Las solicitudes y plantillas en Projectplace son las últimas herramientas que nos quedan por conocer. Te hablo de ellas en este post.
Plantillas en Projectplace
Las plantillas son el medio de Projectplace para facilitarte la gestión de proyectos. Es habitual que utilices estructuras de trabajo recurrentes. Normalmente te basas en un método de gestión que te resulta cómodo y al hacerlo ganas en eficacia. Si ese método se fundamenta en utilizar unos mismos parámetros te verás obligado a repetirlos cada vez que comiences un proyecto.
Las plantillas sirven para evitar que repitas la configuración de las áreas de trabajo al iniciar un proyecto. Basándote en esos ajustes que te gustan puedes crear una plantilla que automatice la elaboración de esa configuración.
Las plantillas están íntimamente relacionadas con la creación de las áreas de trabajo. Te comenté en su momento que al crear un proyecto tienes la opción de partir de cero o basarte en una plantilla. Adicionalmente, puedes configurar la aplicación para que las nuevas áreas de trabajo se basen por defecto en una de esas plantillas. Esto lo puedes definir en la Administración de la cuenta.
Projectplace te propone una serie de plantillas, pero lo interesante es que tienes la posibilidad de crear las tuyas.
Crear plantillas en Projectplace
El enlace Plantillas del menú herramientas situado en la barra de navegación te muestra en una ventana las diferentes plantillas disponibles. Además, el botón situado en la zona superior izquierda te permite crear las plantillas que necesites.
Puedes crear tu plantilla partiendo de un espacio en blanco, de una plantilla existente, de un espacio de trabajo archivado o de uno activo. Dale un nombre a la plantilla y una descripción para identificar qué plantilla te interesa utilizar en cada ocasión. Si te basas en un elemento existente deberás elegir cuál es y qué contenido quieres replicar en la plantilla. Entre otras configuraciones puedes añadir a la plantilla los grupos y derechos de acceso, los documentos o la estructura de carpetas, los tableros…
Realizar ajustes en las plantillas en Projectplace
Una vez creada, pinchando sobre ella puedes acceder a la ventana situada en el lateral derecho para establecer ciertos ajustes:
- Nombre, descripción y eliminar: Como ocurre con todos los elementos puedes modificar el nombre y la descripción de la plantilla y con el enlace del icono de tres puntos eliminarla.
- Editar: Esta opción te da acceso a una ventana que te permite, siguiendo el menú superior, realizar modificaciones en el contenido de la plantilla. Puedes definir con exactitud qué elementos van a formar parte de la plantilla. Por ejemplo, el plan, los tableros, la estructura de carpetas de documentos, los permisos…
- Administradores: Tienes la posibilidad de incluir los administradores que tendrán acceso a esta plantilla.
- Derechos de uso: Puedes definir en qué situaciones se puede utilizar la plantilla que has creado.
- Base de conocimiento: Puedes añadir a una plantilla una base de conocimiento, es decir, documentación esencial para el proyecto. Esta base de conocimiento puede estar ubicada fuera de la herramienta. En este caso, un link te permitirá dar acceso a su contenido. Otra opción es utilizar una carpeta en el apartado Documentos. En ella puedes depositar archivos que contengan esa información. El contenido de esta carpeta es sólo de lectura, no puede ser modificado. Sin embargo, sí es posible copiar el contenido a otra carpeta y editarlo ahí.
- Uso: Muestra la estadística de áreas de trabajo basadas en esta plantilla.
Solicitudes en Projectplace
Esta herramienta te permite gestionar solicitudes asociadas a entornos de trabajo. En concreto, puedes pedir a quien quieras, miembro del equipo o no, que proponga sugerencias. Lo primero que debes hacer dirigirte a la pestaña de Administración. Allí tendrás que marcar la casilla para activar las solicitudes.
La solicitud consiste en un formulario que por defecto contiene los campos “nombre de la solicitud” y “descripción”. Sin embargo, puedes añadir los que necesites pinchando en el botón Modificar y después en Agregar campo. Sólo tienes que seleccionar el tipo de campo, si es obligatorio e indicar el título del campo y, si es necesaria, alguna información adicional.
En la esquina superior derecha se encuentra el enlace que tendrás que enviar a quien quieres que conteste.
Las solicitudes que recibas aparecerán en la pestaña “Solicitudes”. A la derecha de cada una de ellas, una marca identifica su estado. Pendiente para las que aún debes valorar. Rechazadas para las que no vas a atender, en cuyo caso puedes justificar la razón. Y, por último, aprobadas, éstas se pueden convertir en proyectos automáticamente. Lo harán contigo como administrador o con el usuario que lo ha propuesto cuando no se trate de alguien ajeno a la cuenta de Projectplace.
Conclusión
Las solicitudes y plantillas en Projectplace son dos herramientas accesorias pero que pueden resultar tremendamente útiles. No dudes en aprovecharlas para ganar en eficiencia.
«La poesía es el sentimiento que le sobra al corazón y te sale por la mano».
Carmen Conde