Planificar la contratación es el proceso que te permite realizar una selección de tus proveedores. Aquí te explico qué debes tener en cuenta. Sigue leyendo.
Es posible que a la hora de contratar un proveedor de servicios o de productos no sepas cuál elegir. Para hacer esa selección de una manera correcta debes primero planificar la contratación.
¿Con qué cuentas para planificar la contratación?
Si estás en ese momento previo a elegir al proveedor más apropiado para tu proyecto debes saber que tienes herramientas que te van a ayudar. Hace unos días hablamos del Plan de Gestión de Adquisiciones.
Ese plan es la piedra angular. Es la guía que debes seguir y que te debe orientar a la hora de establecer las pautas para seleccionar a tus proveedores. Especialmente cuentas con dos conceptos que debes tener claros y que condicionarán la planificación de la contratación.
Por un lado, la decisión de fabricación propia o compra que hayas hecho te obligará a considerar hacia qué proveedores debes dirigirte. Por otro lado, ten muy en cuenta la definición del contrato. Es esencial que deseches a aquellos proveedores que no estén en condiciones de afrontar esa definición del contrato.
Imagina que para tu proyecto necesitas cables de una calidad determinada para una instalación que debe comenzar en dos meses. En primer lugar debes haber tomado la decisión de adquirir ese material a un proveedor. En segundo lugar debes decidir a quienes, entre los posibles proveedores, debes dirigirte. Obviamente, deberás olvidarte de aquellos que no pueden aprovisionarte de los cables en el plazo requerido. Pero también tienes que descartar los que te ofrezcan cables que no cumplan con las especificaciones de calidad indicadas en la definición del contrato.
Criterios de evaluación del proveedor
Estamos en un proceso en el que debes considerar qué factores son los que te van a hacer decantarte por un proveedor u otro. Cuando necesitas un producto o servicio para tu proyecto buscas quién te preste el servicio o te entregue el producto. Lo normal es que tengas varias alternativas, y que haya diferencias entre ellas. Se trata de elegir y eso no siempre es fácil.
Si la única diferencia es el precio la decisión no plantea dificultades, pero esto no suele ser así. Normalmente, los proveedores de precio bajo presentan algunos inconvenientes frente a los de precio alto. Sin embargo, debes valorar si esos inconvenientes son aceptables o no.
En general, dependiendo de las características del producto o servicio del que se trate tendrás que tener en cuenta unos criterios u otros. Yo te propongo unos, pero debes ser tú el que analice la situación y establezca los criterios a tener en cuenta. Además, cada uno de estos criterios deberá ser ponderado de distinta manera. Es decir, que cada uno puede tener más o menos importancia a la hora de tomar la decisión.
Criterios de evaluación del proveedor
- ¿Cuánto se ajusta la oferta del proveedor a nuestras necesidades, a nuestra definición del contrato?
Evaluar al proveedor - ¿Quién ofrece el coste total más bajo? Hay que tener en cuenta el coste total asociado con el producto o servicio. Es decir, el coste de la compra, más coste de transporte, más coste de consumibles, más seguro, más… Añade aquí todos los gastos que estén asociados con la compra.
- ¿Está el proveedor suficientemente cualificado? ¿Tiene los conocimientos técnicos necesarios?
- ¿Tiene el proveedor capacidad suficiente para cubrir nuestras necesidades? ¿Es capaz de producir la cantidad que precisa tu proyecto? ¿Tiene los medios financieros para afrontar el negocio?
- ¿Tiene referencias de clientes anteriores de la calidad y capacidad de su trabajo?
- ¿Reivindicará el proveedor los derechos de propiedad intelectual del trabajo desarrollado?
Seguramente a ti se te ocurran otros criterios que se adaptan a tu proyecto. Tenlos en cuenta a la hora de valorar a los proveedores.
Solicitud de respuestas
Una vez seleccionados los proveedores a quienes te vas a dirigir debes solicitarles propuestas. En este caso es trabajo de ellos el proporcionarte una buena oferta que te convenza de convertirlos en tu proveedor.
“Los funcionarios son como los libros de una biblioteca: los que están en lugares más altos son los que menos sirven”.
Paul Masson