La planificación de RRHH es la primera fase en la gestión del equipo del proyecto. En este proceso tienes que determinar qué equipo necesitas para sacar adelante el proyecto. Por lo tanto, esta planificación no puedes hacerla a la ligera. Para llevarla a cabo debes tener en cuenta varios aspectos que condicionaran el resultado. Si controlas estos 5 puntos tu planificación será más efectiva.
Qué debes tener en cuenta en la planificación de RRHH
Factores ambientales de la empresa
Como tantas veces te he dicho, no existe una fórmula mágica, sólo guías que puedes seguir. Este caso no es una excepción. Cada empresa tiene unos condicionantes que te obligarán a estructurar tu equipo de trabajo de una manera determinada.
La organización interna de la compañía, las políticas de trabajo..., te forzarán a estructurar tu equipo de manera análoga al resto de la empresa.
Los aspectos técnicos del proyecto y del entorno en que se mueva la empresa también intervienen. Puedes verte obligado a hacer una planificación de RRHH en la que necesites personal de determinados departamentos por sus conocimientos técnicos.
Otro condicionante relacionado con la empresa es de carácter logístico. Me refiero a la dificultad que puedes encontrar si parte del equipo se encuentra localizado en ubicaciones distintas a las del resto.
Un último grupo de elementos a considerar en relación a la empresa es el relativo a la situación económica. Desde el punto de vista de la empresa, del sector, o a nivel global, una situación de crisis o de expansión va a condicionar sensiblemente tu planificación.
Experiencia organizativa
Tu experiencia o la de otros miembros de la organización agilizará el proceso de planificación de RRHH. Si en una empresa ya se han realizado proyectos previos contarás con dos elementos de gran utilidad.
Por una parte, los planes de procesos anteriores te servirán como base para tu proyecto. Sólo deberás ajustar el volumen del proyecto y adaptar los roles a las necesidades que tengas.
Por otra parte, aquellos miembros que ya hayan participado de otros proyectos tendrán más facilidad y conocimientos para el trabajo en proyectos. Serán de gran ayuda durante la planificación y en los procesos posteriores.
Plan de gestión del proyecto
El Plan de gestión del proyecto, del que forma parte el plan de gestión del equipo, es una guía para este proceso. En él puedes identificar los requisitos del proyecto y de ahí extraer las necesidades de personal necesario. A través del Plan de gestión de calidad sabrás qué nivel de cualificación debe tener el equipo.
Personal interno y externo
No olvides la posibilidad de llevar a cabo una gestión mixta del proyecto. No es imprescindible que todo el personal pertenezca a la organización. Siempre es viable la externalización de ciertas tareas. La falta de personal especializado en el momento de la ejecución del proyecto no obliga a su contratación.
Planificación del tiempo
En la planificación de RRHH no puedes olvidar ubicar las necesidades del equipo en relación con la planificación de las tareas. El diagrama de Gantt te ayudará a saber en qué fechas se requerirá a cada miembro del equipo. No tiene sentido que desde el primer momento incorpores a tu equipo del proyecto a determinado personal cuyas funciones no comenzarán hasta pasado un tiempo.
Conclusión
En la planificación de RRHH debes tener en cuenta estos factores que te ayudarán a realizar una mejor gestión del equipo. Gracias a ellos optimizarás tu esfuerzo en la planificación y el resultado será un grupo de trabajo más eficiente.
“Lo que importa verdaderamente en la vida no son los objetivos que nos marcamos, sino los caminos que seguimos para lograrlo”.
Peter Bamm