La planificación en Prince2 es tan importante como en cualquier otra metodología de gestión de proyectos. De hecho, quizá tenga más relevancia que en muchas otras. Sigue leyendo para conocer las razones de que justifican que debas prestar especial atención a este aspecto.
La importancia de la planificación en Prince2
Teniendo en cuenta la estructura jerárquica de la organización en Prince2 y todos los roles que intervienen en el desarrollo de proyectos, la planificación en Prince2 es esencial. Debes ser capaz de proveer a todos los participantes en tus proyectos una perspectiva global. Tienen que ser capaces de comprender todo lo relativo al proyecto para saber qué se espera de ellos.
La metodología Prince2 define la planificación como “un documento, enmarcado en un método o esquema predefinido, que describe cómo, cuándo y quién es responsable de conseguir una serie de metas”.
En definitiva, gracias a la planificación en Prince2 todos los participantes deben conocer qué se espera de ellos para alcanzar los objetivos del proyecto.
Qué debe aportar una buena planificación en Prince2
Al elaborar el plan de tu proyecto debes asegurarte que quedan claros estos conceptos:
- Los productos intermedios que se requiere alcanzar para lograr el objetivo.
- Los pasos, o tareas, necesarios para poder desarrollar esos productos.
- La sucesión de esos pasos. El orden correcto que se debe seguir para obtener los productos deseados.
- La dependencia entre las distintas tareas de esa secuencia. También, la interrelación entre productos y tareas.
- La estimación de la duración de la ejecución de cada tarea.
- Las fechas previstas en las que se debe comenzar y finalizar cada paso del proceso.
- Qué miembros del equipo son los responsables del desarrollo de cada tarea.
- En qué momentos y tras qué pasos se deben realizar controles. La supervisión es fundamental.
A través de esa planificación obtendrás una información muy valiosa para la gestión de tus proyectos:
- Te debe proveer de una visión que te anticipe si el objetivo esperado va a ser alcanzado.
- Determina qué recursos se necesitan para el desarrollo de las tareas que componen el proyecto.
- Establece una previsión temporal de la duración total de la ejecución del proyecto.
- Te debe facilitar la identificación de los riesgos que pueden afectar a tu proyecto. También debe permitirte evaluar su grado de intensidad.
En todo caso, como cualquier planificación, se trata de una declaración de intenciones. Siempre existe un nivel de incertidumbre que haga que a lo largo de la ejecución del proyecto se alteren los planes. Sin embargo, sin una buena planificación es fácil que el proyecto no resulte provechoso.
Etapas en la planificación en Prince2
La planificación en Prince2 se establece tres etapas:
- Elaborar una estructura de desglose del producto. Se trata de establecer una jerarquía de los productos que se deben alcanzar. Partiendo del objetivo final se van desglosando los distintos componentes o productos intermedios en varios escalones hasta alcanzar el nivel de detalle deseado.
No puedo dejar de ver cierto paralelismo con la estructura de desglose de trabajo (EDT) de la que ya te he hablado. La idea es, partiendo del objetivo final, obtener unidades más manejables para realizar la planificación.
- Definir con claridad cada uno de esos escalones. La precisión en la descripción debe ser acorde con las características del producto. Tienes que tratar de evitar ambigüedades para que en cada paso se obtengan los resultados esperados. De no ser así, el producto final no se ajustará al objetivo planteado.
En este momento se establecen los criterios exigibles de calidad. Esto será fundamental en los procesos de supervisión y control.
- Establecer un diagrama de flujo del producto. Este diagrama establece la secuencia en el desarrollo de cada producto intermedio hasta alcanzar el producto final. Además debes dejar reflejadas las dependencias que puedan existir entre los distintos pasos del diagrama.
De nuevo puedes ver una equivalencia con el diagrama de Gantt.
Como te comenté en la introducción a Prince2, esta metodología está orientada al producto. La idea es la siguiente. Por un lado, un proyecto genera productos y no actividades, o tareas. Y, por otro lado, la calidad de un producto es medible, mientras que la de una tarea sólo puede ser medible por su resultado, es decir, el producto.
Se trata de un pequeño matiz que ayuda a dar un enfoque más efectivo a la gestión del proyecto.
Conclusión
La planificación en Prince2 es importante, tanto como en la mayoría de las metodologías de gestión de proyectos. Sin embargo, en este caso se realiza dando un enfoque dirigido al producto.
“Todas las leyes que se dictan tienen por base la desconfianza; ninguna descansa en la virtud de los ciudadanos”.
Édouard René Lefebvre de Laboulaye