Aplicar la metodología Prince2 en proyectos pequeños es posible. En este artículo te explico cómo adaptar esta metodología a tus necesidades.
Prince2 en proyectos pequeños
Hace unos días hablando con una compañera nos planteamos si se podría utilizar Prince2 en proyectos de pequeñas empresas. Recuerda que este método trata de gestionar proyectos de manera muy controlada. Sin embargo, permite gran flexibilidad para adecuar determinados aspectos a los proyectos de empresas de cualquier tamaño. El resultado que obtuvimos repasando sus componentes fue el siguiente.
Caso de negocio
El caso de negocio en Prince2 es lo que justifica el proyecto. Se trata de un paso imprescindible para evitar ejecutar proyectos insostenibles. Sin embargo, se puede desarrollar un caso de negocio con una evaluación reducida e informal. Así, minimizas esta acción pero te aseguras la existencia del caso de negocio.
Organización del proyecto
La estructura organizativa de Prince2 en proyectos pequeños se puede simplificar respecto a las pautas generales. Existen roles en esta metodología que pueden ser asumidos por la misma persona.
Un directivo o ejecutivo puede actuar en paralelo como miembro de la junta de proyecto y usuario senior, además de responsable de monitorización de rendimiento y productos.
Por otra parte, puedes prescindir de los jefes de equipo, asumiendo su papel el jefe de proyecto. Quien, también se puede hacer cargo de realizar las funciones del asistente del proyecto.
La idea no es que deseches ciertas funciones, sino que un rol acapare las responsabilidades que en proyectos grandes se reparten entre varios.
Planificación del proyecto
La planificación define cómo, cuándo y en quién recae cada responsabilidad para alcanzar las metas propuestas. Es esencial que haya suficiente información para controlar el desarrollo del proyecto.
El tamaño del proyecto simplificará el contenido de la planificación. Así, puede ser suficiente con el plan de proyecto, descartando los otros planes que forman parte de la jerarquía de planes. No obstante, siempre debe contener suficiente información, incluyendo cuestiones como la calidad y los riesgos, para poder monitorizar el progreso alcanzado en la obtención del producto final.
Control
El control en Prince2 es fundamental, incluso en pequeños proyectos.
Al final de cada etapa debes realizar una labor de supervisión que valide los avances alcanzados y se dé paso a la siguiente etapa. Es aceptable que permitas ciertos márgenes de tolerancia. Sin embargo, no conviene contar con ellos para evitar un exceso de relajamiento en la ejecución de las tareas.
La gestión del control de Prince2 en proyectos pequeños se simplifica. Esto se debe en cierta medida a la unificación de determinados roles. La gestión corporativa recae en manos del ejecutivo. El control de la junta de proyecto se puede hacer de manera laxa, aunque conviene que quede documentado.
Por su parte, el control que debe llevar a cabo el jefe de proyecto puede realizarse en algunos aspectos de manera informal. Además, dado que asume el papel de jefe de equipo, deberá simplificar los informes de control.
Gestión de calidad
Independientemente del tamaño del proyecto debes prestar especial atención a la calidad del producto final. En este caso, es imprescindible cumplir con los pasos establecidos en el procedimiento.
Gestión de riesgos
Un proyecto, por pequeño que sea se enfrenta a riesgos. Por tanto, como en el caso de la calidad, la gestión de riesgos debe cumplirse al cien por cien.
Es imprescindible que identifiques los riesgos y los evalúes. Después valora las posibles respuestas y determina las acciones a tomar. Y, por supuesto, monitoriza cada uno de ellos y realiza un control exhaustivo.
Control de cambios
La gestión de los cambios en Prince2 en pequeños proyectos se debe llevar a cabo como del mismo modo que en proyectos grandes. Probablemente, las posibilidades de cambios en proyectos de menor envergadura son más limitadas, pero el proceso de gestión ha de ser el mismo.
Gestión de la configuración
La gestión de la configuración permite tener el control sobre el resultado final del proyecto. Se trata de asegurar que los productos intermedios obtenidos derivarán en un producto final acorde con las especificaciones solicitadas.
Esta gestión la puede llevar a cabo cualquier miembro del equipo como una función más. Simplemente deberá validar que se cumplen dichas especificaciones.
Conclusiones
Para aplicar Prince2 en proyectos pequeños basta con adecuar ciertos componentes a su dimensión. Algunos de ellos no tienen margen de simplificación dada su importancia en el producto final. Aunque su recurrencia si se verá reducida. Sin embargo, en otros casos puedes ajustar en gran medida la configuración a tus recursos.
«Feliz el pueblo cuya historia se lee con aburrimiento».
Charles de Montesquieu