La planificación en la Cadena Crítica es tan importante o más que en cualquier otro método de gestión de proyectos. Para que tus proyectos sean exitosos debes planificar con un alto nivel de precisión los tiempos. En este post puedes conocer los secretos para realizar una planificación correcta en esta metodología.
La planificación en la Cadena Crítica
La Cadena Crítica propone un sistema de planificación análogo al habitual en los procesos de planificación de cualquier otro método. Como es lógico debes tener en consideración las variables que determinan el cronograma (Diagrama de Gantt).
A la hora de definir las tareas, resulta más sencillo comenzar por lo más general y progresivamente ir a lo más específico. A continuación tienes que asignar a cada una de las tareas una duración estimada. La planificación en la Cadena Crítica, como cualquier otra planificación, se verá afectada por las dependencias entre tareas
También debes valorar la disponibilidad de recursos a lo largo de la ejecución del proyecto. La necesidad de contar con recursos esenciales provoca que se alarguen los plazos en las actividades en las que estos recursos intervienen. Esto es debido a que las tareas críticas se ven obligadas a esperar a estos recursos.
En este punto puedes identificar la cadena crítica del proyecto, que es el conjunto de tareas que suponen el camino más largo hasta completar la ejecución del proyecto.
Hasta aquí la planificación ha discurrido por un proceso equiparable al de cualquier otro sistema de planificación en gestión de proyectos.
Ajustes en la planificación de la Cadena Crítica
Lo que marca la diferencia en la planificación de la Cadena Crítica son estos ajustes que se basan en cinco factores:
- Todas las tareas están condicionadas por un determinado nivel de incertidumbre.
- Al establecer una duración para la ejecución de una tarea, los responsables añaden un margen de tiempo extra.
- Normalmente ese colchón de tiempo no es necesario para completar la tarea. Se podría concluir cada una de ellas en un plazo que no incluya ese extra.
- Debido a que el margen es propio de cada tarea, si no se utiliza se malgasta. De acuerdo con la planificación los recursos están bloqueados por cada tarea mientras ésta no haya alcanzado su fecha de conclusión.
- Si una tarea sufre un retraso en su ejecución, éste va a afectar a las sucesivas tareas en el cronograma.
La planificación en la Cadena Crítica establece que se reduzcan los tiempos de ejecución. De esta manera, mientras que las probabilidades de entrega a tiempo habituales son del 95%, en esta metodología este porcentaje se reduce a un 50%.
El escudo ante esta situación son los amortiguadores. Sin embargo, éstos en lugar de formar parte de cada una de las tareas en la programación, se sitúan como una tarea independiente al final del proyecto. Es el “project buffer”.
Es fundamental realizar una gestión de este tiempo a lo largo de la ejecución del proyecto. Esto es debido a que es habitual que las tareas se alarguen más de lo establecido y requieran hacer uso de ese amortiguador.
Además del amortiguador del proyecto (project buffer) dispones de otros amortiguadores de los que puedes hacer uso si lo necesitas.
Ventajas de la planificación en la Cadena Crítica
Este método de planificación te va a permitir reducir los plazos de ejecución. No sólo sobre el papel. Los proyectos planificados de esta manera tienden a no retrasarse y con frecuencia a concluir antes de lo previsto. Habrás conseguido reducir la incertidumbre.
Otras metodologías de gestión de proyectos aportan una falsa sensación de control del proceso de ejecución. Sin embargo, ésta no tiene un fundamento real. Suele ocurrir que, en la práctica acaban apareciendo sorpresas desagradables de cara al cumplimiento de los plazos. Con la Cadena Crítica esta falsa seguridad desaparece, te exige estar pendiente de los plazos y de la gestión del buffer. No obstante, el resultado es siempre más satisfactorio.
Por necesidad en la gestión, se fomenta una comunicación mucho más efectiva con resultados muy favorables para alcanzar el éxito en los proyectos.
Conclusión
La planificación en la Cadena Crítica es muy similar a la de cualquier otro sistema de gestión de proyectos. Sin embargo, un pequeño matiz y una gestión eficaz permite solventar problemas de incumplimiento de plazos que afectan a multitud de proyectos.
“La conciencia no nos impide cometer pecados, pero desgraciadamente sí disfrutar de ellos”.
Salvador de Madariaga