La metodología Kanban es la vía para conseguir aumentar la productividad y que el trabajo en un proyecto fluya evitando atascos. A lo largo de los anteriores posts hemos visto cómo aplicar esta forma de gestión. Hoy te propongo que te plantees si la puedes aplicar en tu proyecto y si supondría una mejora en la operatividad del equipo.
Los conceptos de la metodología Kanban
Kanban es el sistema de gestión que trata de producir sólo lo que el sistema puede asumir. Es decir, no se dedican recursos a producir trabajos o productos a los que no se les puede dar salida.
Se trata de que establezcas unos límites al trabajo que se desarrolla en cada etapa de la producción. Estas cantidades de trabajo son las que debes calcular que son las adecuadas para que el trabajo en tu proyecto fluya de manera constante. Desde que se comienza una tarea en la primera fase de producción hasta que se entrega al cliente se la considera “trabajo en curso”, en inglés “work in progress” (WIP). Limitando el trabajo en curso en cada etapa de producción evitarás que se produzcan atascos.
Un elemento que no puede faltar es el Panel Kanban. Ese diagrama que te permite que todo el equipo pueda tener una visión clara del estado del proyecto. No olvides que debes tenerlo actualizado en todo momento. Estarán representadas las etapas en las que hayas dividido el proceso productivo. Y en cada una de ellas tendrás identificadas las tareas vigentes y el límite del trabajo en curso. Se trata de un perfecto indicador de los atascos.
En la metodología Kanban, como en todas las metodologías ágiles, tu equipo es un elemento fundamental. Para poder aplicar con éxito este sistema de organización la implicación de los miembros de tu equipo es imprescindible. En concreto necesitas trabajadores T, dispuestos a colaborar en otras fases de la producción cuando se exceden los límites WIP.
Aplicar la metodología Kanban
A lo largo de estos posts te he puesto un ejemplo en el que te mostraba cómo ajustar el flujo de trabajo en un proyecto de producción informática. En este caso, se trataba de un modelo Kanban aplicado a servicios. Sin embargo, del mismo modo puedes aplicar la metodología Kanban a proyectos en los que se generen productos. Simplemente debes extrapolar los procedimientos. En lugar de trabajo dedicado a programar se tratará de trabajo destinado a producir. Las tareas que forman el trabajo en curso en este caso serán productos semiacabados.
Lo importante es que conozcas los principios de la metodología Kanban y los utilices en tu proyecto.
Hay otra idea en Kanban que no debes pasar por alto. Kaizen: cambiar para mejorar, o mejora continua. Permite que los miembros de tu equipo hagan propuestas de cambios. Esto en combinación con su implicación en el proyecto es la mezcla perfecta para una evolución de perfeccionamiento permanente. Ellos son quienes mejor conocen los procesos y sus ideas tendrán una base más estable.
Hay otros dos aspectos en los que debes tener presente los cambios. Por un lado está el límite del trabajo en curso. Normalmente deberás comenzar por un límite relativamente holgado. Con la experiencia tendrías que ir disminuyéndolo hasta un nivel lo más ajustado posible. En paralelo, debes estar dispuesto tú, y tu equipo, a realizar modificaciones en la estructura de tareas. En el post en el que te comenté cómo optimizar el flujo de trabajo te expliqué que la mejor manera de resolver atascos es hacer divisiones en las etapas que hagan de cuello de botella.
Herramientas de Kanban
Como despedida de este ciclo de la metodología Kanban quiero darte las herramientas para trabajar. Te recuerdo que hoy en día dispones de aplicaciones que te facilitan el trabajo en Kanban de manera extraordinaria.
Una de ellas es Smartsheet, que pone a tu disposición la hoja Kanban. En ella puedes organizar tu panel Kanban. Lo cierto es que las posibilidades de trabajo con esta herramienta son tan grandes que tienes la posibilidad de gestionar cualquier proyecto que tengas entre manos.
Otra aplicación es Trello. Ésta es una herramienta pura de Kanban. Todo gira en torno a los tableros, las etapas de producción (listas) y las tareas. Con muchos detalles que te ayudarán en tu trabajo y en el de tu equipo.
Y, quizá, la más interesante sea MeisterTask.
Conclusión
La metodología Kanban busca la optimización del flujo de trabajo. La maximización de la productividad, reducir los tiempos de producción, las mejoras en la calidad, en definitiva, es lo que buscan las metodologías ágiles. Ya te expliqué cómo funciona Scrum, otra metodología ágil. ¿Pero cuál es mejor? ¿Cuál es la que debes aplicar en tu proyecto? Más adelante lo veremos…
“Es preciso aprender a no fiarnos de nuestro pensamiento porque es nuestro pensamiento; por el contrario, es necesario contenerle y tratarle con una desconfianza mayor, precisamente porque es nuestro pensamiento”.
Paul Valèry