Redistribución de recursos. Organiza el trabajo de tu equipo

Es habitual que al realizar la planificación de un proyecto te veas obligado a hacer una redistribución de recursos. Te explico a qué me refiero.

Al realizar la planificación de las tareas les asignas unas fechas de inicio o fin. También estableces unas dependencias y restricciones que condicionan su distribución en el cronograma. Todo esto te lo comenté cuando hablamos de la programación de tareas en MS Project. El siguiente paso es asignar los recursos necesarios a esas tareas.

El problema surge cuando se producen sobreasignaciones de los recursos. Es decir, la planificación que has hecho destina a un recurso más trabajo del que puede realizar. Esto lo tienes que solucionar.

Cómo identificar las sobreasignaciones de recursos

Cuando te encuentres en la situación de la que estamos hablando, lo primero que tienes que hacer es saber identificarla. MS Project te lo pone fácil. Las tareas que tengan asociados recursos sobreasignados tendrán en la celda de la primera columna, la de Indicadores, el icono de un hombrecillo rojo.

Por otra parte, podrás localizar qué recursos son los que están sobreasignados. En la Hoja de Recursos los verás con los textos en color rojo y un icono con forma de rombo con un signo de exclamación con el fondo amarillo.

De esta manera sabrás sobre qué recursos y en qué fases del proyecto tienes que aplicar la redistribución.

Modos de resolver las sobreasignaciones de recursos

En estos casos debes decidir cómo actuar para corregir el problema. Para la redistribución de recursos dispones de dos opciones hacia las que dirigirte. Puedes actuar sobre las tareas o sobre los recursos.

• Reducir la duración de alguna tarea. Si esto es posible los recursos destinados a esa tarea dispondrán de más tiempo para dedicárselo a otras.

  

• Retrasar una tarea. Al hacer esto consigues que el tiempo dedicado a tareas superpuestas a las que un recurso sobreasignado tiene que dedicarles su trabajo se alargue. De esta manera el recurso no interviene en ambas tareas simultáneamente.
• Dividir una tarea. Es un caso similar al anterior. Al dividir una tarea retrasas su ejecución hasta que el recurso sobreasignado tiene disponibilidad.
• Aumentar la cantidad de trabajo asignada a un recurso. Al incrementar la capacidad de trabajo de un recurso la sobreasignación se elimina.
• Asignar más recursos a las tareas. El efecto es similar al anterior. Lo que estarás haciendo es añadir capacidad de trabajo a esas tareas.
• Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado. Con esto repartes el trabajo de manera homogénea.
• Cambiar la disponibilidad de un recurso. Se trata de que ajustes la disponibilidad a las necesidades de su aportación al proyecto.

No te voy a engañar. Esto no es siempre fácil. Actuar sobre las tareas implica estirar la duración del proyecto y esto no suele ser algo aceptable. Y hacerlo sobre los recursos puede que sea algo que no esté en tu mano. En cualquier caso, lo más probable es que finalmente acabe afectando al presupuesto del proyecto.

Redistribución de recursos en MS Project

La gran ventaja de MS Project es que te facilita la labor de redistribución de recursos. Tú sólo tendrás que configurar cómo quieres que haga y dejar que se encargue de realizar el trabajo. Para esto, MS Project, en el menú Recursos tiene un bloque de botones dedicado a la redistribución de recursos. Vamos a ver cómo funcionan.

Opciones de redistribución

Al hacer clic en este botón accederás a la ventana de configuración. Aquí podrás establecer la forma en que quieres que se haga la redistribución.

• Puedes hacer que MS Project haga la redistribución en cuanto se detecte (Automática), o cuando tú lo indiques (Manual).
• Puedes indicar qué cantidad de tiempo debe estar un recurso sobreasignado para que se realice la redistribución.
• La casilla “Borrar valores de redistribución antes de redistribuir” elimina los retrasos introducidos manualmente para redistribuir antes de hacer la redistribución automática.
• Puedes indicar que realice la redistribución de recursos de todo el proyecto o limitarla a un periodo de tiempo concreto.
• Orden de redistribución. Aquí puedes indicar a MS Project qué criterio debe seguir a la hora de realizar la redistribución. Puedes optar porque retrase las tareas con número identificador más alto (el nº identificador lo asignaste al configurar las tareas en MS Project). Otra opción, la que llama Estándar revisa dependencias entre tareas, márgenes de demora, restricciones… para determinar cómo redistribuir las tareas. Y por último, puedes elegir la opción Prioridad, Estándar, en la que primero analiza la prioridad y después sigue la metodología estándar. Te recuerdo que vimos la Prioridad al crear tanto los proyectos como las tareas. Y este criterio se aplicará en ambos casos al hacer la redistribución.

  

• Por último, MS Project te da la opción de aplicar la redistribución basándote en unos criterios concretos. Marca las casillas que quieres que se apliquen al proceso que hará el programa.

Botones de redistribución

Tienes tres botones grandes que ejecutan la redistribución según el caso.

• Redistribuir selección: Para que esté operativo debes ir a la Hoja de tareas y seleccionar las tareas que tengan sobreasignación de recursos. MS Project realizará la redistribución en esas tareas exclusivamente.
• Redistribuir recurso: Como indica, sólo tienes que situarte en la Hoja de recursos en aquel que desees para que lo redistribuya.
• Redistribuir todo: Lógicamente realiza la redistribución de recursos de todo el proyecto.

Junto a estos botones tienes otro de menor tamaño.

• Borrar redistribución: En caso de que los cambios que haya hecho MS Project no sean adecuados los puedes deshacerlos gracias a esto botón.

Conclusión

La redistribución de recursos es algo por lo que tendrás que pasar en todos o casi todos los proyectos. MS Project te permite establecer las condiciones para que toda la gestión de planificación la haga él. Puedes configurarlo para que, siguiendo tus criterios, realice la redistribución cuando encuentre sobreasignación de recursos o cuando tú se lo indiques. Pero siempre cargando sobre el programa la realización de los ajustes.

“Dicen que la historia se repite. Pero lo cierto es que sus lecciones no se aprovechan”.

Camille Sée