El módulo de tareas en Toodledo refleja la agenda de todas las actividades que tienes planificadas. En este post te explicaré cómo utilizarla.
Tras haber realizado todas las configuraciones iniciales en Toodledo estarás en disposición de crear tareas en la herramienta. Éste es el momento de comenzar a manejar el módulo de tareas en Toodledo.
El módulo de tareas en Toodledo
Esta pantalla es el punto de entrada a la aplicación web. Es normal que sea así, ya que se trata del módulo más relevante de todos los que ofrece la herramienta. Como te expliqué en el post inicial del ciclo de Toodledo el desplegable situado en la esquina superior izquierda te permite desplazarte de uno a otro. En consecuencia, para volver a Tareas desde otra ubicación, este desplegable es lo que necesitas.
La pantalla de Tareas en Toodledo, como es lógico, muestra todas las tareas que hayas ido creando. Ahí podrás, de un vistazo rápido, ver cuáles son tus próximas acciones planificadas y las características que hayas asignado a cada una.
Fundamentalmente, la vista de tareas se divide en dos partes. A la izquierda encontrarás una barra lateral que permite realizar filtros, algo muy útil cuando las tareas se acumulan de forma desmedida. Te explicaré su funcionamiento en el próximo post. La zona principal de la pantalla la ocupa la tabla de tareas.
Tabla de tareas en Toodledo
Esta tabla, que es el contenedor de las tareas de tu planificación, ofrece una gran ventaja. Presenta un gran nivel de personalización en lo que a la estructura de visualización se refiere.
Barra de herramientas
La barra situada sobre la tabla de tareas te provee de varias herramientas para gestionar esa visualización.
- Filtros. Los dos primeros elementos son desplegables que te permiten aplicar filtros a tus tareas en función de los valores de sus características. En el primer desplegable podrás seleccionar el parámetro y en el segundo estableces el valor. En el próximo post te explicaré en profundidad cómo trabajar con estos filtros utilizando la barra lateral izquierda.
- Opciones de filtrado. El icono con diseño de un ojo te permite establecer otros filtros de visualización. Se trata de establecer en función de los atributos qué tipología de actividades quieres que sean visibles en la pantalla.
- Sort. Este apartado muestra un desplegable que te permite definir tres criterios de ordenación de las tareas. Puedes indicar cuál quieres que sea la primera, la segunda y la tercera característica que debe tener en cuenta el sistema para ordenar el contenido de la tabla.
- Otras herramientas. El desplegable situado a la derecha te ofrece tres tipos de herramientas. En primer lugar, “Display”, te permite mostrar u ocultar el contenido de las notas de tus tareas. Además, puedes agrupar o desplegar las tareas contenidas en cada divisor. Los divisores son separadores que el sistema establece para organizar las tareas según el primer criterio de ordenación. “Format”, te da dos opciones de visualización, mostrando todo el contenido de la tarea o sólo unos campos básicos. El bloque, “Others”, ofrece herramientas para imprimir, sincronizar y eliminar el contenido de un campo de todas tus tareas con el fin de editarlo.
Tabla de tareas
Esta tabla, que ocupa el espacio principal del módulo de tareas en Toodledo, ofrece según tu configuración de visualización las actividades planificadas. A la izquierda encontrarás una serie de iconos clave que aportan información y permiten realizar acciones sobre cada tarea.
- Casilla de verifiación. Esta casilla te permite indicar que la tarea ha sido realizada. Cuando la casilla contiene una flecha circular, además, indica que se trata de una tarea periódica. Ya te hablé de esto en el post sobre cómo crear tareas. Ten en cuenta que estas tareas cíclicas sólo muestran la próxima iteración. De manera que, no verás todas las repeticiones y, sólo, al marcar como completada la actividad vigente se visualizará la siguiente.
- Estrella. Este marcador te permite identificar aquellas tareas que sean más importantes para ti.
- Desplegable. Este icono expande un menú con varias opciones. “Add Subtask” crea una subtarea, en realidad, en la versión gratuita lo que hace es crear una nueva tarea con las mismas características de la original. “Permanent link” crea una página cuyo contenido es esa tarea. Puedes copiar la URL de la página para tener localizada una tarea concreta y acceder a ella. “Email task” crea un correo electrónico con el contenido de esa tarea, además incluye el mismo enlace. “Clone” duplica la tarea. “Delete” elimina la tarea (no confundas esto con marcar la tarea como concluida).
- Delete. Este botón tiene el mismo efecto que el enlace del desplegable. Elimina la tarea.
- Notas. El último, te da acceso al cuadro de texto de las notas. Puedes, tanto visualizar su contenido como modificarlo o agregar lo que necesites. Si la tarea ya contiene notas verás que el diseño del icono es una hoja con varias líneas, en lugar de ser una hoja blanca.
A continuación, el contenido de la tabla serán los campos de las tareas que hayas establecido que deben visualizarse.
Manejo de la tabla de tareas en Toodledo
Dependiendo de tus necesidades, el contenido de la tabla del módulo de tareas en Toodledo puede extenderse en horizontal más allá del espacio de la pantalla. Debes tener en cuenta dos funcionalidades muy prácticas.
- Puedes ordenar los campos según tus necesidades. Resulta interesante desplazar a la izquierda aquellos que necesites visualizar de forma prioritaria. Para hacerlo pincha con el puntero del ratón en el icono con forma de cuatro flechas situado a la derecha del título campo que quieras mover y arrástralo hasta la posición adecuada.
- También puedes ajustar el tamaño de los campos. Adapta aquellos que ocupen más o menos de lo necesario. Sitúate con el ratón en el límite derecho del título y arrastra para dotarlo del tamaño correcto.
Como ya sabrás, puedes modificar el contenido de las tareas directamente sobre la celda correspondiente. Sin embargo, hay un caso especial. Si has establecido la duración de las tareas como un campo visible, además verás junto a él otro campo. Es el “Timer”. Se trata de un cronometro que te permite controlar la duración real de la ejecución de la tarea. Sólo tienes que ponerlo en marcha al comenzar y pararlo al concluir. Pero si lo necesitas, tienes la posibilidad de registrar el tiempo manualmente.
Conclusión
La gestión del módulo de tareas en Toodledo es probablemente al que prestarás una mayor dedicación. Ofrece dos grandes ventajas. Por una parte, es muy adaptable a tus necesidades. Por otra, permite un manejo muy ágil.
“La ciencia es la estética de la inteligencia”.
Gaston Bachelard