
Para crear los paquetes dispones del cuadro de texto situado en la zona superior izquierda. Una vez que le asignas un nombre y aparece en la tabla puedes pinchar sobre él y se desplegará a la derecha su ficha de configuración.
En esa ficha puedes modificar el nombre y asignar una descripción al paquete. También puedes asociar un color que tomarán todas las iniciativas de ese paquete. De esta manera se distingan de las demás.
Tienes la posibilidad de adjuntar archivos al paquete y realizar comunicaciones con los miembros de tu equipo. No obstante, esto mismo lo podrás hacer en cada iniciativa.
Iniciativas en el mapa de ruta en Projectplace
Una vez creados los paquetes verás en la tabla, que en la zona inferior del espacio de cada uno tienes un enlace para añadir las iniciativas. La metodología es la misma. Introduce su nombre y ya está creada. Pincha sobre su nombre y se abre a la derecha la ficha de configuración. El manejo es muy similar al de las actividades del plan en Projectplace.
Tienes la posibilidad de modificar el nombre, y añadir una descripción. El icono circular con la «x» te permite mostrar los elementos de la configuración que no se estén utilizando.
El primer elemento indica a qué paquete pertenece la iniciativa. Si pinchas sobre él aparecen todos los que hayas creado. Podrás cambiar esa iniciativa a otro paquete pinchando sobre él. Esto mismo lo puedes hacer arrastrando la iniciativa en la tabla a la posición que consideres adecuada.
A continuación verás un indicador del nivel de riesgo. Puedes seleccionar el que estimes oportuno y añadir un texto justificativo.
Como ocurre con todos estos elementos, los paquetes y las actividades, puedes adjuntar archivos y mantener comunicaciones con los miembros del equipo que participen en el proyecto.
Fases de las iniciativas
Como te explicaba antes la idea es que este sistema de gestión es adecuado para proyectos en los que se producen fases secuenciales. De esta manera, las iniciativas pueden estar compuestas por una o más fases.
El apartado «Fases» dentro de la ficha de una iniciativa muestra las fases que la componen. La primera fase aparece automáticamente creada por el sistema, pero tú puedes añadir las siguientes según las necesidades del proyecto. Si pinchas en cualquiera de ellas, de nuevo, en la misma zona derecha se despliega la ficha de esa fase.
En esta ficha puedes realizar las acciones habituales: modificar el nombre, añadir una descripción, adjuntar archivos y realizar comunicaciones.
La diferencia de las fases con respecto de los paquetes y las iniciativas es que, las fases, sí tienen un ámbito temporal. Puedes establecer la fecha de inicio y finalización de cada fase. De esta forma se reflejarán en el gráfico según su duración.
Ten en cuenta que las fases de una misma iniciativa son consecutivas. Su representación en el gráfico se muestra en la misma línea que la iniciativa. Lógicamente nunca se pueden superponer. Es decir, la fecha de comienzo de una fase no puede ser anterior a la de finalización de la fase anterior.
Control del trabajo dentro de las fases
Otro aspecto relevante de las fases es que puedes asociarlas con otras áreas de trabajo. El desplegable muestra las áreas de trabajo disponibles y sólo tienes que seleccionar aquella con la que desees conectar esa fase.
Las fases aparecerán como actividades dentro del plan de esa área de trabajo. Las podrás distinguir por el icono situado a la izquierda de su nombre en el plan. Los avances que se realicen en el área de trabajo asociada se verán reflejados en el mapa de ruta.
Ten en cuenta que se pueden realizar cambios en el espacio de trabajo que no se ajusten con la situación de lo establecido en la fase del mapa. En estos casos el sistema te avisará.
En el caso de que no hagas la conexión con otra área de trabajo tienes la posibilidad de crear actividades necesarias para completar la fase. Estas tienen un comportamiento similar a las actividades de la planificación. Lo más relevante es que puedes trasladar una actividad a otra fase de esa misma iniciativa. Además, para hacer un seguimiento de la actividad la puedes asociar a un tablero (en un post posterior te explicaré cómo funcionan los tableros).
Conclusión
El mapa de ruta en Projetplace permite un método de gestión de proyectos en los que existan acciones con iteraciones. De manera que puedas tratar cada una de las distintas fases en que se compone una iniciativa.
«La utopía es el principio de todo progreso y el diseño de un porvenir mejor».
Anatole France