El menú Organización en Toodledo (Organize) te permite crear las características que definirán las tareas de tu sistema. Hoy te explico cómo gestionarlo.
La definición de tareas en Toodledo
Antes de entrar a conocer el menú quiero dar un repaso a las tareas.
En primer lugar, te recuerdo, que como te mencioné en el post de presentación de Toodledo, ésta se trata de una herramienta más enfocada a la metodología GTD (Getting Things Done) que a la gestión de proyectos.
En este sentido, debes descartar la idea de funcionamiento de las tareas en herramientas de gestión de proyectos. Smartsheet, MS Project, Ganttproject o Projectplace están enfocadas a una planificación de un proyecto para un equipo de trabajo. Aquí no hay un diagrama de Gantt, ni tampoco una gestión de dependencias entre tareas. Tampoco, salvo en las versiones de pago, se puede asociar una tarea a un miembro de tu equipo.
En cambio, la organización en Toodledo te permite definir las características de cada tarea. Esto, por su parte, lo vincula directamente con la filosofía GTD. La idea es poder orientar las tareas a objetivos, ubicarlas en localizaciones, circunscribirlas temporalmente, etc.
La gran ventaja de Toodledo es que te ofrece la posibilidad de asignar a cada tarea una gran cantidad de campos. De esta manera, cubre de sobra las necesidades que GTD solicita para una gestión adecuada.
Organización en Toodledo
Igual que el menú de herramientas y la configuración general, puedes acceder a este menú desde el botón de tu cuenta situado en la esquina superior derecha.
De nuevo encontrarás algunos enlaces con un icono con el diseño de un candado. Se trata de las opciones para cuentas de pago. Vamos a centrarnos en las disponibles con la cuenta gratuita.
Entre todas las características que puedes especificar en una tarea hay algunas que no requieren configuración. Por ejemplo, una fecha de finalización no la necesita, o en el caso de la prioridad ya viene definida por el sistema. Conozcamos las que sí puedes definir tú.
Folders
Las carpetas son una manera de organizar las tareas por temáticas. Te pueden servir para agrupar tareas relacionadas con el trabajo, la casa, las vacaciones. Así, puedes diferenciar las que estén asociadas a cada una de estas áreas. Ten en cuenta que una tarea puede estar en una carpeta o en ninguna, pero no en dos a la vez.
El funcionamiento es muy sencillo. Sólo tienes que introducir el nombre de la carpeta en el cuadro de texto y pinchar en el botón “Add Folder”. Debajo parecerá una relación de las carpetas que hayas creado con estas opciones.
- El icono de las cuatro flechas te permite alterar el orden de los elementos del listado.
- Puedes modificar el nombre si lo deseas sobre escribiendo el existente.
- Archived. Esta casilla te permite guardar una carpeta que no uses, pero no desees eliminar. Al hacerlo seguirá siendo accesible pero no de manera directa.
- Private. En el caso de cuentas de pago con más de un usuario, esta opción te permite ocultar esa carpeta al resto del equipo.
- View related task. Te lleva a la pantalla principal aplicando un filtro para visualizar las tareas de esa carpeta.
- Remove. Te permite eliminar la carpeta. En este caso sólo se elimina la carpeta, pero no su contenido, por lo que las tareas contenidas en ella se quedarán fuera de las carpetas.
Contexts
Con esta terminología propia de GTD, la organización en Toodledo te ofrece la posibilidad de asociar las tareas según tu localización o lo que estés haciendo. Algunos ejemplos de contextos habituales serían calle, casa, trabajo.
La operativa es exactamente la misma que con las carpetas. La única diferencia es que, en este caso no existe la posibilidad de archivar un contexto. Tiene sentido archivar, por ejemplo, la carpeta vacaciones a lo largo del invierno, pero los contextos son mucho más estables y suelen permanecer activos constantemente.
Goals
La consecución de objetivos es otro de los puntos clave en la metodología GTD. Además debes orientar éstos a enfoque a corto, largo plazo u objetivos vitales. La organización en Toodledo te lo pone fácil.
Con un mecanismo similar a los casos anteriores sólo necesitas seleccionar del desplegable el nivel al que asocias cada objetivo. Además, la casilla “Contributes to” te permite enlazar un objetivo con los de nivel superior. Es decir, trabajar para alcanzar un objetivo de nivel inferior te permite avanzar en la consecución de uno de más alto nivel.
En este caso, tienes las mismas opciones que en las carpetas, con la diferencia que el sistema ordena los objetivos según su nivel.
Adicionalmente, verás una cadena en cada objetivo. Se trata de un sistema de motivación. Cada tarea que completes asociada a un objetivo se reflejará en los eslabones. Y cada día que contribuyas con acciones orientadas al objetivo marcarán un eslabón de la cadena. En el caso de que un día se frene el progreso la cadena se romperá. Esto se puede considerar una ayuda para la aplicación del método Seinfeld del que te hablé hace tiempo.
Locations
Esta opción te permite identificar ubicaciones en las que las tareas deben completarse. Algo similar a los contextos, pero orientados a una localización concreta. Además tienes la posibilidad de activar la ubicación asociada a tu teléfono móvil o a tu ordenador de sobremesa.
Básicamente puedes identificar cada localización con un nombre y añadir la dirección.
Tags
Las etiquetas son una manera de identificar las tareas con una palabra o frase que la caracterice. El uso que le des a esta característica depende de tus necesidades Puedes utilizar etiquetas del tipo: paso 1, paso 2… o esperando datos de mi jefe, o intentar mejorar los resultados del mes pasado…
A diferencia de los casos anteriores, las etiquetas se añaden a las tareas en el momento de crearlas. En este apartado sólo puedes gestionarlas. En todos los casos anteriores sólo tienes la opción de asociar una característica por tarea. En el caso de las etiquetas, una tarea puede contener varias etiquetas. Esto lo consigues separándolas con comas.
Conclusión
La organización en Toodledo te permite definir las características que podrás aplicar a tus tareas. Debes saber que en cualquier momento puedes acceder a este apartado y realizar las modificaciones que consideres oportunas. De hecho es importante que tu experiencia te aporte ideas que puedas aplicar. Sin embargo, te recomiendo que antes de comenzar a trabajar con Toodledo dediques un rato a pensar como configurar todos estos campos.
“Se puede confiar en las malas personas, no cambian jamás”.
William Faulkner