La planificación de comunicaciones es el primer paso que debes dar en la gestión de las comunicaciones de tu proyecto. Se trata de que te respondas a estas preguntas:
¿Quién necesita la información? ¿Qué información debes compartir? ¿Cuándo la necesitará? ¿Cómo se realizará la comunicación? ¿Quién se encargará de transmitirla?
Aunque supongo que lo primero que te preguntas es ¿por dónde empiezo? No te preocupes, te voy a dar unas pautas para que te sea todo más fácil.
¿Qué debes tener en cuenta en la planificación de comunicaciones?
Uno de los elementos clave es la empresa, o la organización. No todas las empresas funcionan de la misma manera. Mientras que algunas están abiertas a que el responsable de un proyecto lo gestione según su criterio, otras establecen unas pautas internas. Es posible que te encuentres casos que te condicionan a la hora de compartir determinada información. Obviamente, se trata de normas que debes cumplir.
Cierta información puede ser especialmente sensible y estar sujeta a determinados niveles de confidencialidad. Esto es aplicable tanto por normativa legal, como por el acuerdo al que se haya llegado con un cliente.
En definitiva, tu planificación de comunicaciones puede estar limitada por el entorno del mercado, la normativa o la cultura de la empresa, es decir, factores ambientales del entorno del proyecto.
Ten en cuenta que a la hora de realizar la planificación del proyecto debes contar con las valoraciones de los miembros de tu equipo. Ellos te podrán indicar los plazos necesarios para el cumplimiento de las tareas requerimientos, etc. Su experiencia y sus conocimientos técnicos son fundamentales para ti. En consecuencia, deberás compartir con ellos la información necesaria para realizar la planificación y su seguimiento.
Dicho de otra manera, las restricciones nunca podrán llegar a limitar tanto que sea imposible realizar una planificación ni un seguimiento del proyecto.
La necesidad de información
Un elemento que debes considerar a la hora de efectuar tu planificación de comunicaciones es la necesidad de la información. Los miembros de tu equipo necesitan información. La necesitan para sacar adelante su trabajo. La necesitan porque serán más eficaces si entienden el estado global del proyecto. Y, también la necesitan porque les facilita el sentimiento de pertenencia al grupo.
Pero no toda la información es necesaria. Debes ser capaz de poder filtrar la información para que las comunicaciones no entorpezcan el desarrollo del proyecto. Evita aquello que sea irrelevante. Aquello que distraiga al equipo de su objetivo, aquello que les haga perder el tiempo. Identifica qué información requiere tu equipo.
El Plan de Gestión de las Comunicaciones
Se trata de una guía que debes seguir para la organización de las comunicaciones en tu proyecto. Teniendo en cuenta, por un lado las limitaciones y por otro las necesidades, puedes establecer unos parámetros a la hora de hacer la planificación de comunicaciones.
- Identifica qué información es la que se debe compartir.
- Quién debe recibir la información. Es habitual que no todo el mundo reciba toda la información.
- Quién será el encargado de transmitirla. Es muy posible que la información se distribuya desde varios departamentos. En estos casos puede hacerse una transferencia desde cada departamento a los demás, o que la información confluya en el encargado y éste se encargue de repartirla.
- Establece la frecuencia de las comunicaciones. Ten en cuenta que te encontrarás con varios tipos de información. Una que por su urgencia o importancia debe transmitirse con total rapidez. Otra que pese a su importancia no conlleva urgencia. Mientras que otra por su irrelevancia no debe robar nada de tiempo. Será de gran utilidad que crees un calendario para las comunicaciones habituales.
- Decide el medio de transmisión. No voy a extenderme en este punto. Ya conoces los medios de comunicación que hoy tenemos disponibles. Aplicaciones específicas de comunicación, otras que sin ser específicas facilitan enormemente los contactos entre los miembros de un equipo, las reuniones…
Conclusión
Al realizar la planificación de comunicaciones deber tener presentes dos aspectos. Por un lado, las limitaciones a las que te puedes enfrentar. Por otro, la necesidad que tienen los miembros de tu equipo de recibir información. Con esto sobre la mesa, crea un plan que defina qué información se transmitirá, quién lo hará, cómo y cuándo lo hará y quién la recibirá.
Lo ideal sería que tuvieras hecha la planificación de comunicaciones al comenzar la ejecución del proyecto. Sin embargo, no dudes en rectificar los procesos de las comunicaciones en tu proyecto si consideras que redundará en algo beneficioso.
El siguiente paso: la distribución de la información.
“Los ejemplos corrigen mucho mejor que las reprimendas”.
François Marie Arouet (Voltaire)