Planificar un proyecto pequeño en Prince2 sigue la técnica de esta metodología basada en el producto. Vamos a ver las tareas que debes completar.
Este proceso de Prince2 se repite a lo largo del proyecto cada vez que se requiera un plan. Prince2 propone que todos los planes se elaboren y resulten bajo un mismo estándar. Incluso en proyectos pequeños.
Planificar un proyecto pequeño en Prince2
Diseñar un plan
Se trata de determinar la herramienta y los métodos de estimación que se utilizarán a la hora de realizar la planificación. El jefe de proyecto puede tener libertad para elegir la herramienta de planificación, incluso puede prescindir de ella. Aunque, en mi opinión, nunca está de más hacer uso de una, por muy sencillo que sea el proyecto.
Definir y analizar productos
El jefe de proyecto, o el jefe de equipo, que en proyectos pequeños puede ser un rol compartido, se encarga de esta tarea.
En Prince2 identificar los productos que se han de entregar es una labor clave. Debe hacer constar para cada producto su propósito, composición, niveles de calidad, etc. En la planificación debe acordarse con los usuarios la secuencia de entregas de estos productos y la dependencia entre ellos.
Pese a que estemos tratando de planificar un proyecto pequeño en Prince2, éste es un punto imprescindible. No se trata de una tarea laboriosa. Y, sin embargo, saltársela puede acarrear graves problemas como olvidar productos o entregarlos en orden incorrecto.
Identificar actividades y dependencias
Al planificar la entrega de productos se debe identificar cada una de las tareas requeridas para ello. Además, se establecen las dependencias entre esas tareas.
Ésta es una actividad que en planes pequeños puede obviarse. El paso anterior ya sirve de referencia y de guía en la ejecución.
Estimación
La asistencia del proyecto debe ayudar al jefe de proyecto o de equipo en este paso. El resultado de esta actividad es conocer la necesidad de recursos para la obtención de cada producto.
Su papel en el proceso de planificación es fundamental y por pequeño que sea el proyecto no puede pasarse por alto. Se trata de informar y, casi, comprometerse con la junta de proyecto sobre las necesidades de recursos. Lo que se traduce en términos de coste.
Al poner estas estimaciones por escrito es fácil no olvidar actividades que pueden darse por asumidas y de las que no se puede prescindir.
Programar
Es el jefe de proyecto quien se encarga de asociar recursos con las tareas que dan lugar a lo productos. Es decir, programa las tareas a realizar de acuerdo con la secuencia y las dependencias. Siempre es importante evitar la sobrecarga de trabajo al equipo, o la existencia de tiempos muertos.
Como te he comentado antes, en un proyecto pequeño esto se efectúa de manera mucho más sencilla que en uno grande. Muchas herramientas de planificación facilitan esta tarea. Por esto, incluso al programar un proyecto pequeño en Prince2 yo aconsejo su uso.
Análisis de riesgos
El jefe de proyecto debe consultar el borrador del plan para comprobar la existencia de riesgos. Algo que es tan importante en el caso de proyectos de reducidas dimensiones como en el caso de proyectos grandes. Aunque, es cierto que será más sencillo de resolver.
Completar el plan
El jefe de proyecto deberá tener documentado el plan. En un proyecto grande este plan será mucho más completo y complejo. Sin embargo, aunque hablemos de un proyecto reducido el plan debe existir.
Conclusiones
Planificar un proyecto pequeño en Prince2 es fundamental. Se trata de algo inherente a esta metodología. Puedes documentarlo de manera más sencilla, de acuerdo con las dimensiones del proyecto, pero no puedes dejar de lado este proceso.
«Un hermano puede no ser un amigo, pero un amigo será siempre un hermano».
Benjamín Franklin