Hoy vamos a trabajar con los recursos en Smartsheet. Este módulo te permite planificar el reparto de tareas entre los miembros del equipo de una manera eficiente. Cuando te hablo de recursos me refiero a los usuarios que trabajan en los distintos proyectos que tengas en Smartsheet.
Los usuarios son nuestros recursos
Efectivamente, los usuarios como miembros de tu equipo de trabajo están asignados a determinadas tareas y nuestra labor es llevar una gestión adecuada.
Ya vimos en el artículo sobre la configuración de la cuenta cómo dar de alta a los usuarios. En este apartado tienes la opción de asignar determinados niveles de permisos. Entre los permisos que puedes asignar a un usuario está el de administrar grupos y el de observar recursos. También te conté que los grupos te permiten concentrar usuarios en equipos de trabajo. Pero ¿en qué consiste eso de observar recursos?
Vistas de recursos en Smartsheet
En la pestaña inicio tienes el apartado Vistas de recursos. Aquí tienes la posibilidad de estructurar tus recursos en Smartsheet de manera que tengas múltiples puntos de vista de ellos. Sólo los usuarios con el permiso adecuado pueden acceder a este módulo. Lo lógico es que el responsable de personal, o el jefe de equipo sean quienes tengan acceso.
Puedes crear las vistas que necesites. Veamos cómo hacerlo. Al crear una vista se despliega una ventana. Primero debes asignar un nombre a la vista que te permita identificarla. Después tienes que elegir a los usuarios que desees incluir en esta vista. Smartsheet te da la posibilidad de elegirlos organizándolos por proyecto, por grupo o mostrando todos.
La ventaja de tener varias vistas es que vas a poder tener distintos puntos de vista de la estructura de recursos en tu organización. Creo que no está de más tener vistas de todos recursos por equipos y proyectos.
Asignación de tareas a los recursos
Cuando diseñamos una hoja en blanco para trabajar con ella vimos cómo asignar usuarios a las tareas. Sin embargo, esto es la mitad del trabajo. Con Smartsheet tienes la posibilidad de cuantificar la dedicación de cada usuario a la tarea que tenga encomendada. Pensar que un usuario sólo puede realizar una tarea resulta muy limitado. Veamos cómo hacerlo.
En la hoja de tu proyecto tendrías que añadir una nueva columna. Lo fundamental de esta columna es que sea de tipo texto/número y que tenga formato de porcentaje. En esta columna realizaras la asignación, en porcentaje, de la dedicación de cada usuario a cada tarea.
Hasta este punto has creado la estructura de tareas y la asignación. Ahora tienes que decirle a Smartsheet cómo tiene que interpretarlo. El proceso es el siguiente.
Tienes que ir a edición de la configuración del proyecto. Para ello debes que hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el título de una columna y en el menú que se despliega pincha en esa opción. Se abrirá una ventana en la que verás tres apartados. En el primero, Configuración de dependencia, tienes que habilitar las dependencias. En el tercero, Administración de recursos, habilita la administración de recursos. Debes asegurarte de que la columna del recurso asignado se corresponde con la del usuario y que la columna de asignación es en la que has establecido el porcentaje de dedicación.
Trabajar con las vistas de recursos en Smartsheet
Una vez que tienes asignada la dedicación a las distintas tareas de los usuarios puedes gestionarlas desde las Vistas de recursos. Ya sabes que desde la pestaña de inicio accedes a las vistas.
En la zona superior encontrarás acceso a cinco operaciones. Por una parte, puedes editar la vista actual y crear una nueva. Por otra parte, tienes la posibilidad de enviar por mail un Excel con el contenido de la vista o exportar el contenido a ese Excel. Finalmente, verás dos casillas en las que establecer el periodo de tiempo en el que quieres situar la vista de recursos en Smartsheet.
¿Y qué nos encontramos en la vista?
La vista consiste en filas en las que se representan los usuarios y la asignación de tareas a lo largo del periodo de tiempo seleccionado. Smartsheet va a reflejar en el calendario el porcentaje de dedicación de cada usuario al día. Si este porcentaje es inferior al 100% veremos marcado el día con color azul claro, mientras que si es del 100% el color será azul más oscuro.
Si la asignación que has hecho carga con más de un 100% a un usuario en un día determinado verás que ese día está marcado en rojo y aparecerá un icono rojo a la izquierda del nombre del usuario. Ya te adelanto que este mismo icono lo podrás ver en la casilla correspondiente de la columna de indicadores de acción. Lo recordarás del post de herramientas de una hoja.
En función de estos porcentajes tendrás que actuar y reasignar la dedicación de las tareas.
Sin embargo, esto no queda aquí. Junto al nombre de cada usuario puedes observar un pequeño icono con forma de flecha. Si pinchas en él se despliega hacia abajo un desglose de las hojas en las que ese usuario tiene asignadas tareas. De esta manera tienes la posibilidad de decidir en qué proyecto debes realizar los cambios, si fueran necesarios, para ajustar la dedicación de los recursos. Para facilitarnos las cosas, Smartsheet ha hecho que el nombre de cada hoja sea un enlace para acceder a ella.
Conclusión
Como ves la gestión de recursos en Smartsheet es una manera sencilla de tener clara la visión global del reparto de tareas. En el caso de que administres varios proyectos la organización de tareas puede ser un caos, lo sé por experiencia. Con este sistema de vistas de recursos tienes la seguridad de acceder a una herramienta que te ayudará a realizar un reparto de tareas coherente y optimizado.
“La obediencia simula subordinación, lo mismo que el miedo a la policía simula honradez”.
George Bernard Shaw