El concepto de multitarea en Kanban se refiere a la situación en la que un miembro del equipo tiene en ejecución más de una tarea. Aquí te explico sus implicaciones.
Esta idea está directamente relacionada con la distribución de las tareas en el trabajo en curso. Y se trata algo fundamental en Kanban para evitar los atascos de tareas. Cuando te hablé de esto mencioné que una de las ventajas de limitar el número de tareas activas es que se reducen los tiempos.
Los tiempos entre tareas
Como siempre la manera más sencilla de entender esto es con un ejemplo. Supón que un miembro de tu equipo tiene asignadas tres tareas. Puedes dar por hecho que será equivalente si alterna su dedicación entre las tres tareas a lo largo de su jornada de trabajo que si se dedica a ellas de manera secuencial. Es un error.
El cambio de contexto al pasar de una tarea a otra le hace perder un cierto tiempo del que dedicaría a cada tarea adicional. Gerald Weinberg, en su libro Quality Software Managenment: Systems Thinking, considera que en el cambio de tareas se destina un 20% del tiempo.
En el ejemplo, el trabajador puede dedicarse por entero a una tarea y sólo cuando la haya concluido pasar a la siguiente. De manera secuencial sólo se producirán dos cambios de contexto. Sin embargo, si a mitad de una tarea cambia a desarrollar otra, antes de acabar pasa a una tercera, después vuelve a la primera y así en varias ocasiones, el tiempo perdido entre tareas se multiplica.
Además, realizar tareas de manera secuencial tiene otra ventaja. Los plazos en los que se acaban las tareas llegan antes. Así, se consigue que puedan ser entregadas a los clientes con antelación.
El miembro multitarea en Kanban
En muchas ocasiones pensamos que tener en nuestro equipo a miembros capaces de realizar varias tareas en paralelo es positivo. Ya hemos visto que no es cierto, se trata de una práctica que da resultados negativos.
Te propongo un ejercicio práctico. Se trata de una pequeña prueba. En un papel dibuja una tabla con tres columnas y diez filas. Cada columna representa una tarea que debes realizar y cada fila es una parte de las acciones correspondientes a cada una de las tareas. La primera tarea consiste en que en las celdas de la primera columna escribas los números del 1 al 10. Para la segunda tarea haz lo mismo con las letras de la A a la J. Y, por último, en la tercera tarea tienes que escribir en números romanos del I al X.
En una hoja realiza las tres tareas de manera secuencial. La primera tarea, la segunda y, finalmente, la tercera. A continuación, en otro papel realiza las tres tareas en modo multitarea, es decir, por filas. La primera fila será 1, A, I; la segunda será 2, B, II; y así sucesivamente hasta completar las diez filas.
¿Hace falta que te cronometres? Seguramente no. Te habrás dado cuenta que resulta mucho más eficaz realizar las tareas de manera secuencial.
En gestión de proyectos en los que apliquemos la metodología Kanban ocurre lo mismo. Dejar tareas a medias lo único que origina es alargar los plazos de ejecución de las tareas y retrasos en su finalización.
Conclusión
La multitarea en Kanban, como en cualquier proyecto es, sin duda, un procedimiento ineficaz. En ocasiones, no lo dudo, es inevitable. Pero ten en cuenta esta idea de cara a la planificación del trabajo de tu equipo. Siempre que sea posible evita que un miembro de tu equipo tenga que realizar más de una tarea en paralelo.
“Cuando en el mundo aparece un verdadero genio, puede reconocérsele por este signo: todos los necios se conjuran contra él”.
Jonathan Swift