Hoy te quiero hablar de los Módulos de Gantter. Como verás, fundamentalmente vas a trabajar sobre uno de ellos, pero necesitas de los otras tres para dar forma a tu proyecto. Te voy a explicar su funcionamiento para que no tengas ningún problema con ellos.
Los módulos de Gantter: Tareas
Entre los módulos de Gantter, el de Tareas es el que contiene casi la totalidad del contenido de tu proyecto. Por tanto, más adelante le dedicaré mucha más atención. Pero para ir abriendo boca voy a hacer una introducción.
En esta pantalla tienes dos áreas claramente diferenciadas, muy similar a la forma de trabajo en las hojas de proyecto en Smartsheet. Por un lado, a la izquierda tienes la tabla en la que deberás de introducir los datos correspondientes a tu proyecto. Por otro lado, a la derecha tienes la representación gráfica del diagrama de Gantt. Toda la estructura de tareas de la tabla se traslada al gráfico de la derecha.
Los módulos de Gantter: Recursos
En este módulo tienes que llevar a cabo una tarea importante. Como su nombre indica, en esta apartado debes recoger todos los recursos con los que cuentas para la ejecución del proyecto. Tanto a nivel de horas de trabajo de tu equipo, como de recursos materiales.
Te cuento cómo tienes que cumplimentar cada elemento. En la tabla verás que tienes cinco campos:
- Nombre: Obviamente aquí tienes que introducir el nombre con el que vas a identificar a este recurso.
- Email: En caso de que puedas asociar una dirección de correo a un recurso lo indicarás en este campo.
- Tipo: Se trata de un desplegable con dos opciones: Trabajo o Material.
- Coste: Se trata del precio del recurso. En el caso de que el tipo sea Trabajo, el coste se expresa en tantos euros a la hora (20,00€/h). Si se trata de un tipo Material, se expresa directamente en euros.
- Calendario Base: Aquí eliges el calendario que se le aplicará a este recurso. En seguida entraremos en el tema de los calendarios.
Esto es lo que se ve en la tabla de este módulo, pero hay algo más. Si te sitúas sobre un recurso y haces clic en cualquier zona de la fila, ésta se sombrea de amarillo pálido. Bien, pues pinchando en el último botón de la barra de botones, a la derecha del todo, el que tiene dos ruedas dentadas, entras en las propiedades del recurso. Ahí tienes acceso a modificar los mismos datos. Sin embargo, en la pestaña horario de trabajo tienes la posibilidad de ajustar el calendario de manera precisa para ese recurso en concreto.
Un ejemplo
Un miembro del equipo tiene el horario standard. Pero el día 10 tiene que hacer unas gestiones y avisa que llegará a las 11:00. Además se ha cogido de vacaciones la semana del 23. Simplemente tienes que marcar la casilla sobrescribir en la pestaña Horario de Trabajo. Después bastará con que borres o modifiques las horas de entrada o de salida del calendario asignado. De esta manera tendrás control sobre la disponibilidad de los recursos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Además dispones de una tercera pestaña que contiene un cuadro de texto en el que puedes incluir las notas que consideres oportunas en relación con el recurso.
Los módulos de Gantter. Calendarios
Ya has visto que los calendarios se utilizan asociándolos a los recursos. Bien, pues aquí es donde se crean. Puedes diseñar todos los calendarios genéricos que consideres necesarios, sabiendo que puedes realizar modificaciones en los propios recursos.
Te pongo el caso de un proyecto en el que trabajan equipos a distintas horas. Supón que unos trabajan en horario de mañana y otros en horario de tarde, o que algunos tienen media jornada. En fin, deberás diseñar calendarios para cada uno de esos grupos. Sin embargo, las vacaciones de cada miembro las deberás incluir en su ficha de ese recurso. O si falta algún día, modificarías su ficha, no el calendario genérico. Ni tampoco deberás hacer un calendario por cada recurso (salvo que cada uno tenga un horario completamente distinto).
La configuración del calendario es muy sencilla. El acceso vuelve a ser el mismo botón de las dos ruedas dentadas. Al entrar en la ventana de configuración sólo tienes que dar nombre al calendario e introducir los horarios. Puedes asignar varios rangos de trabajo al día. Es decir, si la jornada no es continua puedes establecer las horas de entrada y salida de mañana y tarde (de 08:00 a 14:00 y de 15:00 a 18:00).
Esto lo puedes aplicar a los días de la semana que quieras. En el desplegable puedes elegir cada día y asignar sus horas de entrada y salida.
Los módulos de Gantter. Riesgos
En este módulo podrás introducir los riesgos que consideres que pueden afectar a tu proyecto. Si quieres recordar lo que hablamos en relación a los riesgos te dejo los accesos a varios posts (Riesgos en la gestión de proyectos, Identificación de riesgos en proyectos y Medir y analizar riesgos). De nuevo la forma de entrar a la configuración es a través del botón de las ruedas dentadas. Al acceder verás una ventana con tres pestañas. Aunque hay una cuarta que se activa en determinadas ocasiones.
General
En esta pestaña tendrás que definir el riesgo. Se trata de que le des nombre, indiques la causa, lo asocies a una categoría y a un recurso. Tienes una casilla en la que marcarás, en su caso, si la situación de riesgo ya se ha producido. En este caso aparecerá esa cuarta pestaña.
Expected
En esta pestaña deberás indicar las características del riesgo. Por un lado, tienes que considerar la posibilidad de que el riesgo se materialice. Por otro, deberás tener en cuenta lo perjudicial que será para tu proyecto. Además tendrás que indicar cómo actuarás en caso de que se produzca esa situación. Y de qué manera afectará a tu proyecto: tiempo, coste o calidad. ¿Recuerdas el triángulo coste, tiempo, calidad.
Actuals
Esta es la pestaña que se crea cuando indicas que un riesgo se ha producido. En ella deberás indicar el nivel de severidad con que ese riesgo ha afectado al proyecto. También dispones de un cuadro de texto para dar una explicación de las actuaciones oportunas.
Tasks
Al configurar las tareas tendrás que indicar qué riesgos pueden afectar a cada una de ellas. En esta pestaña indicarás qué tareas se ven afectadas por este riesgo. Es lo mismo visto desde el punto de vista de las tareas o de los riesgos. El caso es que podrás marcar o desmarcar tareas en esta pestaña y lo que hagas se verá reflejado en esas tareas.
“Vivir sola es como estar en una fiesta donde nadie te hace caso”.
Marilyn Monroe