El Plan de RRHH es el resultado al que debes llegar tras realizar los pasos que vimos en el post sobre la planificación del equipo de trabajo. La idea es documentar aquellos aspectos importantes que sirven para la organización del equipo del proyecto en su ejecución.
El contenido del Plan de RRHH dependerá del proyecto. Por una parte, lo deberás enfocar de una manera u otra en función de la naturaleza del proyecto, de la empresa o del sector. No es lo mismo un plan en el que organices el personal de un proyecto de investigación científica que el de implantación de una tienda online. Por otra parte, el nivel de detalle será distinto en un caso y en otro.
Debes de tener en cuenta tres bloques de información. Vamos a analizarlos.
Roles y responsabilidades en el Plan de RRHH
Cada miembro del equipo del proyecto tendrá asignado un rol que le sitúe en un nivel dentro de la organización. Esos roles le aportan determinadas capacidades en la toma de decisiones, niveles de responsabilidad, etc. Es esencial que los roles estén claramente definidos para que cada trabajador entienda su posición en el proyecto.
Las competencias de un responsable de departamento no tienen nada que ver con las de un auxiliar. No podrás exigir a un auxiliar que tome decisiones o que tenga capacidad para validar actuaciones.
En un Plan de RRHH correctamente estructurado hay coherencia en los roles. Quiero decir, que debes asignar de manera proporcional la responsabilidad, la competencia y la autoridad. El jefe de un departamento, como tal, es la máxima autoridad de su grupo de trabajo. Sus competencias, como te decía antes, son acordes con su puesto frente al auxiliar. Y, en consecuencia, sus responsabilidades también deben serlo. Jamás podrás responsabilizar al auxiliar por las decisiones o actuaciones que debe supervisar el jefe del departamento.
Organigrama del Proyecto
Un organigrama es una representación gráfica de los miembros del equipo estructurados por grupos de trabajo, departamentos o competencias. En este organigrama se incorporan las relaciones entre los miembros.
El nivel de detalle del organigrama dependerá siempre de la necesidad de exactitud y la complejidad del proyecto. No obstante, cuanto más específica sea esta representación menos dudas surgirán.
En el organigrama no es necesario que aparezcan cada uno de los miembros con nombre y apellidos, basta con una estructura por roles y departamentos. Eso sí, es muy importante que cada uno tenga clara su posición en el organigrama. De esta manera, todos saben dónde están ubicados en la estructura del proyecto y sus vinculaciones con los otros grupos de trabajo.
Plan de Gestión de Personal
Dentro del Plan de RRHH, el Plan de Gestión de Personal incluye una serie de información que afecta a los miembros del equipo. Esta información, como en los casos anteriores, debe ser tan completa y específica como consideres que el proyecto requiere. Te quiero indicar varios elementos que puedes incluir, pero tu criterio y tu experiencia te pueden ayudar a configurar un Plan de Gestión adecuado a tu proyecto.
- Adquisición de personal: Debes indicar cómo se realiza la selección de personal. Qué costes acarrea la incorporación de los miembros, o la sustitución de alguno de ellos.
- Horarios: Se trata de tener clara la necesidad de horas de trabajo ya sea de un miembro o un departamento. Esto sirve de guía para conocer la necesidad de recursos en cada área y así planificar la contratación del personal adecuado. Si consideras que durante dos meses necesitas dedicar 100 horas semanales en un departamento, puedes calcular que vas a necesitar más de dos empleados durante ese periodo.
Necesidades de formación - Necesidades de formación: Cuando se requiere que los miembros del equipo tengan conocimientos específicos puedes planificar la formación. Es importante que esa formación sea acorde con las necesidades del proyecto.
- Recompensas: En función del proyecto y la política de la empresa puedes establecer bonificaciones y reconocimientos a los miembros del equipo. No hace falta decirlo, pero esas recompensas deben ser asumibles por el presupuesto del proyecto. Por otro lado, aunque es difícil que todos piensen igual, las gratificaciones tienen que ser lo más justas posibles.
Conclusión
El Plan de RRHH debe ser tu referencia para la gestión del equipo de trabajo. Como te he estado diciendo, todo lo que hemos tratado es sólo una guía. Sin embargo, tu proyecto puede requerir que incluyas cualquier otra información que consideres relevante. Ten en cuenta que puedes llegar a detallarlo tanto como necesites.
“El virtuoso se conforma con soñar lo que el pecador realiza en la vida”.
Platón