Reports en TeamGantt te da informes de toda la gestión que puedes hacer de tus proyectos. Hoy te explico todo lo que te ofrece esta sección.
Una labor ineludible en la gestión de proyectos es la elaboración de informes. TeamGantt dispone de un apartado exclusivamente dedicado a ellos.
Reports en TeamGantt
El último de los iconos de la barra lateral, el de color azul, te lleva a la sección destinada a la elaboración de informes.
Al acceder a esta pantalla te encontrarás que está dividida en dos zonas: Reports y Bokkmarked Reports. En ese primer bloque verás tres tipos de informes.
Project Health Reports
Se trata de un informe genérico que te informa de la salud de los proyectos. Verás representados cada uno de ellos y la información relativa a su estado:
- Porcentaje del grado de avance del proyecto.
- Ok. Tareas que ya están comenzadas y se están ejecutando de acuerdo a lo planificado.
- Behind. Tareas que ya están comenzadas pero que su desarrollo va retrasado respecto a lo esperado para hoy.
- Overdue. Tareas que no se han concluido y que hoy ya deberían haberse finalizado.
Todo esto aparece representado en un pequeño diagrama temporal.
En la zona superior encontrarás dos filtros. Uno para seleccionar los proyectos que quieres incluir en el informe. El otro te permite extraer sólo la información correspondiente al estado de cumplimiento de las tareas asignadas a los usuarios y recursos que selecciones.
En la zona superior derecha tienes un enlace para incluir el informe resultante de aplicar los filtros que te interesen en los Bokkmarked Reports.
Algo interesante es que tanto el nombre de cada proyecto, como los datos de las distintas categorías de tareas son enlaces. Al pinchar sobre cada uno de ellos se abre una ventana para la gestión correspondiente en el diagrama de Gantt. Y cuando digo gestión lo digo en serio. Tienes prácticamente todas las funcionalidades de las que te he hablado en los post sobre las tareas y su gestión o las vistas del diagrama. Puedes dirigirte a la versión en listas y en calendario. Tienes la posibilidad de acceder a las comunicaciones en tareas y al control de tiempo. Y en todos los casos están a tu disposición las opciones de filtrado.
Time Traking Reports
Este informe muestra el tiempo dedicado a la ejecución de tareas. Se trata de una tabla que tiene en las columnas los días de trabajo y en las filas las tareas ejecutadas a lo largo del periodo representado. Cada casilla interior contiene el número de horas y minutos de trabajo efectivo.
En este informe puedes realizar filtros por los usuarios y recursos que quieres incluir. También puedes seleccionar qué proyectos deseas estudiar. El último filtro te permite definir el rango de tiempo sobre el que quieres realizar el informe. No debes olvidar pinchar en el botón azul situado a la derecha.
En este informe no dispones de ningún enlace ni otra forma de interacción.
Workloads
Este informe es, en términos generales, el apartado que tienes disponible en el diagrama de Gantt llamado «Avaiability». Te hablé de él en post sobre las Asignaciones.
Representa, para cada día y para cada usuario y recurso, la carga de trabajo asignada. De esta manera, tienes un control sobre la adecuación de la planificación desde el punto de vista del reparto de tareas. Utilizar este informe es fundamental para saber si estás realizando una planificación adecuada para el tamaño y estructura del equipo y la cantidad de recursos disponibles.
Este informe se puede enfocar desde el punto de vista de las tareas asignadas o desde las horas correspondientes. Para optar por una vista o la otra tienes un desplegable en la zona superior izquierda.
También cuentas con la posibilidad de tener una visión más global en unidades de tiempo semanales. Aunque el periodo que viene por defecto es diario.
Por último, puedes ocultar los usuarios sin asignaciones y las tareas completadas.
A pasar el ratón por cualquier casilla del informe muestra en un tooltip un pequeño resumen de la situación de ese usuario o recurso para ese día. Y, si pinchas sobre la casilla se despliega una pequeña ventana con el desglose de cada tarea asignada y las horas de dedicación estimadas.
Bookmark Reports en TeamGantt
No hay mucho que decir en relación con este apartado. Cuando desarrolles un informe de salud de proyectos que pienses que te va a resultar útil volver a consultar puedes crear un acceso desde aquí.
Simplemente tienes que ir a los «Project Health Reports» aplicar los filtros tal y como los necesites y pinchar en el enlace situado en la zona superior derecha. Por último, asígnale un nombre para identificarlo y aparecerá en este apartado.
Como ves, ahora mismo sólo está disponible para los informes de salud.
Conclusiones
Reports en TeamGantt cubre, en cierta medida, la necesidad de uso de informes que tenemos al gestionar proyectos. Me parece muy interesante la posibilidad de interacción desde los informes de salud. También creo que es bastante completo el de control de tiempo. Sin embargo, no da opciones de gestión. El de cargas de trabajo lo veo innecesario, ya que está constantemente disponible en el diagrama de Gantt.
«Con veinte años todos tienen el rostro que Dios les ha dado; con cuarenta en rostro que les ha dado la vida y con sesenta el que se merecen».
Albert Schweitzer