Los mensajes en Gmail son los elementos básicos de tu comunicación por correo. Aquí encontrarás una guía para manejar con eficacia tus correos.
Seguro que no hace falta que te explique qué hacer con ellos, o tal vez sí…
Hoy quiero dar un repaso a la gestión de los mensajes en Gmail. Configurar Gmail, establecer todos los ajustes que necesitas y crear los filtros que te facilitan el trabajo son cosas que haces una vez. Sin embargo, consultar el correo, leer y enviar mensajes lo harás a diario.
Redactar mensajes en Gmail
Para crear un mensaje nuevo debes pichar en el botón Redactar que tienes en la zona superior izquierda. Al hacerlo se abrirá una ventana para tu mensaje.
Lo primero con lo que te encontrarás es el campo “Para”, junto a esta etiqueta tendrás que indicar el destinatario. Al comenzar a escribir su nombre o dirección de correo Gmail te propondrá aquellos contactos que tengas en tu agenda y presentan coincidencias. Otra opción es que pinches en la etiqueta “Para” y se abrirá una ventana con tus contactos. Podrás buscar ahí y seleccionar los que quieras incluir en tu correo.
Justo debajo tienes el campo “De” en el que te mostrará la dirección desde la que vas a enviar el mensaje. Como te expliqué puedes tener otras cuentas en Gmail aparte de la de Google. Y también, te permite seleccionar cuál quieres que sea la predeterminada. Dispones de un desplegable en el caso de que necesites cambiar esta cuenta.
A la derecha tienes los campos “Cc” y “Cco”. En ellos puedes incluir contactos a los que enviar copia del mensaje, tanto visible como oculta. Funcionan como “Para” a la hora de elegir los destinatarios.
Como con cualquier gestor de correo tienes una línea en la que incluir un asunto para tus mensajes y un contenido. En el caso de que hayas configurado una firma para tus mensajes aparecerá automáticamente.
Ajustes a tu correo
Bajo el cuerpo del mensaje verás una barra de botones que te permitirán actuar sobre tus mensajes en Gmail.
Lógicamente, el botón azul envía tu correo. Pero antes debes conocer lo que te ofrecen los demás.
El botón que tiene como icono una “A” sirve para desplegar otra barra de botones que te permitirá aplicar formato a tu correo.
A continuación verás cinco botones. Cada uno de ellos te permite adjuntar elementos a tu correo.
- Puedes subir un archivo desde tu ordenador, esto no plantea dudas.
- También lo puedes incluir desde Drive, esto es distinto. Si adjuntas el archivo como tal no hay problema. Sin embargo, si se enlaza al archivo estarás concediendo permisos a los destinatarios del mensaje. Es decir, darás acceso a ese archivo en tu Drive.
- El tercer botón te permite subir imágenes que se visualizarán dentro del correo.
- El siguiente botón te permite crear un enlace. Podrás escribir un texto y crear un vínculo en ese texto. De manera que cuando los destinatarios pinchen sobre él se dirijan a la URL que hayas indicado.
- El último botón muestra una serie de emoticonos que puedes incluir en el mensaje.
A la derecha tienes un botón para eliminar el correo. Y por último un despegable con opciones para tu mensaje. La más importante es para aplicar las etiquetas que consideres adecuadas.
Leer mensajes en Gmail
Cuando abres un mensaje puedes apreciar que los iconos de la zona superior cambian. Esto también ocurre si simplemente marcas la casilla correspondiente de uno o varios correos. Estos botones te dan la posibilidad de actuar sobre dichos correos.
Como ya sabes las etiquetas en Gmail son la mejor opción de organización. El sexto botón por la izquierda (segundo por la derecha) te da acceso a asignar las etiquetas que necesites.
Y si quieres seguir el sistema de bandeja de entrada vacía el segundo botón te permite archivar ese correo. De esta manera desaparecerá de la bandeja de entrada y si lo necesitas más adelante lo podrás encontrar según las etiquetas o marcas que le hayas aplicado. En cualquier caso, mientras no lo elimines estará en la bandeja “Todos”.
Tienes otro botón, la señal octogonal, que marca un correo como spam y lo envía a dicha carpeta. El botón con el icono de una papelera elimina el correo.
El quinto botón, mover a, engloba todo lo anterior en uno solo. En el encontrarás la posibilidad de marcar como spam, eliminar y mover a una carpeta. En cuanto a esto último, puede resultar cómodo. Se trata de que etiquete, o categorice el mensaje y a la vez lo archive en la carpeta correspondiente en una sola acción. Eso sí, ten en cuenta que sólo puedes aplicar una única marca. Es decir, no podrás asignar varias etiquetas a la vez.
En la esquina superior derecha de tus mensajes en Gmail tienes cuatro botones. Uno te permite imprimir. Otro te muestra el mensaje en una ventana independiente. Bajo estos el que tiene un icono con forma de flecha sirve para responder. Y por último tienes un desplegable que te ofrece una serie opciones para actuar sobre tu correo.
Conclusión
Te recomiendo que conozcas todas las herramientas que te ofrecen los mensajes en Gmail. Y aprovecha aquellas que te ayuden a ser lo más eficaz posible en la gestión de tu correo electrónico.
“Los sabios son los que buscan la sabiduría; los necios piensan ya haberla encontrado”.
Napoleón Bonaparte