Desde el punto de vista estratégico el plan de alcance debe diseñarse de acuerdo con las características de la empresa. Cuando el grupo directivo o el responsable del portafolio de una empresa se plantea los objetivos a alcanzar debe ser consecuente con el tamaño de la empresa y los medios con los que cuenta. No tiene sentido que una pyme ponga en marcha un proyecto para la construcción de un aeropuerto en Londres. O que un proyecto para abrir una tienda de barrio se haga con un presupuesto de miles de millones de euros. Sería ridículo.
Proceso de planificación del alcance
La planificación del alcance es una herramienta que establece las bases de referencia para definir el alcance del proyecto.
En primer lugar se debe valorar qué factores y recursos propios de la empresa marcan la orientación del proyecto. Cuál es la política empresarial que define la organización. Con qué medios económicos contamos para llevar a cabo el proyecto. Qué recursos humanos están disponibles y en qué condiciones. Qué experiencia y conocimiento es relevante para el desarrollo del proyecto. Debemos ser realistas para que podamos definir correctamente el alcance del proyecto.
Tras esto, con el acta de constitución del proyecto se formaliza la puesta en marcha del proyecto.
El siguiente paso es la redacción del Enunciado del Alcance del Proyecto en el que se describe el objetivo del proyecto. Este es un objetivo preliminar que se irá perfilando más adelante hasta establecer uno definitivo.
Y a continuación se diseña el plan de gestión del proyecto para coordinar la ejecución de los distintos grupos de trabajo a lo largo del proyecto. Este plan de gestión también deberá adaptarse en función de las variaciones que sufra el alcance del proyecto.
El plan de alcance
Teniendo en cuenta todo lo anterior podremos gestionar el alcance del proyecto.
Basándonos en el enunciado preliminar podremos preparar un Enunciado del Alcance del Proyecto detallado. Gracias al cual podremos crear la EDT (Estructura de Desglose de Trabajo) adecuada. A su vez, se decidirá cómo se verificarán y aprobarán los productos intermedios de las distintas fases del proyecto. Y se estipulará la manera en la que se tramitarán las solicitudes de modificaciones en el enunciado del alcance. Es decir, como se propondrán cambios en el enunciado y si la valoración es positiva, cómo se integrarán estos cambios. Esto está relacionado con lo que ya hemos visto en relación con el control integrado de cambios.
Conclusión
Con el plan de alcance sentamos las bases para gestionar el alcance del proyecto. Nos basamos en las características de la empresa para definir un proyecto con un objetivo y unos recursos coherentes. Inicialmente partimos de un Acta de Constitución, de un Enunciado del Alcance y de un Plan de gestión preliminares. Sin embargo, con el plan de alcance establecemos los procedimientos para adaptar estos documentos en el momento en que se defina el alcance definitivo.
“El heroísmo no se puede exigir, pero la cobardía no se puede disculpar”.
Valentín Moragas Roger