Como ya hemos visto los procesos de dirección son una de las dos categorías de procesos en la gestión de proyectos. Obviamente se trata de los procesos que lleva a cabo el responsable del proyecto.
Por definición son comunes a cualquier proyecto.
Esto es así ya que la dirección del proyecto los lleva a la práctica independientemente del proyecto de que se trate.
En realidad esto no es cierto al cien por cien. Si bien cualquier jefe de proyecto va a realizar la planificación del proyecto, va a supervisar y controlar el trabajo de los distintos grupos; será muy diferente cómo se lleva a cabo esto dependiendo del proyecto. Será completamente distinta la manera de gestionar un proyecto de implantación de un software de gestión en una empresa que la de fabricación de vehículos a motor.
Con esto quiero decir que aunque son procesos comunes no hay una plantilla que debe seguir al pie de la letra todo responsable de proyecto. Su forma de trabajar, la complejidad del proyecto, el sector en el que se encuentre, la experiencia del equipo… marcarán las diferencias en que se ponen en práctica los procesos de dirección.
Los procesos de dirección tienen un carácter repetitivo
A lo largo del ciclo de vida del proyecto el responsable del proyecto planifica, ejecuta, supervisa y, en función del control que ha llevado a cabo, actúa en consecuencia. Puede que tenga que hacer cambios en la planificación lo que le llevará a reiniciar el ciclo.
El responsable del proyecto se debe enfrentar a posibles incumplimientos de la planificación que le obliguen a actuar en consecuencia. Ya vimos que con las herramientas que utiliza (el triángulo coste-tiempo-calidad y el diagrama de Gantt) puede ver las necesidades de adaptar los procesos productivos a una nueva situación.
Pongamos el caso de una empresa farmacéutica que está desarrollando un medicamento. Si a lo largo del proyecto una normativa impide el uso de cierto componente el responsable del proyecto debe alterar la planificación inicial y buscar alternativas. Otro caso, una empresa de software tiene un proyecto para sacar al mercado una aplicación de gestión. Si en el proceso de programación surgen problemas que retrasan la salida al mercado del producto, el responsable del proyecto debe plantearse modificaciones en la planificación. Con lo que reiniciará el ciclo planificación, ejecución, supervisión y actuación.
Interactúan con los demás procesos del proyecto.
Es evidente la interrelación de los procesos de dirección con los procesos de producción ya que los primeros planifican, supervisan, controlan y, en caso positivo, validan los procesos productivos.
Es fácil de entender. Pongamos el ejemplo de la empresa de software. Una vez que se decide poner en marcha el proyecto, el gestor del proyecto planifica cómo y cuándo se van a desarrollar los procesos de producción, los dota de medios y los pone en marcha. A lo largo del proyecto supervisa el diseño, si es adecuado le da el visto bueno y considera cerrado el proceso de diseño, lo mismo ocurre con la programación, la promoción, etc. De esta manera todos los procesos de dirección tienen contacto con los de producción.
Grupos de procesos de dirección
Aunque los trataré a cada uno en profundidad más adelante, os adelanto que los procesos de dirección se pueden englobar en cinco grupos:
- Grupo de procesos de iniciación
- Grupo de procesos de planificación
- Grupo de procesos de ejecución
- Grupo de procesos de seguimiento y control
- Grupo de procesos de cierre
“Sin piedad la justicia se torna en crueldad. Y la piedad, sin justicia, es debilidad”.
Pietro Metastasio