Un factor esencial en el aumento de la productividad es hacer una priorización de tareas adecuada. Aquí te explico cómo organizarlas.
En este artículo no te hablo de la planificación de las tareas de tu proyecto. Ya sabes que esas deben seguir una estructura de ejecución basada en el cronograma y la dependencia entre ellas. Como en los últimos posts, me refiero a la organización diaria.
Priorización de tareas en función de su tipología
En principio, pensar en priorizar parece muy fácil. Bastaría con clasificar las tareas con distintos niveles. A la hora de realizar tu planificación de la jornada seguirías un orden en función de esos niveles. Sin embargo, no es tan sencillo. A la hora de establecer esa clasificación tienes que valorar dos factores.
Por una parte, considera la importancia de esa tarea. Una tarea será más importante que otra en función de la relevancia que tenga de cara a la ejecución del proyecto.
Por otra parte, valora la urgencia de realizar esa tarea. La urgencia de una tarea depende de la necesidad de finalizarla con mayor o menor rapidez.
Te pongo ejemplos. Realizar el diseño de una campaña de publicidad para el producto principal de cara a la temporada de Navidades es una tarea importante. Entregar el presupuesto al cliente en una hora, como le prometiste, es una tarea urgente.
El problema surge cuando tienes que asignar la importancia y la urgencia de cada tarea. Y después, establecer la priorización de tareas en función de esa valoración. En función de esto te vas a encontrar con cuatro situaciones.
- Cosas importantes y urgentes. A estas tareas hay que darles prioridad total, no se pueden dejar para otro momento.
- Cosas no importantes pero urgentes. Son tareas que por su urgencia nos impiden avanzar, pero son poco relevantes. Debes delegarlas en alguien.
- Cosas importantes pero no urgentes. Son las grandes olvidadas. Pese a su importancia se van dejando de lado por culpa de las urgentes. Trata de planificar su realización para que, llegado el momento, se realicen y no se vean pospuestas.
- Cosas no importantes y no urgentes. Se trata de aquellas tareas que se pueden dejar de lado sin ningún problema.
Cómo hacer la priorización de tareas
Una vez clasificadas las tareas puedes decidir cuándo atenderlas.
Lógicamente, las primeras de la lista serán las importantes y urgentes. Tienes que darles prioridad total. No las puedes dejar abandonadas. Por otro lado, las que no son ni importantes ni urgentes son las que, de momento, no te deben preocupar. La cosa se complica con las importantes pero no urgentes y con las no importantes pero urgentes.
Hay un condicionante clave en la valoración de las tareas. Y es que esa valoración evoluciona. Normalmente, tanto el nivel de urgencia como el de importancia tienden a aumentar a medida que pasa el tiempo. La tendencia es que las cosas no importantes pero urgentes y las cosas importantes pero no urgentes se acaban convirtiendo en cosas importantes y urgentes.
Por esta razón, aquello que no sea importante pero sí urgente debe ser resuelto cuanto antes. Debido a su escasa importancia puedes delegar su realización en alguien de tu equipo.
En cambio, aquellas tareas que por su importancia las tengas que llevar a cabo tú mismo, pero que tengan un nivel de urgencia elevado, debes planificarlas. En este caso, el planteamiento es que no queden olvidadas hasta que su urgencia resulte un problema.
Debes tener en cuenta dos cuestiones fundamentales:
- El exceso de cosas importantes y urgentes es un síntoma de que se están haciendo mal las cosas.
- La dedicación a cosas no importantes es la causa de que vayan mal las cosas.
Priorización de tareas en la práctica
Si bien, lo que te he contado hasta ahora es una teoría, encontrarás una mejora de la productividad cuando lo lleves a la práctica. Sin embargo, no sólo resulta complicado. A veces, es imposible. Te vas a encontrar con situaciones que te impiden aplicar estas pautas al cien por cien.
Hace poco te hablé de los ladrones de tiempo y cómo gestionarlos. Al enfrentarte a la labor de leer y contestar un correo, atender una llamada o asistir a una reunión puedes no tener la posibilidad de clasificar y realizar la priorización de tareas. Resulta inevitable. Por eso es esencial que minimices al máximo el efecto de esos ladrones de tiempo.
Por otra parte, resulta útil aplicar la regla de los 2 minutos que se sigue al procesar en GTD. Si te encuentras con una tarea que puedes solventar rápidamente, hazlo. Quítatela de encima y pasa a la siguiente. Tardarías más en clasificarla, planificarla o delegarla.
Por último, lo más importante es contar con un buen equipo. Un equipo en quien confíes, en quien delegar tareas. Un equipo que aplique técnicas de gestión del tiempo que les haga ser eficientes.
Conclusión
La priorización de tareas adecuada es un escalón básico en el proceso de aumentar la productividad en tus proyectos. Si sigues los pasos adecuados lo lograrás.
«Los hombres entienden las discusiones como el arte de hacer callar al adversario, las mujeres, como el arte de no dejar la posibilidad de hablar».
Fritz Eckhardt