Sin duda, la planificación en Projectplace es uno de los pilares fundamentales de la gestión de tus proyectos desde esta plataforma.
Planificación en Projectplace
Tal y como te comenté en el post anterior, al crear un área de trabajo debes elegir el método de gestión. En Projectplace para disponer de un diagrama de Gantt de tu proyecto debes seleccionar opción «Plan». En el menú superior podrás dirigirte a la pestaña con ese nombre para comenzar con el diseño de tu diagrama.
La estructura es la habitual de las aplicaciones de gestión de proyectos. Dispones de una tabla de actividades a la izquierda y un área de gráfico a la derecha. Como es lógico, inicialmente verás todo en blanco.
En la zona superior dispones de una barra de comandos con los siguientes elementos:
Un cuadro de texto para añadir elementos al diagrama. Aquí podrás introducir el nombre del elemento e indicar si se trata de una actividad (seleccionando el círculo) o un hito (haciendo lo propio con el rombo). Pulsando Intro o pinchando en el icono con el signo «+» se añadirá a tu planificación en Projectplace.
El siguiente elemento es un indicador del estado del proyecto. Si sitúas el cursor sobre él se abre una pequeña ventana. En ella encontrarás las estimaciones de tiempo requerido y lo dedicado realmente.
Ya a la derecha el siguiente botón que te encuentras te permite deshacer la última acción en tu diagrama. Sólo puedes retroceder un paso en cada ocasión que lo utilices.
El siguiente elemento es un desplegable que, con las opciones año, trimestre y mes, te permite tener una visión más amplia del diagrama o más detallada.
Menú de opciones
El icono con forma de rueda dentada despliega un menú de opciones para trabajar con la planificación en Projectplace.
- Fecha de hoy: Sitúa la línea temporal del diagrama de Gantt en la fecha actual. De manera que, si te has desplazado por el diagrama hacia adelante o hacia atrás, ésta es la manera más sencilla de localizar la planificación del día en el que te encuentres.
- Imprimir plan: Crea un documento en pdf del diagrama de Gantt. Ten en cuenta que lo que se mostrará será el nombre de las tareas y el gráfico tal y como se visualice en tu pantalla. Al crear el documento puedes indicar el rango de fechas que te interesa imprimir y puedes elegir entre varias opciones de tamaño de papel.
- Derechos de acceso: Este enlace abre una ventana en la que puedes seleccionar para cada grupo de usuarios su capacidad para leer y escribir en los diversos módulos del área de trabajo. Esto mismo lo puedes hacer desde la administración del área de trabajo en el apartado herramientas.
- Compartir vínculo del plan: Simplemente te permite copiar un enlace que dirige al plan y que puedes compartir con cualquier usuario que pertenezca a esta área de trabajo.
- Importar MS Project: Tienes la posibilidad de importar la planificación de un proyecto que hayas realizado en la herramienta de Microsoft (MS Project).
- Exportar a Excel: Crea un documento de Excel con múltiples hojas en las que se incluye gran cantidad de información relacionada con el área de trabajo, no sólo la referente al plan.
Trabajar con la planificación en Projectplace
Además de utilizar las opciones de la barra de comandos y del menú debes conocer otros detalles que te serán de utilidad al planificar tus proyectos.
Avisos
En caso de problemas con alguna actividad, por ejemplo, retrasos en la ejecución, un icono a la izquierda de su nombre te lo indicará.
Tamaño del gráfico
Puedes desplazar la línea de separación entre la tabla de actividades y el gráfico. Así podrás aumentar el espacio disponible para uno pero reduciendo el del otro.
Columnas de la tabla
Las columnas de la tabla tienen asociado un tamaño y no podrás modificarlo. Además, la columna correspondiente al nombre de las tareas es intocable. Sin embargo, sí puedes hacer algo con las otras cinco columnas. Cada una de ellas tiene junto al nombre del campo un desplegable. Con él se te permite seleccionar qué información mostrará cada una. De esta manera, podrás situar a la izquierda los campos que más te interesen y ocultar tras el gráfico los que no necesites ver.
Mover tareas
Todas las tareas creadas se sitúan en la última fila de la tabla. Sin embargo tú puedes moverlas a la posición que sea conveniente. Si colocas el cursor a la izquierda de la tarea éste toma la forma de cuatro flechas. Basta con que arrastres la tarea hasta donde la quieras ubicar.
Grupos de tareas
Cuando pasas el cursor sobre una actividad (no un hito) verás un signo «+» a la derecha del nombre. Si pinchas sobre él conseguirás crear subtareas dentro de esa. Con esto consigues que esa actividad no sea propiamente una actividad sino un grupo de tareas. En este caso, el icono de que la identifica a la izquierda deja de ser un círculo y pasa a ser un triángulo.
Además, pinchando sobre él puedes replegar y desplegar todas las tareas agrupadas.
En el gráfico la representación de los grupos de tareas se muestra de forma distinta a las tareas individuales.
Manejo de tiempos en el gráfico
Tienes la posibilidad de modificar las fechas de inicio y fin de las tareas. Para ello sitúa el cursor sobre el límite izquierdo o derecho de la barra temporal que representa a una tarea y arrástralo. Si lo colocas en el interior de la barra puedes desplazar la tarea sin alterar la duración de la misma.
Conclusión
La planificación en Projectplace es esencial para la gestión de tus proyectos. Aquí podrás definir las tareas a realizar, los hitos a alcanzar y, todo, encuadrado en una estructura temporal.
«El verdadero dolor es el que se sufre sin testigos».
Marco Valerio Marcial