Miembros en Projectplace es el módulo en el que realizas toda la gestión de tu equipo de trabajo. Descubre todos los secretos para manejar esta funcionalidad.
Miembros en Projectplace
El apartado “Miembros” te permite realizar cualquier gestión relacionada con los participantes de tu equipo en el área de trabajo en la que te encuentres. Como es natural, este módulo no depende de si has optado llevar el proyecto con un plan o con un mapa de ruta.
Al acceder a este módulo encontrarás un listado con todos los integrantes del proyecto y los grupos que participan en él. Sin embargo, tienes la posibilidad de cambiar la forma de visualización. En la zona superior derecha encontrarás un botón con la representación de seis cuadrados. Éste te da acceso a la visualización de las tarjetas de los miembros de tu equipo, pero no aparecen los grupos.
El botón con un diseño de sobres te permite crear y mantener una libreta de direcciones de contactos. En ella puedes incluir a todos aquellos partícipes en el proyecto aunque no formen parte de tu equipo. Aquí puedes manejar los datos de clientes, stakeholders, proveedores, etc.
Si necesitas buscar a un miembro de tu equipo dispones de un cuadro de texto que funciona como buscador. Además, todos los títulos permiten ordenar el contenido del listado.
La casilla situada a la izquierda de cada registro, ya sea persona o grupo, te permite realizar acciones sobre los seleccionados. Al marcar, al menos, una casilla aparecen dos botones en la zona superior. Uno para eliminar los registros seleccionados y otro para exportarlos a un Excel. En el caso de visualización en modo tarjetas, al pasar el cursor sobre un miembro verás una “X” roja en la esquina superior derecha que te permite eliminarlo.
Invitar miembros en Projectplace
En cualquiera de las dos opciones de visualización tienes la posibilidad de realizar invitaciones a nuevos integrantes a tu área de trabajo. Para hacerlo puedes servirte de un botón verde en la zona superior derecha o de uno del tamaño de una tarjeta con un signo “+” en su interior, según te encuentres en una vista u otra.
En la ventana que se despliega deberás introducir su dirección de correo electrónico. Incluso puedes introducir varias para hacer una invitación múltiple. A continuación, selecciona el grupo al que quieres asignar a ese miembro. En el siguiente cuadro de texto deberías introducir un mensaje que le permita a quien recibe la invitación saber de qué se trata. Para completar la invitación tienes la posibilidad de establecer qué informes va a recibir esa o esas personas.
Una vez que la envíes, los destinatarios recibirán un correo electrónico con un enlace para aceptar su participación en el área de trabajo.
En la zona superior de la ventana encontrarás una pestaña correspondiente a “Equipo”. Con ella puedes realizar una invitación conjunta a todos los integrantes de un equipo. El procedimiento es el mismo que para un caso individual.
Equipos y grupos de miembros en Projectplace
No debes confundir los grupos con los equipos.
Un equipo se define a nivel de organización. Te conté cómo crearlos y gestionarlos en la administración de la cuenta. Su función es simplemente crear un conjunto de trabajadores basándote en su departamento, sus competencias, su ubicación…
En la vista general de Projectplace por defecto accedes a un cuadro resumen de tu participación en los distintos proyectos. Sin embargo, en la zona superior izquierda encontrarás un desplegable titulado “Mis equipos”. Selecciona el que te interese y verás un cuadro similar correspondiente a la actividad de ese equipo.
Sin embargo, los grupos son algo muy distinto. Su ámbito de acción es un área de trabajo concreta. Del mismo modo que los equipos, los grupos te permiten gestionar conjuntos de integrantes. La gran diferencia es que lo que define a los grupos es el nivel de permisos que les asignas en esa área de trabajo.
En la pantalla principal de miembros puedes crear grupos y gestionarlos. Por defecto, la herramienta crea un grupo que engloba a todos los participantes en el proyecto. Y, aunque no es visible desde ahí, existe otro grupo en el que se integran todos aquellos miembros que no estén asignados a ningún otro grupo.
Gestión de grupos de miembros en Projectplace
Para crear un grupo debes introducir el nombre en el cuadro de texto de la zona superior.
La gestión de configuración la realizas, como es habitual, en la ventana que se despliega en la zona derecha al pinchar sobre él. En ella puedes modificar el nombre del grupo y añadir una descripción. Para gestionar los integrantes sólo tienes que seleccionar a quién quieres incluir y desmarcar al que desees sacar del grupo.
Ten en cuenta que a un grupo sólo pueden pertenecer aquellos que sean miembros en Projectplace de esa área de trabajo. Es decir, previamente deben haber sido invitados y hacer aceptado la invitación.
Por último, queda realizar la gestión de permisos. El bloque “Derechos de acceso” te permite definir para cada módulo del área de trabajo si los integrantes de ese grupo pueden leer y escribir, sólo leer o no tienen acceso.
La existencia de grupos en proyectos te permite realizar acciones conjuntas, como enviar comunicaciones. Por esta razón, un miembro del equipo puede estar incluido en varios grupos. Es importante que no olvides que, en este caso, ese miembro se beneficiará de la situación de permisos de mayor nivel.
Por otra parte, puedes eliminar un grupo, pero eso no quiere decir que saques a sus miembros del proyecto. El sistema te permite seleccionar a los que apartas de esa área de trabajo. Ten en cuenta que las restricciones acceso que hayas impuesto se perderán. Es decir, que pueden obtener permisos de más alto nivel.
Conclusión
El mantenimiento de miembros en Projectplace te permite realizar una gestión a tres niveles. Por una parte, con carácter individual a cada miembro. Por otra, en equipos asociados a la organización. Y por último, por grupos en cada área de trabajo.
“La verdad siempre resplandece al final, cuando ya se ha ido todo el mundo”.
Julio Cerón