Ante los atascos debes optimizar el flujo en Kanban. La mejor manera de lograrlo es dividiendo. Sigue leyendo y verás cómo.
¿Con qué cuentas para optimizar el flujo en Kanban?
Para entender este post tienes que tener claros los conceptos básicos de la metodología Kanban. Te voy a hacer un resumen de lo que hemos tratado hasta ahora.
La idea que debes tener siempre en mente cuando trabajas en un proyecto Kanban es el trabajo “Just In Time” (JIT). Esto quiere decir que haya los menos trabajos parados o tareas aplazadas. De ahí que sea muy importante optimizar el flujo de trabajo.
Para seguir esta metodología es imprescindible utilizar un Panel Kanban. En él tienes una visión esquematizada del estado de las tareas y su ubicación en el flujo de trabajo. Es importante que este panel esté a la vista de todos los miembros de tu equipo. Que quede claro si se producen atascos en el proceso.
Un concepto que debes tener claro es el trabajo en curso (Work In Progress – WIP). Es decir, esas tareas que están en proceso que, aunque no se esté trabajando en ellas, aún no se han finalizado. Algo muy importante en la gestión que debes hacer en tu proyecto es limitar el trabajo en curso al mínimo posible. Esto conlleva dos ventajas directas que verás en tu proyecto. Por un lado, los plazos de entrega se acortan. Por otro, la calidad aumenta.
Y, lo más importante de todo. Para conseguir esto necesitas un equipo Kanban. No cualquier equipo. Uno que, además de cualificación y capacidad, disponga de implicación en el proyecto. Y esto no es algo que venga de serie con la persona. Debes promoverlo tú como responsable del proyecto. En este sentido la cultura Kaizen es una ayuda fabulosa para conseguir los mejores resultados.
Dividir fases para optimizar el flujo en Kanban
En el ejemplo que hemos estado viendo en esta serie de posts conseguimos solucionar un atasco gracias al cambio de un miembro del equipo de una fase a otra. Así ayuda en una fase en la que se bloqueaban trabajos. Este movimiento se automatiza gracias a los límites WIP. Sin embargo, previsiblemente es algo que volverá a pasar tarde o temprano, ya que no hemos cambiado la estructura organizativa.
La mejor opción para optimizar el flujo en Kanban es dividir la fase en la que se supera el límite del trabajo en curso. Como ves en el panel inicial se ha alcanzado el límite WIP en la fase de desarrollo. Tu labor será averiguar por qué en la fase de implementación no se alcanza un ritmo trabajo que saque el trabajo deseado.
Supongamos que el implementador se encuentra con problemas en los programas y le cuesta adaptarlos a las necesidades de los clientes. La manera de optimizar este flujo de trabajo es hacer que uno de los desarrolladores se dedique a hacer un control de calidad. De esta manera los productos llegan al implantador en perfectas condiciones para proceder a la instalación a los clientes.
¿Cómo se traslada esto a tu proyecto?
En primer lugar debes reestructurar el Panel Kanban. Tendrás que añadir una nueva fase en el proceso de tu proyecto. Una fase intermedia entre la de desarrollo y la de implantación.
Un segundo paso a tener en cuenta es volver a calcular los límites WIP. En este ejemplo, la fase de desarrollo tenía un límite WIP de 9. Lógicamente esto debe variar. Vamos a trasladar 4 tareas de la fase de desarrollo a la nueva de control de calidad. Así los nuevos límites WIP serán de 5 para la fase de desarrollo y 4 para la de calidad.
Hasta aquí hemos hecho un trabajo de gestión y organización que, en principio, conlleva, como mucho, un poco de trabajo.
¿Cuál es el factor fundamental en este proceso?
Todo esto sería imposible si no contaras con alguien especial en tu equipo Kanban, un trabajador T. Esa persona que tiene la capacidad de adaptarse a realizar otras funciones al margen de las específicas para las que se le contrató. Alguien con motivación, con curiosidad por probar cosas nuevas y con empatía para colaborar con los otros miembros del equipo.
Ese trabajador T ha pasado de la fase de desarrollo a la de control de calidad. Ha aceptado dejar sus tareas habituales por otras para optimizar el flujo en Kanban. Esto es, en definitiva, un apoyo por su parte al equipo y al proyecto.
Conclusión
La división de las fases que alcanzan los límites de trabajo en curso es la mejor manera de optimizar el flujo en Kanban. Esta mejora del flujo se traducirá en una mayor velocidad de ejecución de las tareas. Algo que ya hemos visto que reporta ventajas tanto al cliente como a la empresa.
“Por muchos idiomas que se dominen, cuando uno se corta al afeitarse, siempre se utiliza la lengua materna”.
Eddie Constantine