Programación de tareas en MS Project. Toda la gestión de tareas

La programación de tareas en MS Project es un punto clave a la hora de crear tu proyecto. Hoy quiero que no te quede ninguna duda sobre todo lo que puedes hacer con las tareas en este sentido.

Programación de tareas en MS Project

La forma en que decidas llevar la programación de tus tareas es una decisión fundamental a la hora de trabajar con tareas en MS Project. Como te comenté en el post anterior, las tareas en MS Project pueden programarse manualmente o automáticamente. Te recuerdo la diferencia:

• Programación manual: En este caso tú estableces la duración y las fechas de inicio y fin. La planificación se desarrolla como tú decidas, pero en el caso de que haya problemas, como sobreasignación de recursos, el programa te avisará.
• Programación automática: MS Project replantea la distribución de tareas. Basándose en las restricciones y las dependencias entre tareas que hayas establecido y la disponibilidad de recursos organiza las fechas y la duración de las tareas.

Ya sabes que al configurar cada tarea puedes indicar qué tipo de programación deseas asignar. Además puedes configurar el programa para que las siguientes tareas que crees se programen de una manera u otra. Para esto, en la zona inferior tienes un desplegable que te permite elegir entre una u otra opción. Lo mismo lo puedes hacer con el botón desplegable de la barra de herramientas de tareas llamado “Modo”.

También puedes cambiar la forma de programación de tareas en MS Project ya creadas sin necesidad de entrar en la pantalla de “Información” del apartado “Propiedades”. Basta con que te sitúes en la tarea correspondiente y pinches en el botón “Programar manualmente” o “Autoprogramar” según prefieras.

Como habrás visto en todos estos casos cada opción de programación tiene un icono asociado. Una chincheta para la programación manual y una barra azul con una flecha blanca debajo para la automática. Estos mismos iconos los verás en cada tarea, en la columna “Modo de tarea”, para indicarte fácilmente como están configuradas. Además, haciendo clic puedes modificar aquí también el modo de programación.

Otras opciones para trabajar con tareas

Junto a los botones que acabamos de ver, en el apartado “Tareas” de la barra de herramientas tenemos dos que pueden ser muy útiles.

• Inspeccionar: Con esta utilidad MS Project pone en marcha una revisión de las tareas y nos informa de posibles conflictos. Además te permite activar las advertencias y sugerencias que ofrece el programa.
• Mover: Es una manera muy rápida de establecer restricciones temporales a las tareas. Podrás adelantar o retrasar tareas de manera muy sencilla sin tener que entrar en la pantalla de configuración.

Apartado Programación

En el apartado Programación de la barra de herramientas encontrarás una serie de botones que te permitirán realizar acciones sobre la programación de tareas en MS Project de manera sencilla y práctica. Vamos a verlos:

Avance de las tareas

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  Porcentaje completado: Cada uno de estos botones te permite marcar las tareas seleccionadas como completadas en el porcentaje correspondiente.

• Actualizar según programación: Puedes hacer que las tareas seleccionadas aparezcan como completadas según el porcentaje que corresponda con la “Fecha de estado”. Te recuerdo que la “Fecha de estado” la puedes indicar en la pantalla de configuración del proyecto. Ya lo vimos en el post sobre cómo crear proyectos en MS Project. También te permite acceder a una pantalla para fijar manualmente el porcentaje de avance de las tareas seleccionadas.

Vínculos entre tareas

• Respetar vínculos: Con este botón puedes hacer que se cumplan los criterios de dependencia de las tareas. Resulta útil si una tarea tiene una programación manual. En este caso puede no cumplir con las condiciones de dependencia con otras. Si no quieres cambiar la forma de programación, pero sí mover la tarea a la fecha correcta, este botón lo hace por ti. Sin tener que cambiar las fechas manualmente desplaza la tarea al momento correcto según las condiciones que tenga establecidas.
• Desactivar: Esta opción te permite desactivar tareas. No las elimina. Las tareas permanecen en el proyecto pero no afectan a los vínculos con las demás tareas o al uso de recursos.
• Vincular y desvincular tareas: El botón Vincular enlaza dos o más tareas seleccionadas. Crea un vínculo de una tarea con la siguiente del tipo “Fin a comienzo”. Con el botón desvincular rompes la relación de dependencia.

  

Subtareas

• Dividir tarea: Con esta opción puedes hacer que una tarea comience en una fecha, se interrumpa y continúe más adelante. Tras pulsar en este botón sólo tienes que arrastrar en el diagrama de Gantt desde el punto en que quieres que se interrumpa hasta cuando se tenga que reanudar.
• Aplicar o anular sangría: Estos dos botones crean una sangría en las tareas seleccionadas o la eliminan. Al aplicar una sangría en una o varias tareas consigues que la que está inmediatamente por encima se convierta en un resumen de ellas. Se trata de crear agrupaciones de tareas. Con esto puedes organizar tu proyecto de una manera sencilla. A las tareas “padre” les aparece un pequeño icono con un símbolo + o – para desplegar o agrupar sus tareas “hijas”. Además el formato del tipo de letra cambia a negrita.

Lo mismo se puede hacer con el botón “Resumen” que está en el apartado “Insertar”. Sólo tienes que seleccionar las tareas hijas y pinchar en este botón. MS Project automáticamente crea una tarea padre que es un resumen de las seleccionadas. Al hacerlo inserta una fila sobre ellas y crea las sangrías correspondientes.

Conclusión

Hoy hemos visto cómo gestionar de manera rápida la programación de tareas en MS Project. Sin embargo, no hemos acabado, te tengo que explicar más cosas interesantes en relación con las tareas.

“La gloria de los grandes hombres debe medirse siempre por los medios que han empleado para adquirirla”.

Duque de Rochefoucauld