Resulta erróneo hablar de Proyecto y Programa de manera indistinta. En el primer post os explicaba qué es un proyecto de manera muy sencilla. Bien, pues de manera muy sencilla os puedo decir que un programa es un conjunto de proyectos. ¿Y ya está?
¿Esa es la relación entre Proyecto y Programa?
Pues no!. No basta con agrupar proyectos y considerar que estos forman un programa. Cuando hablamos de programa tenemos que tener claro que los proyectos que lo conforman generan unos beneficios mayores que si se gestionaran de manera individual.
Os pongo un ejemplo. Una empresa de coches pone a sus ingenieros a diseñar un motor con el objetivo de que sea a la vez muy eficiente y que alcance unos niveles de potencia determinados. Por otro lado, encarga a otro grupo de ingenieros que creen unos frenos de alta calidad, capaces de detener un vehículo con la máxima seguridad. Un tercer grupo de ingenieros se van a encargar de dar forma a una caja de cambios con una precisión absoluta. Otros hacen el chasis del vehículo, otros la carrocería, el interior… Cuando todos los grupos terminan su trabajo y lo presentan se observa que cada uno de ellos ha logrado alcanzar los objetivos propuestos. Cada uno de esos proyectos ha sido un éxito.
Sin embargo, al montar el coche encontramos que tenemos un motor muy eficaz para un coche de pequeño tamaño adecuado para la ciudad, unos frenos capaces de frenar un todoterreno de 2.000 kg, el chasis de un deportivo, y el interior de una berlina de lujo. Nada casa.
En un programa todos los departamentos de ingenieros se ponen de acuerdo en el tipo de vehículo que van a fabricar, coordinan sus diseños para que el resultado sea el coche que estaba proyectado.
Sí, todos esos proyectos de manera individual tienen sentido y se les puede dar un uso que reporte beneficios, pero el programa que da lugar a un vehículo completo genera mayores beneficios que la suma de los proyectos individuales.
Os pongo otro ejemplo de programa que me tocó muy de cerca durante un tiempo. La edición de una revista. En sí, el programa es la publicación, digamos, semanal de la revista durante un periodo indefinido y cada número de la misma es un proyecto. Aquí tenemos un proceso de proyectos cíclico que unificado da lugar a un programa. Como en el ejemplo anterior, el programa consistente en la publicación semanal de la revista ofrece un resultado mucho más beneficioso, por multitud de factores, que si se organizara de manera independiente la publicación de cada número.
¿De dónde viene esa mejora en los resultados del programa comparado con la suma de los resultados de los proyectos individuales? Se pueden acordar con la empresa de logística unos mejores precios para una tirada semanal que si semanalmente se acuerdan los costos del reparto. Otro tanto ocurre con la imprenta. A nivel organizativo se establecen unas secciones que se repetirán en cada publicación y los diseñadores y maquetadores sabrán desde el primer número cuál es el estilo de la revista. No hará falta decidirlo cada semana.
Como veis la gestión de programas exige la coordinación de proyectos lo que reporta un mayor beneficio y control que la dirección individual de cada proyecto.
“No hay nada repartido más equitativamente en el mundo que la razón; todos están convencidos de tener suficiente”.
René Descartes