Organizar en GTD es el paso que te permite dejar cada elemento en su sitio. Así, sabrás qué es importante en cada momento. Descubre cómo hacerlo.
Ya estamos en el tercero de los 5 pasos de GTD para tener el control de todo lo que te afecta. Tras la recopilación y el procesado de los elementos tienes que distribuirlos de manera ordenada.
Getting Things Done establece unas categorías en las que debes organizar las tareas. Sin embargo, es tu decisión seguir al pie de la letra este sistema o adaptarlo a una metodología que se ajuste mejor a tus necesidades.
Las categorías para organizar en GTD
Estas son las categorías mínimas que propone GTD para que tu sistema de control sea efectivo. No obstante, a ellas podrás añadir las que te sean de utilidad.
Acciones
En esta categoría se incluyen todos aquellos elementos que requieren una actuación por tu parte. Se trata de compromisos, tareas, citas, reuniones, llamadas, etc. El proceso de organizar estas acciones pasa por definir el qué momento debes realizarlas.
Como te expliqué en el post sobre el procesado dispones de una lista que define aquellas tareas que debes realizar próximamente. La puedes llamar “Próximas tareas”, “Acciones siguientes” o como te resulte más sencillo para identificarla. Sitúa en ella las acciones que debes hacer cuanto antes, pero que no tienen una fecha y hora concreta.
Sin embargo, hay otras acciones de las que sabes de antemano cuando tienes que realizarlas. Una reunión, quizá una llamada, una cita o una visita al médico. Todas ellas tienen una fecha y hora específicas en las que las tienes que completar. En este caso, debes registrarlas en un calendario. Pero ten en cuenta que lo que apuntes en el calendario es de “obligado” cumplimiento. Es decir, si lo anotas en el calendario es porque no hay otro momento para realizarlo. Una reunión es un día a una hora determinados, y no es algo que puedas cambiar arbitrariamente. Para otras tareas tienes la lista de Acciones siguientes.
En ocasiones tienes que organizar en GTD acciones que tienes que hacer tú pero dependen de un tercero. Se trata de acciones que requieren un paso previo de otra persona para que puedas completar tu parte. Por ejemplo, tienes que pasar el presupuesto de un proyecto de una página web. Sin embargo, necesitas que previamente alguien de tu equipo te dé una estimación de horas de trabajo. No puedes completar tu tarea hasta que te faciliten esa información. Esta tarea debes enviarla a una lista de “Acciones en espera”, en la que registres las tareas que están pendientes de que alguien haga algo.
Incubar
En el proceso de organizar en GTD se utiliza el término “incubar” para referirse a aquellas acciones que de momento no vas a realizar. Hay dos variedades.
Por una parte, están las acciones que no necesitas hacer próximamente. Las situarás en la lista “Algún día”. Se trata de tareas que no son urgentes y que puedes dejar para más adelante. No quiere decir que las retrases por obligación. Las puedes hacer en cualquier momento que tengas disponible si te resulta conveniente. Además si lo consideras oportuno las puedes añadir a la lista de “Siguientes tareas”.
Por otra parte, existe otra lista llamada “Archivo de seguimiento”. En ella registras aquellas acciones que no tiene sentido realizar ahora, pero quieres hacerlo en el futuro. Por ejemplo, puedes anotar en agosto la tarea de comprar los regalos de Navidad. Es una tarea que no tienes que revisar constantemente hasta que se acerque la fecha límite.
Documentación
Se trata del material de apoyo que es interesante para ti pero que no requiere que realices una acción.
Aquí se acumula mucha documentación y es conveniente que organices muy bien todos los elementos que acaban en esta lista. En ocasiones se trata de documentación relativa a tareas o proyectos y debes poder relacionarlo con ellos. Otras veces es sólo material de consulta al que accedes de forma esporádica.
En cualquier caso, lo importante es que tengas claro que en esta lista no se debe registrar ningún elemento que implique una acción.
Utilizar contextos para organizar en GTD
He querido dedicar un espacio especial en este post a los contextos porque creo que es esencial entender este concepto. Disponer de un sistema de contextos bien elaborado hace que el sistema funcione con eficacia.
Pero ¿qué es un contexto? El término contexto se refiere al entorno en el que te encuentras para realizar determinadas tareas. Con ejemplos me podré explicar mejor.
Si tienes una tarea que es hablar con tu equipo de trabajo podrías incluirla en un contexto llamado “oficina”. Es decir, difícilmente podrás realizar esa tarea por la calle. Lo normal es que cuando estés en la oficina realices esa tarea, cuando tienes a todo tu equipo accesible.
Si la tarea es poner la lavadora, el contexto puede ser “casa”. Se trata de una tarea que sólo puedes hacer si estás en casa.
En conclusión, se trata de “etiquetar” las tareas de manera que puedas identificar las que sean ejecutables en cada entorno. Y he utilizado la palabra etiquetar porque puedes asignar contextos con etiquetas. Sin embargo, también puedes utilizar carpetas, listas secundarias o el sistema que te resulte más cómodo.
Si te encuentras en un lugar tranquilo adecuado para hablar por teléfono, puedes buscar en un contexto denominado “llamadas”. Ahí encontrarías qué llamadas tienes que hacer y puedes aprovechar a hacer todas las que tengas pendientes.
Si estás con un ordenador localiza un contexto en el que tengas identificados los trabajos que debas hacer con el ordenador.
Cuando se acumulan gran cantidad de acciones la organización en contextos te facilita la búsqueda de las tareas. Así saber qué puedes y debes hacer según el entorno es mucho más sencillo.
Conclusión
El proceso de organizar en GTD es lo que aporta eficacia a la gestión de los elementos. Esta labor hará que sepas qué buscar y dónde hacerlo.
“En este mundo no hay nada cierto, salvo la muerte y los impuestos”.
Benjamín Franklin