La configuración de tus proyectos en GanttProject es el punto de partida para comenzar a trabajar en ellos. La planificación de tus proyectos requiere que definas con precisión determinados parámetros. En este post te explico cómo hacerlo para que puedas comenzar con la planificación.
Los ajustes de proyectos que GanttProject ofrece son sencillos. Sin embargo, son los necesarios para establecer las condiciones adecuadas para la planificación de tus proyectos.
Creación de proyectos en GanttProject
Como te he comentado al hablarte del escritorio de GanttProject, cada proyecto se almacena en un archivo. Es decir, al poner en marcha un proyecto debes crear un nuevo documento. Al hacerlo, el sistema te fuerza a pasar por la configuración. No obstante, en cualquier momento puedes acceder a este apartado para modificar los parámetros que necesites.
En ese mismo post te expliqué que en el menú “Proyecto” tienes el enlace para crear un nuevo proyecto. También encontrarás ahí el acceso a las propiedades del proyecto. Verás que en ambos casos debes pasar por tres fases de la configuración.
- En el primer paso, tendrás que introducir los datos generales del proyecto: el nombre del proyecto, la organización, la web y una descripción.
- En el segundo paso, te pide que indiques los conjuntos de funciones asociadas a los recursos del proyecto. Puedes elegir entre dos opciones Predeterminado y Desarrollo de software, o incluso las dos. Esto lo que hace es importar automáticamente una serie de funciones prestablecidas. No obstante, en cualquier momento tienes la posibilidad de acceder a la configuración del proyecto y añadir las funciones que te sean necesarias.
- En el tercer paso tienes que configurar el calendario. Puedes indicar qué días de la semana forman parte del fin de semana y cómo se ve afectada la ejecución de tareas esos días. Además puedes seleccionar los días festivos. El sistema te permite importar estos datos de varios países en un periodo de tres años. Incluso identifica qué festivos se repiten todos los años y cuáles son variables (Semana Santa). En cualquier caso, tienes la opción de modificar este calendario a tu gusto. Puedes modificar fechas, los nombres de los festivos y el color con el que aparecerán en el diagrama de Gantt.
Configuración de proyectos en GanttProject
Una vez que has creado tu proyecto puedes comenzar con la planificación. Sin embargo, ni necesitas modificar alguno de esos parámetros no tienes más que acceder a la configuración. Ya sabes, en el menú “Proyecto”. De nuevo te encontrarás las tres ventanas.
La de datos generales es exactamente igual. En cambio, las otras presentan alguna diferencia de relevancia.
La de calendario, además de ofrecerte la posibilidad de realizar ajustes en los festivos, tienes un apartado dedicado a la fecha de inicio del proyecto. GanttProject te permite desplazar la fecha de comienzo del proyecto. Adicionalmente puedes elegir entre trasladar todas las tareas planificadas en paralelo a la variación de la fecha de inicio. Otra opción es sólo mover las tareas que estuvieran planificadas en fechas previas a la nueva fecha de comienzo del proyecto.
Por su parte el apartado de funciones es un simple casillero en el que puedes incluir todas las funciones de recursos que necesites.
Sugerencias sobre proyectos en GanttProject
Quiero aprovechar para darte algunos consejos sobre cómo manejarte con los proyectos en esta herramienta.
Como te he comentado en varias ocasiones los proyectos funcionan como archivos, de manera que lo que guardes en un documento .gan quedará en ese archivo y no en la aplicación.
Mi sugerencia para trabajar con GanttProject es que te crees una o varias plantillas, las que necesites en función de los tipos de proyectos que gestiones. No utilices la propuesta de funciones del programa, crea tus propias funciones de recursos. Establece el calendario de festivos. Guarda el archivo y reutilízalo tantas veces como necesites cambiándole el nombre. De esta manera evitarás dedicar tiempo a la configuración de cada proyecto.
Incluso si los recursos que utilizas en tus proyectos o las tareas que planificas presentan coincidencias aprovéchalas.
Si guardas archivos que te sirvan de plantillas podrás ganar tiempo en la planificación de tus proyectos. Sólo tendrás que guardar con otro nombre el archivo y ajustar las modificaciones que se apliquen a cada proyecto. Tendrás que modificar el nombre del proyecto. También, eliminarás las tareas que sobren y añadirás las que falten. Tendrás que adaptar las propiedades de las tareas. Con los recursos te tocará hacer algo parecido. En cualquier caso, no será comenzar desde cero. Habrás ahorrado un montón de tiempo.
Conclusión
Configurar los proyectos en GanttProject es muy sencillo. Y a pesar de serlo, puedes hacer que este proceso sea mucho más sencillo y rápido.
“Es infinitamente más bello dejarse engañar diez veces, que perder una vez la fe en la humanidad”.
Heinz Zschokke