La Oficina de Gestión de Proyectos es el centro neurálgico de la gestión de proyectos en una organización. En estos posts te hablaré de su importancia.
Vaya por delante que yo nunca he trabajado con una PMO. Su existencia es propia de grandes empresas que están especialmente preocupadas por el desarrollo de programas y proyectos. Y, para bien o para mal, ese no ha sido mi caso.
La Oficina de Gestión de Proyectos
También se las conoce como PMO (Project Management Office), u Oficina de Programas y Proyectos. Se trata de un departamento o área dentro de la organización que define, coordina, organiza… los procesos, metodologías, conocimientos… aplicables a la gestión de proyectos.
Qué no es una Oficina de Gestión de Proyectos
No sólo es importante conocer qué es una PMO. En este caso, es esencial que quede claro qué no es. En este sentido, hay dos funciones que nunca deben asociarse con ella.
Una Oficina de Gestión de Proyectos no gestiona proyectos, al menos no directamente. Para eso estamos los directores de proyectos. La PMO deberá apoyar y asesorar, pero la responsabilidad en la gestión recae en los directores.
Por otro lado, una PMO no establece la estrategia de la empresa. Es la dirección de la empresa quien se encarga de indicar el rumbo que debe seguir. Si lo necesita, de nuevo, puede apoyarse en la Oficina. Sin embargo, nunca será decisión de ésta el camino a seguir por la compañía.
Aunque resulte obvio, me gustaría que quedaran claros varios aspectos. Una PMO no es una persona. Tampoco es un grupo de gerentes de proyectos. No es un grupo de proyectos o el programa de la compañía. Ni, tampoco, se trata de una metodología de trabajo para la gestión de proyectos en la empresa. Aunque sí aporta recursos, no son los recursos en sí mismos a disposición arbitraria de los responsables de los proyectos. Y, desde luego, tampoco es simplemente una base de datos de información relacionada con los proyectos presentes y pasados.
Qué es una Oficina de Gestión de Proyectos
Teniendo en cuenta lo anterior, una PMO se encarga de actuar como nexo de unión entre esa estrategia y los proyectos que se desarrollen.
Se encarga de proporcionar y estandarizar buenas prácticas en el desarrollo de proyectos dentro de la organización. Es capaz, con el paso del tiempo, de aportar madurez y conocimientos basados en la experiencia.
Su papel, especialmente a corto plazo, puede parecer irrelevante. Y, desgraciadamente, existe poco convencimiento del valor que puede aportar a una compañía. Y lo cierto es que, a la larga, representa una ayuda extremadamente valiosa para alcanzar un alto porcentaje de éxito en la ejecución de proyectos.
En los próximos posts te hablaré en profundidad de todas las funciones que puede acaparar una Oficina.
Esas funciones se traducen en ventajas que pueden aprovechar los integrantes de los equipos de trabajo. Y, gracias a ellas, alcanzan mejores cotas de productividad, niveles de calidad elevados, recortes en el tiempo de ejecución de los proyectos.
Del mismo modo, la empresa se verá beneficiada al existir un alineamiento entre los objetivos globales y los propios de cada proyecto.
Conclusiones
Una Oficina de Gestión de Proyectos es un elemento clave para aumentar el éxito y la rentabilidad de los proyectos.
Sin embargo, por su dimensión es algo propio de empresas grandes y no de todas. Es comprensible su limitada implantación en las pequeñas debido al coste que conlleva. Pero incluso entre las grandes, sólo las que cuentan con una visión orientada a optimizar la eficacia entienden su importancia.
«Cada cosa tiene su utilidad en la tierra, y el más insignificante objeto en apariencia ha producido milagros. El arte de la música debe su origen a una caña, la arquitectura a un matorral de acebo».
Johan Wolfgang von Goethe