Los conocidos como recursos críticos en la metodología de la Ruta Crítica condicionan la planificación. En este post te explico en qué consisten.
Los recursos críticos en la ruta crítica
La limitación de recursos en la ruta crítica es una extensión del método de la Ruta Crítica.
Como recordarás, esta metodología te permite determinar la secuencia principal de tareas que se extiende desde el comienzo del proyecto hasta su conclusión. De esta manera, podrás identificar qué actividades son las que pueden afectar a la duración del proyecto. Cualquier retraso en una de ellas provocará aplazamientos en la finalización del proyecto.
Para poner en marcha esta técnica necesitas fundamentalmente tres elementos.
- La relación de tareas que te permiten alcanzar el objetivo propuesto.
- La duración de las mismas.
- Y, las relaciones de dependencia que hay entre las tareas.
Sin embargo hay un cuarto factor que está, de alguna manera, implícito pero debes considerar. Se trata de los recursos críticos. Son las limitaciones condicionadas por la escasez de recursos que afectan a la ruta crítica.
En otras palabras, aunque generes una ruta crítica adecuada, su ejecución puede ser inviable debido a la falta de disponibilidad de ciertos recursos.
Un ejemplo de los recursos críticos
Creo que es más sencillo de entender con un ejemplo (aunque sea muy básico).
Supón que tienes entre manos la puesta en marcha de un restaurante. La ruta crítica se definirá por las tareas asociadas a la reforma del local. Habrá otras actividades paralelas a la reforma que se encuentran al margen de la ruta crítica: la selección de personal, la elección de los elementos decorativos… Estas tareas no condicionarán la puesta en marcha del establecimiento y se realizarán al mismo tiempo que la adecuación del local.
En el proceso de reforma hay una secuencia de tareas. Hay un equipo de albañiles que levantan las paredes que separan la cocina, el comedor, los aseos o el bar. A continuación el equipo de pintores dará color a las paredes. Aquí hay una relación de dependencia. No se puede pintar hasta que no se haya concluido la pared.
Para simplificar imagina que un albañil tarda un día en construir una pared y un a un pintor le lleva otro día pintarla. En este caso el equipo de albañiles, formado por dos integrantes, ha finalizado el primer día dos paredes. De acuerdo con la relación de dependencia y la duración de las tareas, el segundo día esas dos paredes podrían estar pintadas. Sin embargo, tienes una limitación en el equipo de pintura, sólo cuentas con un miembro. De esta manera, el día dos sólo podrá están pintada una de las paredes, quedando la tarea de pintar la otra pared para el tercer día.
En este caso el equipo de pintores es uno de esos recursos críticos. Debes tener presente su disponibilidad porque aunque haya tareas que puede llevar a cabo su nivel de saturación limitará sus posibilidades.
Otro caso podría ser el de los materiales. Los ladrillos o la pintura pueden convertirse en recursos críticos si el proveedor no puede servir dichos materiales en las fechas en que tus equipos los necesitan. Las tareas no pueden ejecutarse si careces de esos recursos.
La gestión de los recursos críticos
Como responsable de proyectos, la gestión de los recursos críticos puede convertirse en un dolor de cabeza. Como te comenté en el post anterior, las aplicaciones informáticas de gestión de proyectos facilitan la elaboración de la planificación. El diagrama de Gantt y la ruta crítica se generan automáticamente de acuerdo a los parámetros de las tareas. Sin embargo, se requiere una labor manual para ajustar la implicación de estos recursos en la planificación.
Afortunadamente, programas como Smartsheet, MS Project o GanttProject te ofrecen una ayuda para identificar la saturación de los recursos.
Estos programas disponen de un módulo de gestión de recursos que muestran ese nivel de saturación. Esto te permitirá saber en qué momento, y qué tareas son conflictivas. A partir de ahí comienza tu labor en la gestión de estos recursos como responsable del proyecto.
Según el caso, podrás tomar distintas medidas. Una opción es efectuar un aplazamiento de determinadas tareas. En otros casos, te verás obligado a contratar personal para ampliar un equipo. En algunos casos, subcontratarás ciertas tareas. Mientras que en otros, recurrirás a proveedores alternativos.
Conclusión
Los recursos críticos suponen una limitación fundamental en la planificación de los proyectos. Una gestión adecuada es esencial para el buen desarrollo del proyecto.
«Las personas debemos el progreso a los insatisfechos».
Aldous Huxley