Los recursos son uno de los puntos más importantes que debes tener en cuenta en la planificación de tu proyecto. La gestión de recursos en MS Project es muy completa y, por tanto, un poco compleja. Sin embargo, si configuras perfectamente los recursos la planificación de tu proyecto será mucho más precisa. Vale la pena hacerlo bien. A la larga ganarás mucho tiempo y evitarás errores en el desarrollo del proyecto.
Tipos de recursos en MS Project
Lo principal que debes entender es qué clases de recursos vas a poder gestionar y cómo funciona cada uno de ellos.
Recurso de trabajo
Se trata de los miembros de tu equipo de trabajo. La dedicación de cada individuo se mide en horas de trabajo. Y cuando asignas un recurso de trabajo a una tarea debes pensar qué porcentaje de su jornada laboral va a dedicar a esa tarea.
Por ejemplo, un miembro de tu equipo puede dedicar toda su jornada a la realización de una tarea, en ese caso su recurso estará asignado a esa tarea en un 100%. Sin embargo, puede que sólo necesita 6 horas de las 8 de su jornada. En este otro caso, asignarás un 75% a esa tarea y podrás dedicar ese recurso a otra tarea en un 25%.
Recurso material
Este tipo de recurso se refiere a los suministros, materiales y cualquier otro consumible necesario para completar las tareas. Este tipo de recursos tiene multitud de formas de medición dependiendo de su naturaleza, por lo que tendrás que asígnale una unidad de medida específica al crearlo.
Por ejemplo, puedes utilizar metros lineales, metros cúbicos, kilos, litros…
Además, la asignación de este tipo de recursos a la tarea puede ser variable en función del tiempo o puede tratarse de un consumo fijo para la tarea.
Si se trata de un consumo de material variable te encontrarías ante un material que depende del tiempo de ejecución de la tarea. Por ejemplo, el alquiler de una maquinaria industrial supone 300,00€ al día. Si la tarea se alarga en el tiempo más de lo esperado el coste de este recurso también se incrementará.
En cambio, si el recurso es de consumo fijo la cantidad requerida el desarrollo de la tarea no variará con alteraciones en su duración. Es decir, si se necesitan 100.000,00 metros cúbicos de hormigón para levantar un edificio aunque la tarea de encofrado se alargue un mes más de lo previsto la cantidad de hormigón permanecerá inalterada.
Cuando tengas que crear estos recursos verás que hay diferencias con los recursos de trabajo. Los recursos materiales no se redistribuyen, no tienen asociados calendarios y tendrás campos deshabilitados propios de los primeros.
Recurso de costo
Este tipo de recurso implica un gasto para el proyecto, pero no dependen del trabajo o la duración de una tarea. Pueden tratarse de gastos de representación (comidas, viajes…). Son costos directos sobre la tarea asignada.
Compartir recursos
Como te comenté en el primer post sobre MS Project. La conectividad de este programa pasa por trabajar con Project Server. Este sistema permite que los recursos que crees en tu empresa formen parte de una base de datos común. De esta manera, los proyectos se nutrirán de esa base de datos para obtener los recursos disponibles.
Como comprenderás, trabajar de esta manera facilita la gestión de recursos que están dedicados a trabajar en distintos proyectos. Project Server te informa de posibles conflictos de asignación de recursos y del reparto de recursos entre proyectos.
En este caso la operativa pasa por crear grupos de recursos en MS Project y compartirlos. Ten en cuenta que una vez que estén creados, podrás utilizar los recursos en todos los proyectos que necesites.
Conclusión
Gracias a la gestión de recursos en MS Project podrás configurar correctamente los recursos. Lo primero es conocer las implicaciones de cada tipo de recursos y cómo afectan al coste y a la ejecución de la tarea. Después, como veremos más adelante, la asignación de recursos a las tareas te darán con precisión una planificación correcta de tu proyecto.
“No es el hambre, sino al contrario, la abundancia, la sobra de energías, quien suscita la guerra”.
José Ortega y Gasset