Quiero dar a este post un giro optimista, las oportunidades en proyectos también existen. Hace tiempo vimos una serie de posts en los que te explicaba cómo actuar ante los riesgos en proyectos. Pero no todo va a ser malo. A lo largo del ciclo de vida de un proyecto te puedes encontrar con situaciones no previstas que resulten positivas. No las puedes dejar pasar sin más.
Igual que tienes que estar preparado para enfrentarte a las situaciones de riesgo, debes estar atento para aprovechar las oportunidades.
La planificación de las oportunidades en proyectos
No debes contar con que te vayas a encontrar con ellas. Por consiguiente, no las incluyas en tu planificación. Me he encontrado demasiadas veces que en una planificación se tienen en cuenta circunstancias poco realistas. Ya sabes, el cuento de la lechera. Y cuando eso que se esperaba no ocurre toda la planificación se derrumba.
Lo he dicho muchas veces que la planificación se suele ver afectada por imprevistos. Es inevitable. Pero lo que no podemos hacer es incluir en nuestro proyecto situaciones con escasas posibilidades de ocurrir. Las oportunidades en proyectos como en cualquier ámbito tienen carácter excepcional.
Sin embargo, sí debes estar preparado para actuar con rapidez cuando surjan. En este sentido conviene tener un protocolo de actuación ante los casos que se puedan considerar más evidentes.
Por ejemplo, un caso sencillo puede ser que una tarea se concluya antes de lo esperado. Ante esto no puedes desaprovechar la ventaja que se te ofrece. Reestructura el calendario para ganar tiempo al proyecto. Si surge una oferta de materiales necesarios para el proyecto debes valorar cómo afecta al presupuesto del proyecto.
La adaptación del proyecto por las oportunidades
Como comentaba antes no puedes realizar la planificación en espera de que aparezcan esas oportunidades. Por consiguiente, una vez que éstas se han materializado te toca trasladar sus efectos al proyecto. Tanto si se trata de un ajuste económico en el presupuesto, como si implica una reestructuración del cronograma al haber ganado tiempo.
Disponer de oportunidades puede suponer dar un giro total al proyecto. Su carácter excepcional e inesperado te obliga a ti, como responsable del proyecto, a actuar con rapidez y decisión.
Otro ejemplo. Supón que tu proyecto consiste en la puesta en marcha de un programa o una aplicación web. Cuando aún faltan meses para concluir de acuerdo con la planificación se presenta la oportunidad. Una noticia relacionada con el tipo de aplicación, un cambio en el mercado… lo que sea. El caso es que ese es el momento para sacar a la luz la aplicación. Como responsable del proyecto debes valorar si resulta interesante ofrecer la aplicación en esas circunstancias. Sí, es una aplicación incompleta pero a lo largo de las siguientes semanas se pueden realizar actualizaciones que la complementen. Sin embargo, aprovechar esa oportunidad puede suponer que acapares una mayor cuota de mercado que si esperas a tener la aplicación terminada.
Conclusión
De manera similar a los riesgos, las oportunidades en proyectos es algo con lo que debemos convivir. Nunca cuentes con que vas a encontrarte con oportunidades, pero debes estar preparado para agarrarte a aquella que se te presente. Aprovechar las oportunidades puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso.
“Las gentes que no saben aburrirse y perder el tiempo ellos solos, son el azote de las personas que trabajan , víctimas de su importunidad”.
Michel Déon