En el post de hoy iniciamos la parte práctica de las aplicaciones de gestión de proyectos. Empezaremos con la puesta en marcha de Trello. Una vez hecha la introducción a Trello vamos a ver cómo comenzar a trabajar con esta herramienta.
Puesta en marcha de Trello: alta en la aplicación
No puede ser más sencillo. Simplemente tienes que ir a la página web de Trello (https://trello.com/). Ahí haz clic en el botón verde para registrarte. En la siguiente ventana tienes que introducir tus datos: nombre, dirección de correo y contraseña. Así de sencillo. Sólo te queda un paso. Inmediatamente, tras pulsar el botón: Crear una cuenta nueva, recibirás varios correos. Uno de ellos es la bienvenida pero el que te interesa es el de confirmación de la dirección. En este correo te llegará un enlace, sobre el que deberás hacer clic, para verificar que el mail es correcto.
En los días sucesivos irás recibiendo mails informativos de las funcionalidades de la aplicación.
A partir de ese momento, mientras te sigas conectando desde el mismo ordenador y se conserven las cookies entrarás directamente a tu panel de control.
Panel de control de Trello
Lógicamente, la primera vez que accedes verás todo muy vacío, pero a medida que vayas trabajando irás añadiendo contenido a tu área de trabajo.
El manejo es muy sencillo. Dispones de una barra superior en la que encontrarás de izquierda a derecha los siguientes elementos:
- Tableros: Al hacer clic verás cómo se despliega un menú que te permitirá gestionar tus tableros. Acceder a ellos, buscar entre los que ya hayas creado y crear un tablero nuevo. Como podrás ver, en la zona central de la pantalla también dispones de acceso a las gestiones principales con los tableros.
- Buscador: Se trata de un buscador muy completo que te permite localizar cualquier elemento de tus proyectos. Incluso puedes buscar en la ayuda de la aplicación. Como un extra, está la opción de guardar ciertas búsquedas que realices con frecuencia.
- +: En este apartado puedes crear tableros y equipos. Ambos elementos también se pueden crear pinchando en los enlaces que encontrarás en el área central de la página. En este punto tienes la posibilidad de crear equipos de Business Class. Ya te comenté en el post de introducción a Trello que esta era una opción de pago, por lo que la pasaremos por alto.
- Inicial / Nombre: Aquí se encuentra un menú para gestionar las opciones de configuración de tu cuenta.
- i: En este bloque se sitúa el acceso a información de la aplicación. Puedes ver una breve explicación del programa, las opciones de precio, etc.
- Campana: Esta es la casilla de las notificaciones. Resulta de mucha utilidad. Aquí, entre otros lugares, recibirás notificaciones relativas a los proyectos.
Configuración de tu cuenta en Trello
En el menú con tu inicial y tu nombre tienes las opciones relativas a tu cuenta. Aunque hay varias opciones en el menú podemos resumirlo en tres aspectos. Una pantalla en la que podrás gestionar tu cuenta, dos enlaces a ayuda propiamente dicha y a una guía de accesos directos del teclado y, por último, el cierre de sesión.
- Editar perfil: Aquí tienes la posibilidad de modificar los datos que diste al crear la cuenta.
- En la pestaña Perfil: Encontrarás un historial de las últimas acciones realizadas.
- En la pestaña Tarjetas: Tendrás acceso a tus tarjetas. Si tienes en cuenta que en un proyecto pueden acceder muchos usuarios, un tablero se puede llenar de listas y las listas de tarjetas. Aquí tendrás organizadas las que te hayan sido asignadas.
- La pestaña Trello Gold: Esto es un acceso a las versiones de pago por obtener ciertas funcionalidades extra. Nos olvidamos.
- Configuración es donde realizarás los ajustes más relevantes.
Detalles de la cuenta
Tienes cuatro apartados muy sencillos:
- Cambiar nombre, iniciales o biografía: De nuevo te lleva a modificar los datos personales.
- Cambiar avatar: Puedes incluir un avatar que sustituirá el icono de la inicial. Puede parecer una tontería, pero resulta muy útil. Más adelante te explicaré cómo, pero al asociar tarjetas con usuarios ver una imagen de quien interviene agiliza el manejo. Para incluir a usuarios basta con arrastrar el icono a la tarjeta. Identificar esa imagen en lugar de una inicial hace todo más fácil.
- Cambiar contraseña
- Cambiar idioma
Credenciales
Simplemente te informa de tu correo y la fecha en que te diste de alta. Aquí puedes añadir otra dirección de correo.
Notificaciones
Ya te he comentado que el programa te avisa en relación con situaciones relativas a tus proyectos. Ya verás cómo. El caso es que aquí puedes indicarle la frecuencia con la que quieres que te avise y si deseas que se comunique contigo a través de notificaciones en el escritorio.
Accesibilidad
Puedes adaptar la visualización para daltónicos.
Aplicaciones
Te avisa de qué aplicaciones están usando nuestra cuenta de Trello. Por el momento no habrá ninguna. Sin embrago, ya te comenté que existe la aplicación móvil, si la tuvieras instalada te lo indicaría aquí. Esto puede considerarse una medida de seguridad para saber si se está usando tu cuenta en dispositivos móviles.
Sesiones
Tienes una relación de las sesiones que se han abierto. Puedes ver las direcciones IP, y así, identificar si te has dejado alguna sesión abierta en otro ordenador. Desde aquí puedes cerrarla. Por lo tanto, otra medida de seguridad.
Autenticación de dos factores
Se trata de un sistema de seguridad para el acceso. Al configurarlo vas a tener que dejar tu número de teléfono. El sistema funciona de la siguiente manera. Al empezar una sesión te logas con el mail y la contraseña e inmediatamente te envían un código al teléfono para que lo introduzcas.
Cada uno debe ser capaz de valorar si le interesa utilizar este nivel de seguridad. Dependiendo de dónde trabajes, de si el ordenador es accesible a terceros… Para el uso a nivel familiar, un autónomo, alguien que trabaje con un portátil y no se separe de él esta medida puede ser muy engorrosa.
Con esto terminamos la puesta en marcha de Trello. Lo siguiente es comenzar a trabajar siguiendo la metodología Kanban.
“Me gustan más los sueños del futuro que la historia del pasado”.
Thomas Jefferson