El primer paso en la gestión de adquisiciones es planificar las compras. Te explico cómo hacerlo para obtener los mejores resultados. Las decisiones que tomes en el momento de decidir que obtener fuera de la organización del proyecto van a condicionar su ejecución. Así que no te lo tomes a la ligera.
El proceso de planificar las compras
En el momento de enfrentarte a un proyecto nuevo debes plantearte qué necesidades de ese proyecto puede asumir la empresa y cuáles no. Podemos entender que siempre hay algo que tendrás que comprar. El suministro eléctrico, el teléfono o la conexión a Internet son partidas que estarán externalizadas. Pero lo importante no es esto.
En cambio sí pueden ser determinantes otros servicios que se desarrollen fuera del ámbito de tu empresa. Por ejemplo, si necesitas un servicio de transporte o mensajería es muy importante que elijas el más adecuado. Si vas a contratar un experto en programación de un lenguaje determinado debes seleccionar al candidato perfecto para tus necesidades.
Si para tu proyecto precisas de materiales, debes adquirirlos con cuidado. La calidad y el precio son factores importantes a la hora de decidirte por unos o por otros, pero no son los únicos.
Al planificar las compras de tu proyecto debes contestar a estas preguntas:
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Qué, cómo, cuándo, dónde, a quién… ¿Qué? Ya lo hemos visto. Qué necesidades del proyecto puedes obtener en la organización y qué tienes que adquirir fuera. No sólo debes tener en cuenta los materiales, suministros o servicios que la empresa no pueda proveer. Considera las horas de trabajo necesarias para cada tarea y contrástalo con el personal disponible. En ocasiones necesitas contratar a alguien para que se incorpore al equipo del proyecto. Pero otras veces externalizarás ese servicio a una empresa.
- ¿Cómo? Ten en cuenta cómo debe ser el producto o servicio que compres. La calidad debe ajustarse a las especificaciones del Alcance del Proyecto.
- ¿Cuándo? Ni demasiado pronto ni demasiado tarde. Debes de cumplir el cronograma y las compras de productos o servicios han de llegar en el momento oportuno.
- ¿Dónde? Es el mismo caso que el cuándo. De poco sirve tener disponible un producto a miles de kilómetros del punto donde se necesita. Ten en cuenta los retrasos en el transporte al planificar las compras.
- ¿A quién? La elección de tu proveedor es esencial. Elegir un mal proveedor puede ser la causa de que no haya servido de nada la planificación. Si éste no cumple los plazos, la calidad, etc. el plan se viene abajo. Ya veremos la importancia de los contratos, pero muchas veces la confianza en un proveedor vale más que cualquier contrato.
Factores a tener en cuenta al planificar las compras
Para responder a esas preguntas o a cualquier otra que a ti se te ocurra debes considerar una serie de factores.
Como en otros casos que hemos visto, el entorno juega un papel fundamental. La situación de la empresa, del sector, o del mercado puede ser decisiva a la hora de optar por comprar fuera o no. Los precios, la oferta disponible, el estado en que se encuente la empresa… son factores esenciales a la hora de tomar esta decisión.
La política de tu organización puede condicionarte especialmente. Si por norma externaliza determinados procesos, o si tiene contratos de suministro o prestación de servicios con terceros, no te dará opción a que tomes tú la decisión.
El Enunciado del Alcance del Proyecto limita las opciones. El Enunciado del Alcance del Proyecto describe los requisitos que se esperan del proyecto. Es decir, establece, entre otras cosas, los plazos, las calidades, cantidades, fondos… Y, como comprenderás, al planificar las compras te verás obligado a pensar en cumplir con las especificaciones del proyecto.
El Plan de Gestión del Proyecto, como documento que agrupa documentación clave en el proyecto es una guía para la planificación. En el Plan de Gestión del Proyecto tienes entre otros el Cronograma y la línea base de coste. Al planificar las compras debes ajustarte al cumplimiento de estos documentos.
Conclusión
Debido a las implicaciones en todo el proyecto la planificación de las compras es algo que debes realizar con mucho cuidado. Las compras van a afectar al presupuesto, al cronograma y, por supuesto, al resultado del proyecto.
“Con tanto ardor deben pelear los ciudadanos por la defensa de las leyes, como por las de sus murallas, no siendo menos necesarias aquéllas que éstas para la conservación de la ciudad”.
Heráclito