Las opciones en Odoo te permiten configurar los detalles de la operativa de trabajo con esta herramienta. Vamos a repasar cada apartado.
Opciones en Odoo
Con este post concluiremos el recorrido por la sección Ajustes de Odoo. Éste se corresponde con el último ítem del menú.
Al acceder te encontrarás en una página con una estructura muy similar a las del resto de opciones de Ajustes. Sin embargo, a la izquierda una barra vertical te permite seleccionar si deseas realizar modificaciones en la configuración general o en la de una aplicación determinada.
Una vez que te sitúas en una de esas configuraciones encontrarás en la zona principal de la ventana diversas secciones con los posibles ajustes a aplicar.
Opciones generales en Odoo
Documentos de negocios
- Format. En este apartado puedes establecer el tamaño del papel que utilizarás a la hora de imprimir documentos.
- Document Template. Odoo te proporciona varios diseños de documentos. Además, te permite incluir el logo, un lema y un texto que añadirá en el pie de página. Por defecto utiliza el logo que hayas incluido al crear tu cuenta de usuario, pero tienes la posibilidad de modificarlo.
Debates
Los ajustes que definas en este bloque se corresponden con la aplicación «Debates», destinada a la comunicación. En el post sobre la navegación en Odoo te comenté que la instala siempre por defecto.
- Activities. Puedes configurar los tipos de actividad con los que tu equipo se interrelacionará. En este apartado encontrarás por defecto varios tipos, pero tú puedes añadir los que necesites y modificar los existentes. La configuración de actividades permite definir cadenas de acciones. Es decir, puedes establecer que después de una reunión haya que hacer algo relacionado con lo tratado en ella y que cuando se finalice se envíe a los interesados un correo electrónico. Así la «Reunión» se enlaza con algo «Por Hacer» y esto con «Correo electrónico». Además tienes la posibilidad de establecer un espacio de tiempo entre una actividad y otra. Como te decía puedes añadir las actividades que necesites y crear las variaciones de éstas que te sean útiles.
- Servidor de correo externo. Si por razones técnicas lo necesitas, puedes utilizar servidores de correo ajenos a Odoo.
Usuarios
- Digest Email. Una de las opciones en Odoo es enviar periódicamente un correo electrónico a los usuarios con datos relevantes del proyecto. Aquí defines no sólo la periodicidad. También puedes agregar o eliminar usuarios de la lista de envío y concretar los KPI que se incluirán en el informe. Lo interesante es que puedes crear varios modelos de correo con frecuencias de envío, contenido y destinatarios diferentes.
- Permisos de acceso. Aquí puedes establecer los permisos y las preferencias de que dispondrán, por defecto, los nuevos usuarios. Así evitas realizar modificaciones en cada ficha de usuario en los Ajustes en Odoo.
- Cuenta de cliente. Puedes permitir a los clientes que accedan libremente a tu web o que requieran una invitación por tu parte. Esto no se refiere a los usuarios que participan sino a los clientes a los que puedes proporcionar información.
- Reiniciar contraseña. Si lo deseas puedes habilitar el restablecimiento de la contraseña en la página de inicio de sesión.
- Importación y exportación. Por defecto está disponible la posibilidad de importar y exportar contenido en diversos formatos electrónicos. Si lo consideras conveniente puedes deshabilitar esta posibilidad.
Multi-empresas
Entre las opciones en Odoo ésta puede ser en algún caso muy interesante o totalmente innecesaria. Se trata de trabajar con varias empresas con contabilidades independientes. El sistema te permite que ambas empresas compartan la agenda de contactos de las compañías para las que trabajan.
Además, se pueden efectuar relaciones comerciales entre esas empresas. Sin embargo, esto implica la instalación de varias aplicaciones, lo que conlleva el pago de las licencias correspondientes.
Impresiones postales
En este apartado puedes establecer dos aspectos de la impresión de documentos. Uno es que imprima los documentos por las dos caras y el otro es que lo haga en color.
Odoo Cloud Notification (OCN)
Si instalas la aplicación móvil, ya sea en Android o en iOS, puedes recibir notificaciones ante eventos de la herramienta.
Integraciones
Odoo permite integraciones con plataformas externas. Como es habitual cabe destacar la posibilidad de utilizar algunos de los servicios gratuitos de Google. Si lo necesitas puedes utilizar Google Drive, el Calendario de Google o sus hojas de cálculo. Ten en cuenta que para hacerlo tienes que facilitar los permisos correspondientes para que Odoo se comunique con esas aplicaciones.
Opciones en Odoo para Proyecto
Tasks Management
- Pads colaborativos. Odoo permite, si activas esta opción, que varios usuarios trabajen de forma colaborativa en una tarea. Así, esos usuarios contribuyen a añadir contenido pero quedando diferenciado lo que hace cada uno con un color distinto. Para ello tendrías que utilizar una de las integraciones de las opciones generales.
- Subtarea. Una forma de organizar mejor el trabajo es dividir actividades complejas en otras más sencillas. Las subtareas cumplen con esa función.
- Use Rating on Project. En este apartado puedes definir los estados por los que pasa una tarea en su desarrollo. Incluso establecer un modelo de correo electrónico para enviar, en cada caso, a los interesados.
- Task logs. Esta opción activa el seguimiento de tiempo de ejecución de las tareas. Sin embargo, obliga a la adquisición de otra de las herramientas de Odoo. Si utilizas la solución gratuita, al activar esta funcionalidad pasarías a una versión de pago.
Gestión del tiempo
Con esta opción en Odoo puedes planificar con mayor precisión la dedicación de tiempo de ejecución de los proyectos.
Conclusiones
Las opciones en Odoo te permiten configurar muchos aspectos esenciales de la forma de utilizar esta herramienta. Aunque puedes modificarlos según tus necesidades conviene conocer todas sus posibilidades y definirlas cuanto antes.
«Todo el mundo quiere llegar a viejo, pero nadie quiere serlo».
Martin Held