El Plan de Gestión del Proyecto es la herramienta de trabajo fundamental del responsable del proyecto. A lo largo de los posts anteriores hemos mencionado muchas veces esta herramienta y que es una de las funciones principales de los gerentes de proyectos. Elaborar este plan implica la documentación de cada uno de los aspectos necesarios para la ejecución del proyecto.
¿Qué incluye un plan de gestión del proyecto?
No hay un único índice de contenidos. Dependiendo de la complejidad del proyecto el plan de gestión será más o menos extenso y su contenido más o menos denso.
Es lógico pensar que el plan de gestión que tiene que preparar un responsable de un proyecto de edificación de una planta química no tendrá nada que ver con el de un proyecto de implantación de una página web.
Para elaborarlo tendremos que realizar pequeños planes específicos de los distintos factores relevantes que intervienen en el proyecto. Estos planes estarán más o menos detallados dependiendo del tipo de proyecto.
Ya hemos hablado del cronograma, o diagrama de Gantt, y del presupuesto, que no suele faltar en el plan de gestión del proyecto. También habrá que añadir un plan de gestión de calidad, otro de gestión del personal, otro para la gestión de las comunicaciones, etc. Como decía antes, dependiendo del tipo de proyecto incluirá detalles específicos. Por ejemplo, en el caso de la planta química se deberán incluir planes de gestión medioambiental, de controles de calidad, etc.
¿Qué uso se le va a dar al plan?
El plan de gestión del proyecto se trata de la guía que le servirá al responsable para organizar y coordinar todos los grupos de trabajo, enlazar tareas, distribuir recursos, etc.
En lo referente a la comunicación es importante establecer una serie de protocolos de comunicación entre las partes interesadas. Sé por experiencia que establecer unas pautas evita malos entendidos y pérdidas de tiempo innecesarias.
La distribución de los recursos deja claro cómo se usarán estos, a qué grupo de trabajo se asignarán. En paralelo se establece qué productos intermedios se requerirá a cada uno de los grupos. El diagrama de Gantt establece las fechas de cada fase. Todo esto sirve de referencia a los distintos grupos de trabajo. Así conocerán y deberán llevar a la práctica sus tareas con los recursos de que disponga, en el periodo de tiempo establecido y con la exigencia de alcanzar una meta determinada.
Conclusión
El plan de gestión del proyecto es la herramienta que documenta y define cada fase del proyecto en todos los ámbitos necesarios dependiendo de su complejidad. En definitiva explica cómo se ejecuta, se controla y supervisa y, finalmente, se cierra el proyecto.
“El pesimista se queja del viento, el optimista espera que cambie, el realista ajusta las velas”.
William George Ward