La matriz RACI te permite gestionar las responsabilidades asociadas a las tareas de tus proyectos. Hoy te explico cómo puedes sacar partido a esta herramienta.
La matriz RACI
El uso de este elemento se fundamenta en la asignación de distintas categorías de responsabilidad en la realización de actividades a distintos integrantes de tus proyectos. RACI es un acrónimo compuesto por las iniciales de los roles que representan los distintos tipos de responsabilidad.
- Responsable (Responsible): Se corresponde con el encargado en la ejecución material de la tarea. Sin embargo, carece de la capacidad de decidir si la tarea se puede considerar completada.
- Aprobador (Accountable o Approver): Se refiere al responsable de validar la tarea realizada. Éste sí tiene la potestad de dar por concluida una tarea.
- Consultado (Consulted): Son personas a las que se les realizan preguntas relacionadas con la actividad. Éstas disponen de la información, el conocimiento o la capacidad necesaria para realizar un buen desarrollo de la tarea.
- Informado (Informed): Estas personas deben ser informadas de la evolución alcanzada por la tarea. A diferencia del "consultado", el informado no tiene capacidad ni mecanismos de aprobación, con él hay una relación unidireccional.
Una buena gestión de proyectos no se puede alcanzar si no hay una adecuada gestión del equipo. La asignación de responsabilidades forma parte del proceso de delegar en el equipo. En paralelo, la optimización de la productividad en la ejecución de tareas pasa por una correcta coordinación del equipo.
La matriz RACI te permite afrontar estas labores en la dirección de tus proyectos. Esta matriz consiste en una tabla en la que por cada tarea o actividad se detalla qué persona o grupo de trabajo tiene asociado cada categoría de responsabilidad.
El diseño de la tabla es lo menos importante, lo relevante es establecer claramente la relación entre tareas, personas y categoría de responsabilidad.
¿Cómo funciona la matriz RACI?
Como es habitual, cada proyecto es diferente y debes adaptar la matriz a las particularidades del mismo. Sin embargo, hay unas reglas básicas que debes conocer para utilizarla apropiadamente.
- Al menos, debe existir un responsable por tarea, pero puedes incluir tantos como sea necesario para la ejecución de la tarea.
- Sólo puede haber un aprobador por tarea.
- En cada tarea puede haber tantos informados y consultados como sea preciso. Incluso podrías prescindir de estos roles.
- Identifica adecuadamente las actividades que se deber realizar.
- Designa con nombre propio, si es posible, a las personas que participan en el proceso. Por ejemplo, si el responsable es un equipo completo, puedes designar al "equipo X". En cambio, si el responsable va a ser sólo una persona no debes asignar una tarea a "alguien del equipo X", deberás decir que el responsable es "Marcos".
- Todo el grupo de trabajo vinculado a las tareas debe conocer cómo está formada la matriz.
- En el caso de vacíos en su constitución todo el equipo puede aportar su conocimiento y valorar cómo superar los problemas con soluciones adecuadas.
Variaciones de la matriz RACI
Esta estructura de responsabilidades ha evolucionado, dependiendo de las necesidades de los proyectos, creando variaciones.
Matriz RASCI
Incluye el rol de "Apoyo" (S – Support). Son recursos que colaboran con el responsable de ejecución de la tarea. Se diferencian del consultado en el las personas de apoyo sí trabajan en la tarea.
Matriz RASI
Al convertir una matriz RACI en una RASI estarás sustituyendo el papel del consultado por el del apoyo.
Matriz RACIQ
Esta matriz incluye un rol llamado "Calidad" (Q – Quality), que se encarga de realizar el control de calidad al resultado de la tarea realizada.
Matriz RACI-VS o VARISC
En este caso se incorporan dos elementos. El "Verificador" (V – Verify) es quien valida si el resultado obtenido se ajusta a la descripción del alcance solicitado. A continuación, interviene el "Autorizador" (S – Sign) que valida la labor del verificador y autoriza el producto obtenido.
En definitiva, todas estas variaciones se fundamentan en la estructura de ejecución y control que haya en el proceso de desarrollo de un proyecto. En tu caso, puedes definir los roles que sean adecuados para tu proyecto. Lo importante es que definas con claridad esas categorías de responsabilidad y que las asignes a las personas adecuadas.
Conclusión
La matriz RACI, o sus variantes, te permiten relacionar actividades con las personas o equipos en distintos estratos de responsabilidad.
"La mejor fuente de información son las personas que han prometido no contárselo a otros".
Marcel Mart