Hoy quiero comenzar un nuevo ciclo de posts. En esta ocasión te quiero hablar de MS Proyect, el programa de gestión de proyectos de Microsoft. MS Project es, probablemente, el software para la planificación y control de proyectos más utilizada. También es de los más completos, y por eso, tal vez, da un poco de miedo enfrentarte a él. No te preocupes, voy a explicarte cómo sacar el mayor partido a esta aplicación.
Cómo funciona MS Project
Ya hemos visto varias aplicaciones especializadas en la gestión de proyectos (Smartsheet, Trello, Gantter). MS Project, con sus particularidades, funciona de forma similar. Trabaja con tareas, recursos, diagrama de Gantt, calendarios… En definitiva, manejaremos eso elementos que te resultarán familiares.
Por otra parte, es una herramienta de Microsoft. Si estás acostumbrado a manejar Excel o Word, el entono de trabajo lo reconocerás con facilidad. Los menús, iconos y demás elementos son los habituales de la compañía de Redmond.
Lógicamente, la compatibilidad de MS Project con los programas de Microsoft Office es total. Sin embargo, esto no es una ventaja exclusiva. Ya hemos visto que cualquier aplicación de gestión permite vinculaciones con Excel, incluso con el propio MS Project.
En definitiva, MS Project es una aplicación de gestión de proyectos en el entorno de trabajo de Microsoft. En la zona superior dispones de los menús con las barras de botones correspondientes y bajo éstos, tienes el área de trabajo. La apariencia de esta zona de trabajo cambia en función de la vista que tengas seleccionada. MS Project te da muchas opciones y veremos todas ellas.
La conectividad de MS Project
A diferencia de otras aplicaciones que hemos visto, MS Project es una herramienta local. Necesitas tenerla instalada en tu ordenador para trabajar con ella. Y como este tipo de programas, al crear un proyecto se crea un archivo (.mpp). Es decir, a diferencia de lo que ocurre con otras herramientas como Smartsheet o Trello, no puedes dar acceso a los interesados a un proyecto que está en una aplicación web.
Ese archivo .mpp contiene la información del proyecto. Si lo envías a un colaborador conocerá el estado del proyecto en ese momento. Los cambios posteriores que hagas no se actualizarán en el documento enviado. Y, de la misma manera, los cambios que haga él no los verás reflejados a menos que te devuelva el archivo. Ten en cuenta que de hacer esto, en el intervalo de tiempo desde que tú lo envías hasta que lo recibes no puedes hacer cambios. Y en el caso de que nos hagas no se guardarán en el mismo archivo que tiene tu colaborador. En definitiva, el trabajo colaborativo es una pesadilla.
Microsoft Project Server
Microsoft nos ha dado una solución a este problema. Se llama Microsoft Project Server. No voy a entrar en el aspecto técnico, pero sí te voy a explicar las ventajas.
Con esta herramienta no trabajarás con archivos individuales asociados a cada proyecto. La información de los proyectos se guarda en una base de datos. Los interesados que dispongan de MS Project y los permisos correspondientes pueden acceder a Project Server y, por tanto, a los proyectos.
Sí, he dicho proyectos. Este sistema te permitirá realizar la gestión de varios proyectos en paralelo y todos se alimentarán de los datos que se guardan en esa base de datos. Esto en una gran ventaja. Te hago un adelanto de lo que veremos. En un proyecto de MS Project creas tareas y asignas recursos a cada una de ellas. Trabajando en local sabrás la carga de trabajo de un recurso en un proyecto. El problema está en los recursos que trabajan para varios proyectos a la vez. Gracias a Project Server, la base de datos comparte los recursos y agrupa la información de todos los proyectos. Así, puedes saber si un recurso está sobrecargado al soportar trabajo de varios proyectos.
Microsoft Project Server permite la gestión de una cartera en la que se gestionan los proyectos y recursos de una organización.
Conclusión
En los próximos posts te voy a explicar cómo funciona esta completa herramienta de gestión de proyectos. A pesar de que inicialmente tiene un enfoque local, para gestionar un único proyecto por archivo, Project Server soluciona los procesos de administración de proyectos en organizaciones que comparten recursos.
“A la gloria de los más famosos se adscribe siempre algo de la miopía de los admiradores”.
George C. Lichtenberg