Ser capaz de medir la productividad es el paso inicial para poder interpretar cómo se desenvuelve tu empresa. En este post te explico qué debes tener en cuenta.
Ya he dedicado varios posts a la búsqueda de objetivos. Tanto con el uso de los objetivos SMART, como aplicando la técnica OKR. Sin embargo, eso no basta. Debes ser capaz de conocer la manera de medir la productividad en tus proyectos.
¿Por qué medir la productividad?
Porque es fundamental para tomar decisiones acertadas. Una medición correcta te permitirá realizar planificaciones más precisas. Además, podrás analizar las oportunidades con un mejor criterio y valorarlas. A otro nivel, pero también importante, te permitirá ser capaz de explicar situaciones pasadas.
Sin embargo, debes evitar cometer el error de medir por medir. Si acumulas una cantidad elevada de indicadores corres el riesgo de perder el foco. Debes centrarte en aquello que sea fundamental para los objetivos de tu proyecto o empresa.
Tampoco es conveniente que te centres en el mal desempeño. Lo importante es buscar las causas y las soluciones correspondientes. Para esto tienes herramientas como el diagrama causa efecto, el diagrama de Pareto, el histograma o gráficos de control.
¿Sólo debes medir la productividad?
Aquí hay que distinguir tres conceptos que, al menos yo, utilizo indistintamente con demasiada frecuencia.
- Eficacia. Es la capacidad para lograr el resultado que se espera.
- Eficiencia. Se trata de la capacidad de disponer de ciertos recursos para conseguir un efecto determinado.
- Productividad. Es la relación entre lo producido y los medios empleados. Es decir es la relación entre la eficacia y la eficiencia.
Entonces, debes tener en cuenta indicadores de estos tres parámetros.
- Indicadores de eficacia. Debes de medir en qué grado se ha cumplido una tarea. Por ejemplo, el porcentaje de producción entregada en un plazo respecto de la previsión.
- Indicadores de eficiencia. Tienes que considerar el consumo de recursos para alcanzar el cumplimiento de la tarea. Por ejemplo, horas dedicadas para la realización de una tarea en relación con las estimadas.
- Indicadores de productividad. Aquí te enfrentas a tres situaciones.
- Eficaces pero no eficientes: Alcanzas los objetivos pero a un alto coste en recursos.
- Eficaces y eficientes: Logras los objetivos con un consumo de recursos mínimo. Este es el escenario ideal.
- Ineficaces e ineficientes: No cumples con los objetivos y, además, realizas un gasto excesivo.
Como te decía antes, no debes medir por medir. Conviene que centres los esfuerzos de análisis en aquello que realmente importa. Fija el centro de la atención en el objetivo común y no en las acciones intermedias. Si cada área se dedica a mejorar los indicadores propios dejan de prestar atención al objetivo del proyecto o de la empresa.
7 pautas para medir la productividad
Desgraciadamente no existe una fórmula ideal para realizar las mediciones de productividad. Cada empresa, cada proyecto presenta unas particularidades específicas. No obstante, te puedes apoyar en estas 7 pautas:
- Define objetivos desde el punto de vista estratégico (rentabilidad, volumen de clientes, visibilidad de la marca…).
- Asigna un peso a cada objetivo según la importancia que tenga en tu visión estratégica (rentabilidad: 30%; volumen de clientes: 10%; visibilidad de la marca: 20%...).
- Establece los indicadores de medición de cada objetivo. Es la manera de valorar cada nivel de cumplimiento de los objetivos. Por ejemplo, necesitas definir qué nivel de rentabilidad sería el que marque el óptimo en tu valoración. Lo mismo con cada uno de los objetivos propuestos.
- Concreta una forma de cálculo para cada indicador. Se trata de evitar ser subjetivos. Hay casos en que puedes cuantificar fácilmente, pero otros no tanto. Presta especial atención a esos indicadores subjetivos como el nivel de satisfacción de los clientes.
- Define unos puntos de control de cada indicador. Cada uno debe tener unas metas que lo valoren. Puedes establecer tres niveles: mínimo, medio y máximo.
- Diseña un informe para la presentación de resultados. Ten en cuenta que debes obtener una visión de la manera más rápida y sencilla posible. Utiliza gráficos, indicadores de color, o cualquier sistema que te facilite la interpretación de los resultados. Hoy en día, existen herramientas que simplifican la presentación de informes.
- Prepara un manual de gestión de indicadores. Sin complicarte debes poder describir la importancia de los indicadores de los objetivos propuestos. Así los miembros de tu equipo podrán interpretar la situación y conocerán la evolución de la empresa o del proyecto.
Conclusión
Parece evidente la importancia de medir la productividad. Sin embargo, tendemos a hacerlo mal. Es realmente importante ser capaces de tener el criterio suficiente para poder tomar decisiones acertadas. Y eso se hace con datos, y sólo con datos fiables y consistentes.
“La historia es la novela de los hechos, y la novela es la historia de los sentimientos”.
Helvecio (Claude Adrien Helvétius)